SaaSとは？ ニーズ別11個のサービス紹介！ メリット・デメリットもわかりやすく解説
自社にSaaSサービスの導入が必要か悩んでいる企業は多いのではないでしょうか。SaaSを活用することでさまざまな業務の効率化を実現できます。
本記事では、SaaSサービスの概要、メリット・デメリットをわかりやすく解説します。SaaSの導入に一歩踏み出せない企業は、ぜひ参考にしてみてください。
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SaaSとは？ 従来と違うソフトウェアサービス
SaaSとは「Software as a Service」の略称で、サービス提供側のクラウドーを活用してソフトウェアを利用できるサービスです。読み方は「サース」や「サーズ」と呼ばれ、クラウドサービスと呼ぶこともあります。
これまでのソフトウェアサービスは、パッケージングされたものをライセンス購入後、自分のPCにダウンロードして利用するのが主流でした。
それに対し、SaaSサービスはインターネットを通じてすぐに利用開始が可能です。ソフトウェアを活用するために必要なシステム構築やメンテナンスが一切不要のため、コスト面を大きく削減できるのが特徴です。
SaaSサービスを導入している企業は年々、増加していますが、そのサービスがSaaSだと気づかず利用していることも多く見られます。
たとえば、Web会議に利用されることの多いZoomやSkypeなどは、SaaSサービスの１つです。会議室に集まっていた行われていた会議が、参加者各々が違う場所、遠方くに居ながらでも効率よく行うことが可能になりました。
まさにSaaSサービスを使って仕事の効率化を実現している例と言えるでしょう。
代表的なSaaSとは？ニーズ別サービス11選を紹介
ここではSaaSサービスを二―ズ別に分けて解説します。
SFA・CRM
SFAとは、Sales Force Automationの略で「営業支援システム」と呼びます。目的は営業の中身を可視化することにより、案件進捗や顧客情報、活動管理などを共有することです。
一方、CRMとは、Customer Relationship Managementの略で「顧客関係管理」と呼びます。主な目的は顧客情報の可視化であり、顧客管理や販売管理、売上分析などを共有することです。
SFAとCRMは、それぞれ目的の異なるサービスですが、併用することでビジネスをより効率的に進められたり、顧客満足度に繋げていく行動ができます。
代表的なサービス以下のとおりです。
グループウェア
グループウェアとは、主に企業や組織内での連絡共有を円滑に進めるためのサービスのことです。
日々の業務効率化が図れたり、スケジュール管理を共有できたりもします。現在は約90％の企業で導入されていることがグループウェアの利用状況（2020年）／前編 – キーマンズネットで明らかになっています。
便利かつ細かい機能を多く備えてますが、企業によって、よく使う機能もあればほとんど使わない機能もあるのが特徴です。
以下は代表的なサービスです。
ビジネスチャット
ビジネスチャットとは、主にコミュニケーションを目的として利用されているツールのことです。
社内に限らず、社外とのやりとりも可能なサービスであり、個人情報や機密情報の漏洩防止などができるセキュリティ機能が付いているので、安心して活用できます。
テレワークの普及により、ビジネスチャットを活用する企業が急増しました。ファイルや画像データの共有が簡単に行えるため、チームで行っている仕事の効率アップに役立っています。
以下は代表的なサービスを挙げています。
Web会議ビジネス
Web会議システムとは、会議参加者がインターネットを通じて遠隔操作を行いながら、映像や音声を共有できるシステムのことです。
各自のPCやタブレットなどを用いて、資料共有や音声でのコミュニケーションなど多彩な機能を使うことができます。
以下は代表的なサービスを挙げています。
クラウド会計サービス
クラウド会計ソフトとは、インターネットを通じて支払管理や仕訳、決算書作成が行えるサービスのことです。
近年では、SaaSサービスで給与計算や年末調整、確定申告書などが自動作成できるようになっています。 発行されたIDとパスワードを使えば、場所を選ばずどこからでもアクセスができます。
さらに、他のサービスと連携ができるサービスもあり、今後、ますます業務効率化に期待できるサービスです。以下は代表的なサービスです。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、インターネットを通じて職員の勤務時間や残業時間をオンライン上で管理できるサービスのことです。
近年では、フレックス制や時短勤務などの柔軟な働き方を取り入れる企業が増えています。 会社へ出社しないと記録ができないタイムカードや出勤簿では、職種によっては効率よく働くのが難しいため、勤怠管理システムの需要も増しています。
以下は代表的なサービスを挙げています。
プロジェクト・タスク管理サービス
プロジェクト・タスク管理サービスとは、担当者がやるべき業務内容を細かく区切り、進捗管理や案件管理、コスト管理などをインターネットを通じてできるサービスのことです。
昨今、テレワークや外部委託業務が急増しているため、このようなサービスを用いてスムーズに業務効率化を進める必要があります。
代表的なサービスは以下のとおりです。
