在宅勤務は人手不足に効くテレワークの１種！詳細やメリットを解説
最近なにかと話題の在宅勤務。
カルビーや日産、JALといった大手企業が導入に成功している一方、導入を検討し、詳細やメリット、導入方法などを調べている企業も多いのではないでしょうか。
在宅勤務とは一体なにで、どのようなメリットがあるのか、そして導入のためのステップやポイントなども合わせて解説していきます。
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在宅勤務とはテレワークの１種
「在宅勤務」と「テレワーク」は同義の言葉として混同されがちですが、在宅勤務とはテレワークの１種で、自宅を就業場所にする働き方のこと。
そして、テレワークとは、以下３つの働き方の総称です。
| 各テレワークの名称 | 働き方 |
|---|---|
| 在宅勤務 | パソコンやインターネットなどの設備を整え自宅で働くスタイル |
| モバイルワーク | 電車での移動中や飲食店、顧客先などで働くスタイル |
| サテライトオフィス勤務 | 自宅や出先付近にあるレンタルオフィスやコワーキングスペースなどで働くスタイル。 |
在宅勤務はそのメリットの多さから、テレワークの中でも人気が高く、2015年の総務省の調査によると24％の人が在宅勤務を希望しています。
しかし、在宅勤務のみにこだわりすぎず、上記３つを業界や職種に合わせて使い分けていくことが、テレワーク導入にあたっては重要です。
なぜなら、それぞれに異なるメリット・デメリットがあるからです。
在宅勤務の導入の目的は、生産性の向上や人手不足の是正であることが通常でしょう。
目的を効率よく達成するため、各テレワークをするのに適した職種やメリット・デメリットを見きわめた上で、導入を検討しましょう。
この記事では、在宅勤務にフォーカスしてメリット・デメリットや導入のステップ、成功ポイントを解説していきます。
なお、モバイルワークとサテライトオフィス勤務については、以下の記事に詳しくまとめているので参考にしてください。
在宅勤務のメリットは労働力を維持できること
在宅勤務には、以下３つのメリットがあります。
- 業務効率のアップ
- 従業員の働きやすさの向上
- 移動にかかる時間や費用の削減
それぞれ、在宅勤務を導入するかの判断の決め手になり得るので、詳細を解説していきましょう。
業務効率のアップ
在宅勤務には、業務効率をアップさせるという大きなメリットがあります。
オフィスで働いていると発生しがちな電話対応や突発的な会議などが発生せず、作業を中断させられることが無いからです。
集中力を保って業務に集中できるため、生産性の向上に期待できます。
従業員の働きやすさの向上
在宅勤務は、従業員の働きやすさの向上にも期待できます。
育児や介護と仕事の両立がしやすい他、通勤の必要がないため、居住地の制限も小さくなるためです。
人材の流出を防いだり、優秀な人材を集められる効果に期待できるでしょう。
移動にかかる時間や費用の削減
従業員が移動にかけていた時間を仕事にあててもらったり、交通費を削減できることも在宅勤務のメリットです。
満員電車での通勤が常態化している場合は、移動の削減が従業員の肉体的・精神的な負担の軽減にもつながります。
効率的に仕事の時間を創出しつつ、生産性のアップや経費削減ができるというわけです。
在宅勤務のデメリットは管理の難しさ
在宅勤務にはデメリットもあります。
それは、以下の３つに代表される管理の難しさです。
- 就業状況の不透明性
- 人事評価の難しさ
- コミュニケーションの難しさ
これらを解決することが在宅勤務の成功につながります。
詳細を確認していきましょう。
就業状況の不透明性
従業員が自宅で自由に働けるので、管理職からすると個々の従業員の就業状況が不透明になります。
誰にどの程度の負担がかかっているかが分かり辛く、仕事の差配の難易度が上がるわけです。
勤怠管理システムなどのツールを導入するべきでしょう。
人事評価の難しさ
在宅勤務の従業員の人事評価をどうするかを考えておかないと、不平等な評価と不満が発生する恐れがあります。
成果物での評価など、仕事の評価基準を新たに考える必要があるでしょう。
また、オフィスで発生する突発的な電話や顧客の対応などが、在宅勤務では発生しない点をどのように評価するかも考えておいてください。
コミュニケーションの難しさ
在宅勤務に限らずテレワーク全般に当てはまりますが、コミュニケーションの難しさというデメリットがあります。
多くの場合、チャットやオンライン会議システムで十分コミュニケーションできますが、オフィスでの会話に比べると、どうしても情報量が少なく、時間もかかりがちです。
出社する日数を調節したり、報告や相談のルールを決めておいたりすると良いでしょう。
在宅勤務に適した職種
在宅勤務を導入してメリットを最大化するために、在宅勤務に適した職種を見ていきましょう。
代表的な職種は以下のとおりです。
- IT・Web系
- クリエイティブ系
- 事務系
基本的には、パソコンで業務完結できる職種が在宅勤務に向いています。
ただし、テレワーク自体は幅広い職種で導入可能です。
たとえば営業職ならモバイルワークが適しており、導入すれば生産性の向上と働きやすさの提供につながります。
在宅勤務の導入７ステップ
ここからは在宅勤務を自社に導入するためのステップを紹介していきます。
具体的なステップは以下の７つです。
- 導入目的の明確化
- 対象者や業務の決定
- 現状の把握とルールの策定
- 導入計画の立案
- ツールの用意やセキュリティ対策などの環境整備
- 事前研修とトライアル開始
