営業業務などの効率化にあたっては、データ管理をいかに上手く行うかが重要なポイントとなります。

この記事では、2023年11月の最新情報にもとづいて、無料で使えるデータ管理アプリ10選を紹介します。代表的なデータ管理アプリと連携可能なCRM/SFAツールも紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

データ管理アプリを選ぶ際のポイント

まずは、データ管理アプリを選ぶ際のポイントを押さえておきましょう。

目的に合ったストレージ（容量）がある

データ管理アプリは、一般的にストレージ（容量）が大きくなるほど利用料金が高くなります。動画や画像をたくさん保存するのであれば、100GB以上の大容量のストレージがあると安心ですが、Wordなどの文書ファイルの保存がメインなら、それほどの容量は必要ありません。

どの程度の容量が必要なのかを具体的に検討し、ランニングコストとのバランスを考えたうえでツールを選択しましょう。

セキュリティ対策が万全

営業部門では顧客情報を扱うため、セキュリティ対策が万全なツールを使用しなければなりません。開発元がはっきりしないアプリなどは、使用を避けたほうがよいでしょう。

操作性に優れている

外回りが多い営業部門の担当者にとって、アプリの操作性は重要なポイントです。実際にアプリをダウンロードしてみて、操作性を比較しながら絞り込んでいく方法がおすすめです。

アイデアをまとめるのにおすすめのデータ管理アプリ

ここからは、2023年11月の最新情報にもとづいて、無料で使えるデータ管理アプリ10選を紹介します。

まずは、アイデアをまとめるのにおすすめのデータ管理アプリを３つ紹介します。

1. Evernote

Evernote（エバーノート）は、優れたUI（ユーザー・インターフェース）が特徴のデータ管理アプリです。

シンプルな表示が多く、直感的に操作できます。画像・音声・PDFファイルなど、さまざまな形式のデータを保存可能で、見積書や提案書など、扱うデータの種類が多い営業部門のデータ管理に向いています。

検索機能も優れており、画像に含まれる手書き文字の検索も可能です。音声を録音してそのまま保存することもできるため、思いついたアイデアを直感的に残せます。

2. Google Keep

Google Keepは、メモやリスト、写真などを、付箋を貼る感覚で保存できるデータ管理アプリです。

音声の録音・保存にも対応しており、音声で入力した内容をテキスト変換することもできます。パソコンで訪問先の情報を事務所でまとめておき、外出先でチェックするなど、デバイスを問わずシームレスに使えるのが魅力で、位置情報にもとづくリマインダーも設定可能です。

3. Notion

Notionは、チームでのデータ管理に向いているアプリです。

自分が参加しているプロジェクトや、割り当てられたタスクをわかりやすく整理でき、必要な情報を一か所に集約できます。独自のラベル・タグ・オーナー機能によって、保存したデータを探しやすいのも特徴です。

大容量のストレージが魅力のデータ管理アプリ

ここでは、大容量のストレージが魅力のデータ管理アプリを４つ紹介します。

1. Dropbox

Dropboxは、2GBまで無料で使用できるデータ管理アプリです。

共同作業がしやすい機能が充実しており、会話形式のコメントをドキュメントの右側に常に表示できます。共通のデータを見ながらアイデア出しを行いたい場合に最適です。

誤ってファイルを削除してしまっても、30日間であれば復元できます。必要に応じて、ファイルを以前のバージョンに戻せるのも嬉しい機能です。

2. Google Drive

Google Driveは、Googleアカウントがあれば使用できるデータ管理アプリです。

無料で15GBまでデータが保存できますが、データ容量はGoogleアカウントに紐づいているので注意が必要です。GmailやGoogleフォトなど、Googleのその他のサービスと合わせて保存容量の上限が15GBになります。

写真・テキスト・動画・音楽など、保存形式の異なるデータを同列で保存でき、必要なデータが探しやすくなっています。

3. Microsoft OneDrive

Microsoft OneDriveは、5GBまで無料で使用できるデータ管理アプリです。

Microsoft社ならではの高度なセキュリティ対策が魅力で、大切なデータを安心して保存できます。

ファイルを複数人で閲覧・編集する共有機能や、 ファイルが更新されると通知が受け取れる機能など、チームでのデータ管理に役立つ機能が充実しているのも特徴です。

4. Box

Boxは、10GBまで無料で使用できるデータ管理アプリです。

1,500以上のアプリと統合可能で、セキュリティ制御や脅威検知といった機能も優れています。AIを活用したコンテンツ作成が可能な「Box AI」もリリース予定で、さらに使いやすいツールになることが期待されています。

ファイルの整理におすすめのデータ管理アプリ

ここでは、ファイルの整理におすすめのデータ管理アプリを３つ紹介します。

1. Clipbox

Clipboxは、モバイルデバイスに特化したアプリで、動画・音楽・ドキュメントなど、あらゆる形式のデータをスマホやタブレットでダウンロードできるのが特徴です。累計2,900万ダウンロードの実績があります。

データの閲覧だけでなく、圧縮ファイルの解凍など、通常はパソコンがないとできない作業にも対応しています。フォルダに「保護」や「シークレット設定」といったプライバシーに配慮した設定を行うことも可能で、ビジネスシーンにも適しています。

2. ASTROファイルマネージャー

ASTROファイルマネージャーは、Android端末でファイルの閲覧やバックアップが可能なデータ管理アプリです。

スマホやタブレットに保存されたデータをASTROファイルマネージャーに移行することで、デバイスの容量不足の解消につながります。ZIPファイルの圧縮・回答やコピー＆ペーストも可能で、操作性に優れています。

3. Adobe Scan

Adobe Scanは、紙やホワイトボードなどに書かれた内容を、簡単にスキャンできるデータ管理アプリです。

自動境界線検出機能と多彩なキャプチャモードによって、クリアなデータを保存できます。独自のAI「Adobe Sensei」が画像の遠近を補正し、手書きや印刷された文字のにじみを防いでくれるのも嬉しい機能です。

PDFのほか、JPEG形式での保存にも対応しています。

データ管理アプリのほかにも、企業のDX推進に役立つツールにはさまざまなものがあります。詳細は、以下の記事を参考にしてください。

DXは低コストでも実現できる！DXに役立つ14の無料ツールを紹介

データ管理アプリはCRM/SFAとの連携でさらに便利に！

データ管理アプリをCRM（顧客関係管理）ツールやSFA（営業支援システム）と連携すると、保存されたデータのさらなる有効活用が可能になります。

以下の記事ではおすすめのCRM/SFAツールを厳選して紹介しているため、まだ組織へ導入されていない場合はデータ管理アプリとあわせて検討することをおすすめします。

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SFA（営業支援ツール）おすすめ比較12選！機能や違い・選定ポイントを解説

eセールスマネージャーは、DropboxやBoxなどのデータ管理アプリとの連携が可能です。動画や提案書といった営業に必要なデータをDropboxなどに保存しておけば、活動履歴からデータを呼び出して、すぐに確認できます。

詳しくは製品ページをご覧ください。

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