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上に設置されている保管場所のことです。
サービスを利用すれば、サーバーや容量が大きいメモリを企業側で準備する必要がありません。社外からもアクセスが可能であり、複数のデバイスから同時に１つのファイルへアクセスすることもできます。
さらに、自動バックアップ機能がついているので、保存漏れやBCP対策などのリスク、災害トラブルの回避のためにも活用されています。
以下は代表的なサービスを挙げています。
MAツール
MAツールは、マーケティングオートメーションとも呼ばれ、新規や見込み顧客などに対するマーケティング活動をサポートするサービスのことです。
営業は売上を上げるために顧客との商談機会を増やす必要があります。 MAツールは見込み顧客が持つ興味や関心などに対して最適なマーケティングを提案してくれるため、商談機会の増加に役立ちます。
以下は代表的なサービスを挙げています。
ERP
ERPとは、Enterprise Reource Planningの略で、和訳すると「企画資源計画」となります。
ERPツールは、経営に必要なヒト・モノ・カネなどの情報を一元管理し、それを活用する思考や計画を立てやすくしてくれます。 SaaS型ERPでは、基盤となるシステムを構築しなくて済むため、導入までの費用や期間が抑えられる特徴があります。
以下はERPの代表的なサービスです。
人材管理システム
人材管理システムとは、人事や労務に関する業務内容や情報を一元管理できるサービスのことです。
人事労務管理を自動化させたい方や、人事労務をサポートするツールを探している方におすすめです。人事管理システムは大きく分けて以下の３つに分類できます。
- 人事労務型
- 人事情報管理型
- 人事評価型
システムにそれぞれの特徴があるため、どのサービスが自社の悩みを補えるかをリサーチしたうえで導入することで効率化や自動化が実現できるでしょう。
以下は代表的なサービスを挙げています。
SaaSを利用するメリット７選
ここではSaaSを利用するメリットについて解説します。
開発不要でコスト削減できる
SaaSは、すでに完成しているソフトウェアを活用するため、初期導入からコストの削減が可能です。ゼロから開発する必要がないため、自社でエンジニアを雇う必要がなく、開発費や人件費などのコストがかかりません。
低コストで手軽に導入できる
SaaSは、インターネット経由で利用契約を結ぶだけで活用できます。初期導入コストが不要で月額制や年間契約のコストだけで利用可能です。
さらに、アップデートや開発費用は提供側が負担しているため、ユーザーは初月から低コストでSaaSサービスが使えます。
保守・管理の負担が軽減される
保守・管理は提供側が常にサポートしているため、ユーザー側で行う負担がありません。
セキュリティや不具合が生じた場合も連絡１つで対応してもらえます。運用するためのノウハウや専門知識の必要がなく、一般企業での導入がしやすくなっています。
自社に合った機能を選べる
昨今、SaaSサービスを提供している企業が増加しています。多くの企業のニーズに合ったSaaSが提供されているため、自社の悩みを解決できるサービスを選べる可能性があります。
社員規模や、外出先で使用するのかなど、どんな機能を必要としているか確認しましょう。
インターネット経由でどこからでもアクセスできる
SaaSは、インターネットが通じていれば場所を選ばず活用できる便利なサービスです。サーバーはクラウドを活用しているので、自宅でも、カフェでも、どこからでも利用できます。
異なるデバイスからログインできる
マルチデバイスで使えるサービスが多く、ID・パスワードさえ間違わなければ、スマートフォンやPC、タブレットなど、どんなデバイスでもログイン可能です。
常にアップデートされた最新バージョンが利用できる
提供側がクラウド上でSaaSの管理をしているため、常に新しい機能やメンテナンスのアップデートが最新状態で利用できます。
従来のパッケージされているソフトウェアの場合、ユーザー側でアップデートする必要がありますが、クラウド上で利用できるSaaSは自動アップデートされた最新のソフトウェアが利用できます。
SaaSを利用するデメリット５選
ここでは、SaaSを利用するデメリットについて解説します。
カスタマイズに制限がある
SaaSは、提供側が開発したソフトウェアを利用するため、自社向けにカスタマイズするには制限があります。すでに完成しているソフトウェアに機能を追加するのが難しいからです。
導入の際は、必要な機能が揃っているか確認した上で導入しましょう。
セキュリティーのリスクが生じる
SaaSは場所を問わず、IDとパスワードがあれば誰でもログインが可能です。リモートワークが普及した時代だからこそ、社内以外でログインをする機会も増えています。
不正アクセスをされないためにも運用ルールを徹底する対策が必要でしょう。
メンテナンスのタイミングで利用できない時間がある
提供者のタイミングで新機能追加や不具合などのメンテナンス作業を行います。その場合、一時的にサービスがストップされるため、使えない時間が発生します。
自社開発のソフトウェアではないため、緊急で利用したい場合でもメンテナンスが終わるのを待つしかありません。提供者から送られるメンテナンスの案内を見落とさないように注意しましょう。
データの移行が難しい
いま使っているSaaSサービスから新しいSaaSに変更する場合、データ以降が難しいので注意が必要です。
