残業や納期遅れとサヨナラできるスケジュール管理方法
仕事のスケジュール管理はきちんと行うのがビジネスマンとしての基本です。納期の遅れや、アポの忘れなどは信頼関係に大きく影響しますので回避する必要があります。またスケジュールがきちんと管理されていないことで無駄な残業にもつながりかねません、時間に余裕を生み出すことで、仕事の生産性を上げ、プライベートも充実します。仕事だけではない、デキるビジネスマンを目指しましょう。ここではスケジュール管理を上手に行う方法を詳しく説明します。
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プライベートも仕事もひとつのツールで一元管理
仕事においてプロジェクトごとに手帳やアプリを使い分けていると転記忘れや漏れ、勘違い、さらにはダブルブッキングといったことが起こりやすくなってしまいます。また、複数の手帳やアプリなどを管理すると、その分だけ時間や手間が必要です。予定の記入漏れが発生した場合には先方と会う約束を忘れてしまうという事態にも陥りかねず、自身の信用を落とす結果も招く恐れがあります。このような事態を回避するためにもスケジュール管理は手帳であってもアプリであっても1つのツールに絞って行うのが良いでしょう。
またプライベートと仕事のスケジュール管理も、分けずに1つのツールにまとめるのがおすすめです。というのも、人生においてはプライベートも仕事も区切りはありません。毎日の仕事に追われプライベートの時間を確保しづらい人にとって、1つにまとめられたスケジュールを確認することは、プライベートの時間のなさに気づくチャンスになります。正しいスケジュール管理からプライベートの充実も図ることが可能です。
スケジュールには移動時間も含めて
スケジュール帳に予定を記入する場合、時間と内容しか書かない人が多い傾向にありますが、移動時間まで記入するのがベストです。何時に出て何時に帰ってくるのかという移動時間を明確にしておくことで、出発するべき時間や戻る時間までもがはっきりします。何時に出発ということがスケジュールを確認するだけで判断できた場合、道中の無駄を防ぎ、さらには出発時間ぎりぎりまで仕事ができますので生産性も上がります。帰ってくる場合でも同じことが言え、戻り時間を明確にし、戻り時間にも予定を入れておくことで時間のロスが減り、さらなる生産性の向上につながります。移動の際には渋滞や電車の遅延などで予想外に時間がかかることも考慮し、余裕をもってスケジュールを組むことも重要です。移動時間であってもスマホでメールチェックをすることは可能ですが、移動時間というのは仕事をしていない時間と同じものであると考えられ、仕事の効率が下がります。これは仕方のないことですが移動時間までもスケジュールとして管理することで、時間の無駄を少しでも減らすことができます。
無理にたくさんのスケジュールを入れない
無理にたくさんの予定を詰め込みすぎると、予定が延長してしまった場合、そのあとの予定にも影響が出ます。そういったケースではその後の予定も余裕がない状態で組まれていることが多く、次々に予定を延長する必要が生じ、多くの予定が納期に遅れるという最悪の結果を招きます。そのことで自身の信用を失ってしまいますので、これは絶対に避けるべきであるといえるでしょう。この負のスパイラルを解決するためには予定の前後に余白の時間を設けることや、予備日をスケジュールとして組み込むことが有効です。1日ですべてを片付けてしまおうと無理なスケジュールを立てるのではなく、「1週間」などといったまとまった期間を設けるようにしましょう。その中で計画的なスケジュール立てをし、余裕をもって仕事をこなしていくことが大切です。任された業務をすべてこなすことも重要ではありますが、予定を詰め込みすぎることで締め切りをオーバーしてしまったり、どうにかこなすために無駄な残業をしたりするのは意味がありません。
わかっている範囲ですべてのスケジュールを書き出す
スケジュールを組む際には何をすべきかをきちんと洗い出して明確にする必要があります。作業にかかる時間も適当に考えてしまうことで予定通りに進まず、計画倒れになってしまう可能性もあるので注意が必要です。そのようなことにならないためにも作業にかかる時間は正確に把握しましょう。具体的な方法としては、やるべきことをわかる範囲ですべて書き出し、カテゴリー別に分けていきます。その後やるべきことに優先順位をつけましょう。その優先順を守ってスケジュールをこなしていきます。仕事の優先順位は毎日変化していきますので、緊急であり重要な仕事を上位において優先的にこなしていく習慣をつけるのが大切です。そうすることで優先順位の低い仕事にも余裕をもって取り組むことが可能になります。
ひとつの作業にかかる時間も気にして
仕事をこなしていくうえで、イメージしていたより時間がかかってしまったと感じることや、意外に早く終わったと感じることがある人には時間を可視化する方法で仕事にかかった時間を把握してみましょう。自身の経験とスキルを十分に理解していない場合にはこの作業は難しくなりますが、この作業の精度によって仕事の力の入れ具合や抜き具合に差が出ます。
まずは1つの仕事に対して中間日を設定し、中間日までに10まである作業のうちの6まで終えると設定してみましょう。そこから中間日までの作業を日割りで設定します。そのことで1日にしなければいけない作業の量が見えてきます。中間日までに10のうちの6まで終えることで締切からの少しの前倒しが可能となり、後半に余裕を生み出すことが可能です。さらに中間日から締め切りまでの作業を日割りして仕事に臨みます。時間の可視化を行うことで、明確なスケジュールが見え、余裕をもって要領よく仕事をこなすことができるでしょう。
きちんとしたスケジュール管理が残業や納期遅れを防ぐ
きちんとしたスケジュール管理を行うことは、納期の遅れを防ぎ無駄な残業をする必要もなくなることから、自身の信頼を確保し仕事の生産性をあげるのに有効であるといえます。時間に余裕をもってスケジュールを組むことでキャパオーバーを防ぎ、効率よく仕事をこなすことができます。1つの作業にかかる時間をきちんと考え、時間や予定を可視化することで上手にスケジュール組むことが可能です。企業において作業の効率化や業務の効率化には営業支援ツールを導入するのがおすすめです。CRM、SFAといったツールはきちんとしたスケジュール管理のもとに作業を行う営業職に最適です。
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