業務改善の今すぐできるアイデア4選
企業は経営期間が長くなってくると、組織が硬直化して経営の弊害になる場合があります。
その弊害をなくして、円滑に経営を進める手段が業務改善です。
日々の業務を繰り返しこなすうちに、仕事の弊害となる事柄に気づかない、あるいは気づきながらも仕事の忙しさのために問題点を棚上げしていることもあるでしょう。
しかし、改善するためのポイントは日常に転がっていることが多いのです。
そこで、今回は業務改善の具体的なやり方などについて紹介します。
業務改善の第一歩は問題意識
業務改善の第一歩は、職場の現状の問題点を徹底的に洗い出して浮き彫りにすることです。
日々の仕事の忙しさから棚上げされていた問題点、あるいは気づかなかった問題点をささいなことでも良いので一つ一つ取り上げることが重要です。
業務の問題点を取り上げることは、決して明るい話題ではなくネガティブな作業となります。
しかしそれを行わないと本当の業務改善は実現しません。
会社の膿を出しきるつもりで、少しでも不安に感じたことは問題点として列挙するようにしましょう。
そして会社の一人一人が、現状に対して問題意識を持つことが大切になります。
現状に満足せずいかに今より質の良い仕事を行えるか、そのためには業務の流れをどのように改善すればいいのかを徹底的に話し合いましょう。
また、ひとつの部署だけで問題点を挙げても客観性が薄れるので、他の部署と比較して「他の部署はこのような点が優れているが、当部署はどうか」と、現状の業務の流れ、抱えている問題点をあらゆる角度から検証することも重要です。
会議時間の短縮と内容の充実
業務改善ポイントの一つに、会議時間の短縮があります。
従来の会議は無駄に時間をかけて、なおかつ結論を後日にまわして終了という例が少なくありません。
そして会議を行う日程も曖昧で適当な日に唐突に行われることもあります。
これでは良いアイデア、結論を出すことはできません。
何のために会議をするか、会議をするときは何日に何時から何時まで行うのかを明確にすることが必要です。
例えば、以前は2時間ほどやっていた会議時間を1時間に設定して時間を短縮する、結論は後回しにせずにその日の会議内で出すという決まりを作れば、それだけで会議内容は変わります。
時間を短縮することによって、そして結論を必ず出すという決まりによって、会議に緊張感が生まれ質の高い会議を行うことができるでしょう。
承認方法の見直しで業務効率化
業務は自分ひとりの独断で決定してはならない事柄がたくさんあります。
よっていろいろな人の承認を得てから仕事を進めなくてはいけません。
しかしその承認作業は手間がかかるもので、その手間を省ければ承認作業にかかる時間が短縮され効率的に仕事をすすめることができます。
例えばひとつの事柄に対して、複数の人間から承認を得るのは手間がかかります。
承認人数を減らす、あるいはITによる承認システムを導入することによって、承認してもらうための書類記入などの手作業を省くことができ、効率化、時間の短縮化を図ることが可能になるでしょう。
職場の配置の見直し
職場のデスク、オフィス什器のレイアウトを変えるだけで、職場の業務の効率化を図ることができます。
職場という限られたスペースを有効利用することによって、快適に仕事ができる空間に生まれ変わるのです。
業務の効率化を図るレイアウトにするには職場の人数、そして業務内容を把握し、どのようにレイアウトをすれば快適に仕事ができるのかを考えることが重要です。
仕事内容によってデスクを向かい合わせる、1列に並べるなどのパターンがあり、パーテーションを配置することによって部屋を区切ることができ、仕事内容やデスクに座る方の差別化を図ることができます。
今まで使用していなかった空いているスペースにオフィス什器を配置するなど、スペースの有効活用をすることもレイアウトには大事なことです。
アイデアが出たら積極的に取り入れる
業務改善に必要なことは、改善するためのアイデアを多く出すことです。
予算的、物理的にこの改善案を実現することは不可能だ、と最初からアイデアを出すことを躊躇してはいけません。
優れた改善や商品はそれを実現するために膨大なアイデアを元に実現しているものが多いからです。
最初から無理だと否定せずにまずはアイデアを出す、そして少しでもそのアイデアの実現のために行動をすることが、業務改善のための第一歩となるでしょう。
まずは社内点検を！
業務改善をするためには、具体的な予算や物理的な問題もありますが、職場の身近な問題を改善することによって業務改善ができることも多くあります。
そのため業務改善は社内点検をすることから始めてみましょう。
点検をすることによって身近な問題点が浮上し、具体的な改善策が自然に浮かび上がるかもしれません。
身近なところから少しずつ改善するだけで、日々の業務をよりスムーズに行えるようになることが期待できます。
どうしても社内の人間だけでは解決できない場合は、営業支援ツールや顧客管理ツールを導入することもひとつの手段です。