SaaS同士が連携されていないときは、最悪の場合、データ移行はできません。初期導入をする際に移行のことまで考えるのは難しいかもしれませんが、簡単に移行ができない点は頭に入れておきましょう。
利用中はランニングコストがかかる
買い切りのパッケージングソフトウェアと違い、SaaSサービスは、利用中はランニングコストが発生し続けます。
導入後、社員の利用状況や効率化による成果を確認しましょう。コストに対して成果がでない場合は何かしらの改善が必要です。
SaaSを導入する際の7つのポイント
目的をはっきりさせる
自社がSaaSを使ってどんな悩みを解決したいか、目的をはっきり決める必要があります。
「何となく導入が必要そうだ」
「競合が使っているから」
このような、曖昧な目的で導入してしまうと、無駄なコストと労力になってしまうからです。
上層部の意見だけで決めるのではなく、どのSaaSが目的をクリアできるのか、現場の声を大切にしましょう。
コストを考える
SaaSサービスは導入時のコストが安価で利用できるメリットがありますが、ランニングコストがかかります。いまの労働コストとSaaS導入コストをきちんと比較した上で導入しましょう。
機能を確認する
SaaSにはさまざまな機能があるため、自社に本当に必要な機能が用意されているか確認するのが大切です。
SaaSによっては、自社が求めている機能が用意されていない場合もあります。提供者がすすめるサービスをそのまま導入してしまうと、ミスマッチが起こる可能性があります。
導入前に、自社にどんな機能が必要か、社内でしっかり打ち合わせしましょう。
サポート体制を確認する
導入後、SaaSの提供側がどこまでサポート体制をとってくれるか必ず確認しましょう。
データのバックアップの有無や、緊急時のサポートは24時間365日対応しているかなど、安心して利用するために不安材料を１つずつ確認して消しておきましょう。
セキュリティの強化を確認する
SaaSのセキュリティ体制はサービスによって異なります。
SaaSのデータには社内の機密情報や個人情報が保存されているため、外部に漏れない強固なセキュリティ体制が敷かれていることが重要です。
リスクに対して、どんなセキュリティ対策を施しているか確認しましょう。
トライアルの有無を確認する
企業が新しい取り組みを行う場合、上手くいくとは限りません。SaaSサービスは、内容によって「面倒くさい作業が増えただけ」と考える社員も少なくないでしょう。
通常業務に合わせて、新しいサービスを覚える労力や時間が必要なため、社員の業務に支障がでる可能性もあります。
せっかく導入したサービスが定着せず無駄になることがないよう、本導入前には必ずトライアルが可能か提供側に確認をしましょう。
導入実績を確認する
近年、SaaS業界は新しい企業やサービスが次々と出てきています。SaaSサービスを安心して導入するためには、それぞれの企業の導入実績を必ず確認しましょう。
導入実績の確認は、以下の確認をおすすめします。
- どんな悩みを持っている企業だったのか
- どんなSaaSサービスを提案したのか
- 導入後、どのように改善されたのか
自社の悩みと重なる部分が多ければ、導入するサービスを検討しやすくなるでしょう。
SaaSと類似のPaaS・IaaSとは？ それぞれの違いについて
SaaSと似た言葉に、PaaSやIaaSと呼ばれているサービスがあります。 これらはどんな違いがあるのでしょうか。
SaaSとPaaSの違いとは？
PaaSとは（Platform as a Service）の略で、アプリケーションを開発するための環境をネットワーク経由で提供するサービスのことです。「パース」や「パーズ」と呼ばれています。
開発環境とは、OSやサーバーをイメージするとわかりやすいでしょう。アプリケーションを開発するエンジニアにとって、開発環境から構築する必要がないため、コスト削減やスムーズに開発に取りかかれるのがメリットです。
代表的なサービスとしては、AWS（Amazon Web Service）、Google Cloud Platform、Microsoft Azureが挙げられます。
SaaSとIaaSの違いとは？
IaaSとは（Infrastructure as a Service）の略で、OSやメモリ、CPU、インフラなどをネットワークを経由して提供するサービスのことです。
Iaasは細かいマシン設定が行えるため、OSやCPUなど用途によって変更可能なところがメリットになります。
代表的なサービスは、Paasと同じAWSや、国内のさくらのクラウドがあげられます。
SaaSとは企業の悩みをクラウドで解決するサービス
SaaSは、企業の将来をサポートするのに有力なシステムサービスです。ニーズ別によってさまざまなサービスがあるため、自社に合ったSaaSサービスを検討した上で導入することが重要です。
コストが低く取り入れやすい特徴がありますが、現場の実情に即した運用ができるかどうか、メリットやデメリットを十分に考慮する必要があります。 SaaSサービスの導入で業務改善や自動化などを図り、変化が激しい社会を生き残りましょう。
ソフトブレーン株式会社では、SaaSサービスの１つであるCRM/SFAツール「eセールスマネージャー」で企業の営業支援や顧客管理をサポートしています。
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