業務改善を成功に導く！改善方法と重要なポイントまとめ
業務改善が上手くいけば、業務が現状の数十倍効率化することも夢ではありません。
しかし、ただ闇雲に業務改善を実施したとしても上手くいく可能性はとても低いといえるでしょう。
業務改善は現状の冷静な分析と問題認識が必要になります。
言葉で聞くと簡単に思うようなことですが、実際に行うとなるとなかなか上手くいきません。
業務改善を成功させるためにも、上手くいくポイントを押さえ、効果的に業務改善を行っていくようにしましょう。
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そもそも業務改善とは
業務改善とは、その会社が行っている業務に関わる全てのものに対して改善を行うことをいいます。
一般的に業務改善と経費削減は一緒くたにとらえられがちですが、その対象範囲は大きく異なります。
この両者を比較すると、業務改善の方が圧倒的に大きく広い概念であり、経費削減は業務改善のうちのひとつであるということが分かります。
また、業務改善を行うことによって得られる効果は無限大ともいわれています。
その理由は、業務に関わる一部分を改善するだけでなく、人や物、情報、システムなどを総合的に変えていくことによって、相互にいい影響を及ぼし合い、総合的に見ると掛け算式にその効果は大きくなっていくからです。
このため、業務改善は企業の新しいステージへの挑戦や新規事業への参入、大きな組織変更の際にはとても重要なものと考えられています。
業務改善で何が変わる？実行に移すメリット
それでは業務改善をすることによって具体的にどのようなメリットを受けることができるのでしょうか。
業務改善の具体例としてよく例に出されるのが、作業プロセスなどの変更です。
作業プロセスを変更することによって、そのプロセス自体が効率的になり生産性が向上することはもちろんのこと、プロセスが簡単になれば今まで担当することができなかった人材でも担当することができるようになり、更なる生産性向上が見込まれます。
このような効果が従業員のやる気向上や残業代の節約、待遇改善などにも間接的に影響してくるため、全体的に見ると非常に大きな効果を及ぼしてくれるのです。
業務改善の基本的な流れ！具体的な方法は？
業務改善の基本的な流れとしては、問題の認識、発見、解決という3つのステップに大きく分類することができます。
このステップのなかでもっとも重要なのは言うまでもなくファーストステップに位置している『問題の認識』です。
会社にそもそもどのような問題があるのか？それを具体的に認識しなくては何も始まりません。
また、その認識が曖昧なまま業務改善をスタートしたところで息詰まるか、失敗に終わってしまうのは目に見えています。
問題を認識したら次は具体的な問題点を発見していきます。
問題点を発見する方法としては、経費などを見える化するという手法や、業務の棚卸が一般的な手法です。
このような方法によって問題点を発見したら、最後に解決を行います。
問題の解決にあたっては、その会社ごとに多種多様ではありますが、時には社内だけでなく、社外の会社を巻き込んだ業務改善も検討することが大切です。
業務改善には欠かせない！必要書類と書き方のすすめ
業務改善には必ず欠かすことのできない書類が2つあります。
ひとつは業務改善提案書です。
業務改善提案書は徹底的な現状分析によって発見された問題点をどのように改善していくのか？という提案をする書類になります。
提案書を書く際には、どのような部分に問題点があるのか？という部分をはじめに書き、それを解決する方法や手段を提案します。
そして、その解決方法を実行するためにはどれくらいの費用と期間がかかるのか？といった部分までを書くようにしましょう。
ふたつ目の書類が業務改善報告書です。
業務改善報告書は提案書に基づき、実際に業務改善を行った結果どのような効果が得られたのかを報告する書類になります。
この書類のなかでは、問題点の再認識と問題点を解決するために行った方法、そしてそれを実施した効果を記載します。
さらにはこれを続けることによって今後期待できる効果などがあれば記載し、最後には今後の課題や業務改善を行ったうえでの見解などを記載します。
会社の業績を向上させる！業務改善を成功させるためのポイント
業務改善を行ううえで注意しなければならないのが、業務改善を実施することによって、必要なタスクが増えてしまっていないか？ということです。
業務改善をすることで業務内容が効率化するのであればいいですが、逆に業務改善という仕事に追われてしまうようではなんの意味もありません。
このような状態に陥らないようにするためには、明確なゴールを設定し、それを社内の業務改善に携わる人全員で共有することが大切なポイントです。
また、いざ業務改善を始めると業務改善そのものが目的になってしまいがちです。
業務改善を行う最終的な目的は、会社全体の業績向上にあります。
これをしっかりと意識しておかないと、途中で意味のない作業やタスクに駆られ、結局無駄な時間を使ってしまったということになりかねません。
社内全体で業務改善を実行する際に、どこが課題なのか発見するためにSFA・CRMなどの営業支援ツールを使ってみるのもいいでしょう。
ポイントを踏まえて！確実な業務改善をしよう
業務改善を行う際は明確なゴール設定と目的意識を持つことが成功の大きなポイントになります。
このポイントを意識して業務改善を行えば、不要なタスクや時間を使ってしまう心配もないでしょう。
具体的な業務改善の方法や手段は企業によって大きく異なりますが、明確なゴール設定と目的意識はどの企業にも共通する重要なポイントです。
これらのポイントを守り、業務改善を行うことによって会社全体の業績向上に貢献することが考えられます。