- テストの評価と改善、本格導入
順番に説明していきます。
導入目的の明確化
まず在宅勤務を導入する目的を明確にしましょう。
先に紹介したとおり、在宅勤務には複数のメリットがあり、職種により相性の良し悪しがあります。
したがって、どの職種に在宅勤務をどの程度導入し、どのような成果を上げたいかを大まかに決めてください。
対象者や業務の決定
在宅勤務を導入する対象者と業務を決定していきましょう。
ポイントとしては、試験的に導入する部署の少人数を対象者にし、職務単位で導入することが挙げられます。
また、在宅勤務をしてメリットの大きい従業員を選び、週１日程度の実施から始めると、既存の働き方やルールを大幅に変えずに効果検証が可能です。
期間は3～6ヶ月程度が１つの基準でしょう。
繁忙期や大規模イベントなどを避けつつ、ツールなどに慣れて在宅勤務本来の働き方ができるようにするのが重要です。
現状の把握とルールの策定
在宅勤務を導入するに際して、就業規則や労働時間などの現状を把握し、新たにルールを定めていく必要があります。確認すべき項目は、以下が代表的です。
- 就業規則
- 在宅勤務実施者の労働時間
- 人事評価制度
- 勤怠・業務管理
- 在宅勤務の申請と承認フロー
- 在宅勤務時のセキュリティルール
- ICT環境
導入計画の立案
実際に在宅勤務をし、評価をするまでの導入計画を立てていきます。
手順としては、以下が一般的です。
- 在宅勤務導入の事業計画書の作成
- 制度・ルールの再確認
- 在宅勤務ができる環境の構築
- 在宅勤務の実施者と上司、同僚への研修
- 評価期間を決めた上で在宅勤務を実施
- 評価期間終了後に継続や拡大の決定
ツールの用意やセキュリティ対策などの環境整備
自宅で働く以上、セキュリティ対策は新たに施さなければならず、コミュニケーションや勤怠管理などのツールも導入しなければいけません。
テレワーク全般に必要なツールについては、以下の記事に詳しくまとめているので、参考にしてください。
事前研修とトライアル開始
在宅勤務の実施者と上司、同僚に、在宅勤務のトライアルをおこなう目的や流れなどを共有するための事前研修をします。
体制への理解やツールの操作法、そもそもの在宅勤務の必要性への理解度をそろえることが重要なためです。
十分な情報共有ができたら、トライアルを実行に移しましょう。
情報共有の方法や重要性は、以下の記事にまとめています。
従業員同士で不和が発生したり、在宅勤務が積極的に活用されなかったりするのを防げるので、確認してみてください。
トライアルの評価と改善、本格導入
計画にそって在宅勤務のトライアルが実施できたら、最初に設定した目的が達成できているかなどを評価しましょう。
具体的には、アンケートやグループインタビューなどで評価します。
改善案と本格的に導入するかどうかが自ずと見えてくるはずです。
在宅勤務の成功ポイント３つ
在宅勤務をスムーズに導入し、実際に成果を上げるためのポイントを紹介していきます。
具体的には以下のとおりです。
- ジョブ型雇用・評価の導入
- 柔軟な在宅勤務制度の作成
- 情報共有や勤怠管理の徹底
それぞれのポイントの詳細を解説していきます。
ジョブ型雇用・評価の導入
仕事に人をつける働き方であるジョブ型雇用や評価を導入するのは、在宅勤務を成功させる重要なポイントといえます。
デメリットとして紹介したとおり、従業員の様子を逐一確認できないので、従来のメンバーシップ型雇用では不当な評価につながりやすいからです。
部署として何をすべきで、それをだれに任せ、どのような結果を出してほしいかをマネージャーが決め、従業員の仕事を成果で評価できれば、満足度と生産性の高い在宅勤務を実現できます。
柔軟な在宅勤務制度の作成
在宅勤務の制度に柔軟性をもたせるのも重要になります。
たとえば半日を在宅勤務にする、といった部分在宅勤務も積極的に検討すべきでしょう。
在宅勤務のトライアルを終えた後の評価で、さらに自社に適した在宅勤務のスタイルを見いだせれば理想的です。
情報共有や勤怠管理の徹底
情報共有や勤怠管理を丁寧におこなうことも重要です。
ある程度、自宅で自由に働いてもらうことで、育児や介護と仕事を両立しやすくできるのが在宅勤務のメリットですが、管理はすべきでない、というわけではありません。
情報共有が不足すれば暗黙知が形成されたり、疎外感を抱かせるリスクがあるからです。
また、管理の行き届いていない在宅勤務をしてしまうと、かえって特定の従業員を働かせすぎるというリスクも出てきます。
こまやかな情報共有や勤怠管理をし、いわゆる“見える化”が理想的な状態を目指してください。
なお、“見える化”については以下の記事に詳しくまとめています。
従業員の不和を防いだり、本来は会社の財産といえる貴重なノウハウ（暗黙知）を共有できたりするので、参考にしてみてください。
企業と従業員を在宅勤務でWin-Winに！
在宅勤務の定義やメリット・デメリット、導入ステップ、成功ポイントなどを解説してきましたが、理解は深まったでしょうか？
簡単に内容をまとめるので、ぜひ振り返ってみてください。
- 在宅勤務とはテレワークの一種で、労働力の維持に期待できる
- デメリットは管理の難しさ
- 導入ステップは確立されているので要チェック
- 成功させるには、①ジョブ型雇用・評価 ②柔軟な制度 ③情報共有・勤怠管理の徹底
今後予想される日本社会の変化を考えれば、在宅勤務はぜひとも導入を検討したい働き方の１つです。
もちろん、導入していくにあたって、企業ごとにさまざまな壁があります。
在宅勤務を上手く根づかせる方法なども提供しているので、ぜひ参考にしてください。
