業務システム化の方法・メリット・デメリット
近年ではビジネスシーンで「業務システム化」の重要性が訴えられています。
業務システムには顧客管理のCRMや営業支援のSFAが有名です。
要するに、システムを取り入れて作業効率をアップさせることを指します。
しかし、業務システム化は一朝一夕で成し遂げられるものではなく、メリットとデメリットも把握したうえで、導入を慎重に進めて行く必要があります。
ここでは業務システム導入のポイントについて詳しくまとめていきましょう。
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業務システム化をすると効率アップ！導入するメリット
業務システム化の最大のメリットは効率がアップすることです。
現代の企業においては、部門ごとの作業が連動しているケースが目立ちます。
たとえば、経理部門が集計した売上を元にして企画部門はマーケティングを行い、商品開発します。
それを宣伝部門が広告展開して、営業部門につなげ、消費者に販売します。
そして、営業が報告した売上がまた経理部門に集計されていくのです。
つまり、全部門がデータを共有し、それぞれの部門で役立てていくことが重要視される時代となりました。
業務システムを導入すると、データ入力さえ行えば収支予測から決算に至るまで、全部門の資料が簡単に作れてしまいます。
部門同士が感じていた業務の不透明性を解消できますし、何よりも作業時間が大幅に短縮できます。
事務作業が減った分、生産的な業務に没頭できる割合が高まるのです。
情報漏洩リスクが高まる？業務システム化を導入するデメリット
業務システム化すれば、確かに作業効率は高まります。導入に成功すれば、売上や利益に影響するほどの改善が見られるでしょう。
しかし、システム化にはデメリットも伴います。中でも現代で問題となっているのが情報漏洩のリスクです。
紙媒体でデータを保管しておくのは手間ですが、誰かが外に持ち出さない限りは情報漏洩の心配はほとんどありません。
しかし、情報をデータ化して全社共有する業務システムだと、ハッキングや人為的ミスによって情報が外に漏れだしてしまう可能性もあるのです。
こうしたリスクを避けるためには、業務システム導入に際して仕組みと使い方を社員に教育しておく必要があります。
しかし、教育に割く時間と労力を手間に感じ、効率が悪いと判断する経営者も存在します。
業務システム導入により、逆に業務が滞ってしまうこともありがちです。
そもそもシステム化は可能？導入できるかを見分ける方法
効率よくシステム導入を進めるためには、そもそも会社が業務システムを受け入れられる状態にあるかどうかを判断する必要があります。
まず、会社の業務がしっかりとフロー分けされており把握している個人、もしくは部署が存在しているかどうかです。
もしも業務フローが不明瞭であれば、システムを導入しても大幅な改善は見込めないでしょう。
次に業務システム導入の目的や優先順位がはっきりしているかどうかです。
何のために業務システムを導入し、何を優先的に管理するのかを決めておかなければ、導入の際にトラブルを招きがちです。
そして、業務システム導入には専門的なIT知識が必要です。
外注しても導入作業はできますが、社内でも状況を把握できる人材がいなければ混乱が起きます。
導入にあたってはプロジェクトリーダーを選出するのが賢明です。
これらの要素を踏まえておいて初めて業務システム導入が可能になるといえるでしょう。
業務システム化を取り入れる！導入のための手順
システム導入の手順としては、上層部が一方的に決めた内容で進めていこうとしても現場からの反発を招く可能性があります。
そもそも、現場ではシステム導入自体に不信感を抱いてしまうことも珍しくありません。
これまでの仕事のやり方が変わってしまうことを快く思わない人は高確率で存在するからです。
そこで、システム導入を本格化させる前に現場と話し合いの機会を持ち、システム導入の重要性を理解してもらったうえで、現場の声を吸い上げることに尽力しましょう。
次に、プロジェクトリーダーを選定して中心になってもらい、導入作業を進めていきます。
この際、いきなり全部門をシステム化するのではなく小さな規模からテストを繰り返して進めて行くとトラブルを避けられるでしょう。
導入が終わった後も全社員対象に説明会などを行い、使い勝手を細かく調整するように努めると安全なシステム導入が実現します。
システム化はできない！それでも可能な業務効率化の方法
仮に業務システムを導入できない事情があったとしても、別の方法で業務を効率化させることは十分に可能です。
まず、現在の業務を見直して問題点を見つける作業を行います。
売上が伸びていない部門が適材適所になっているのか、社員のモチベーションが下がっていないのかを判断しましょう。
そのうえで人材を再配置すると組織に新鮮な風が吹き込むこともあります。
部門同士の連携を高めることも重要です。
会社の規模が大きくなるほど、互いの部門の作業内容をよく知らず働いているケースも珍しくありません。
自分の部門以外の事情も踏まえて一人一人が作業をするようになれば、自ずと業務効率は上がります。
余計な支出を見極めることも大切です。
たとえば、残業や休日出勤が習慣化した企業では、従業員の疲弊を招くうえ、残業代で経営が圧迫されていることもあります。
悪しき風習をなくすことも業務効率アップの方法です。
業務の効率化には重要！業務システム化を十分に検討しよう
業務システムは全ての企業が導入可能なわけではありませんが、しかし、企業側がシステム導入に対して本気で取り込むことで、導入できる余地を生み出すこともできます。
業務に支障をきたすことが多いと考えているなら、業務効率化で大幅な変化を試みてみるのもいいでしょう。
しかし、その際には業務システムについて正しい知識を持ち、正しく社員を教育することが大切です。
なんとなく「システム化さえすれば会社が良くなる」という程度の気持ちであれば、システム導入後も結果が反映されにくいでしょう。
会社の問題点と向き合い、システム内の機能にも優先順位をつけることで業務改善は実現します。
業務システム化は会社の現状を見つめ直すチャンスです。
業務システムを深く学ぶことによって、会社が不足していたポイントに気づくこともあるでしょう。
業務システム導入は準備も含めて、経営者の意識を変えるチャンスなのです。
