仕事・業務の生産性向上アップ術
仕事熱心な人には、「もっと生産性を向上させたい」と考えている人が多いでしょう。
しかし、具体的にどのようにすればいいのかわからず、悩んでしまう人がいます。
仕事の生産性を上げるには、企業が主体となってシステム作りをすることも大切ですが、社員一人ひとりが取り組める方法もあります。
そこで、ここでは個人で実践できる仕事の生産性向上アップ術について紹介していきます。
すぐに実行できるものも多いので、今日からでも取り組んでみましょう。
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なんでもメモして後に役立てる
新人の頃は仕事を覚えるためにメモを取っていたけれど、仕事に慣れてからはメモを取らなくなったという人は多いのではないでしょうか。
しかし、仕事の生産性を向上させるには、何でもメモするのが有効です。
例えば、1日の初めにはその日やるべきことをメモに書き出してみましょう。
やるべきことを視覚化することで、仕事の優先順位をつけることができ、ムダなく行動できます。
頭の中がごちゃごちゃしているときも、整理するためにメモを使うといいでしょう。
また、思いついたこともメモに残しておくと、後々役に立つことがあります。
どうしたら時間を有効活用できるか考える
時間は誰にでも平等に流れるものですが、同じ時間であっても、有意義なものにできるかどうかは、人によって異なります。
時間を有効活用するためにできることはいろいろと考えられますが、最も大切なことのひとつはこまめに休憩を入れることでしょう。
休憩を取らずにずっと仕事をし続けるのは、一見頑張り屋のようにも見えますが、効率は非常に悪いです。
最初の1時間くらいは良くても、2時間、3時間と経過するうちに、集中力が切れるようになります。
仕事と休憩の線引きを明確にするためには、タイマーを使うといいです。
また、単純作業は疲れている夕方に回し、考える作業は朝の元気なときに行うというように、時間帯によって取り組む仕事を変えるのも有効です。
仕事に制限時間を設けることも気持ちが引き締まり、集中力がアップするのでおすすめです。
その際も、タイマーを使用するといいでしょう。
仕事のムダは徹底排除
ルーティンワークは慣れている作業だけに、ムダが発生しやすいです。
必要性はないのに、ただ習慣になっているというだけの理由で繰り返されている仕事がないか、見直してみるといいでしょう。
また、仕事を頼まれると断れない人がいますが、これは好ましくありません。
できる仕事であればいいのですが、手に負えない仕事まで引き受けるのは、とても効率が悪いです。
できない仕事はその仕事を得意としている人に回してもらったほうが、時間と人件費のムダをカットできます。
自分がやるべきなのか、他の人に頼んだほうがいいのか判断した上で、仕事を選択することが必要になってきます。
「本当にムダがないのか？」と疑い、ムダを強く意識することが、ムダの排除の第一歩になるでしょう。
また、ムダを無くすことを強く意識するあまり、休憩の時間にSNSを見るのはやめておきましょう。
ずっと画面上の文字を読んでいては、目も脳も休ませることができません。
休憩は休憩としてちゃんと休み、作業を効率化していきましょう。
インプットとアウトプットのバランスを大事に
「インプットだけではダメ」という言葉はよく耳にしますが、アウトプットだけでもダメです。
アウトプットだけだと、自分が経験したことしかネタがないので、すぐに尽きてしまいます。
インプットで外から情報を集めることも、怠らないようにしましょう。
読書や音楽など、インプット系の趣味の時間を持つことも大切です。
話題が増えるのはもちろんのこと、人間的な深みも増すでしょう。
また、忙しいビジネスマンが、新聞を毎日しっかりと読み込むことはなかなか難しいものです。
そのためニュース記事は、タイトルだけを斜め読みするのがおすすめです。
斜め読みをするだけでも、大まかな内容はインプットすることができるでしょう。
オンとオフの切り替えを大事に
仕事をするときは一気に集中して取り組み、休むときはきっちりと休むのが、生産性向上のためのポイントです。
何かをしながらダラダラと仕事に取り組んでいては、なかなか集中できず、いつまで経っても仕事が終わりません。
ムダな残業をしなければならなくなることも考えられます。
反対に、休むべきときに少しでも仕事をすると、身体や心をしっかりと休めることができないため、疲れを残したまま休みが終わってしまいます。
すると、仕事中に集中力が続かなくなるでしょう。
休むときは仕事をしないようにするのはもちろん、仕事について考えることもできるだけ控えたほうがいいです。
生産性を上げたいのなら、オンとオフをしっかりと切り替えることを心がけましょう。
生産性向上で仕事も体もラクにして
仕事の生産性が向上すると、ムダな作業をせずに済んだり、労働時間が短縮されたりするため、身体も心も楽になります。
ダラダラと長時間仕事をするよりも、短い時間で効率良く仕事をこなせるビジネスマンになりましょう。
ただ、個人で生産性を向上させる努力をしても、なかなか会社の売上にまではつながらないこともあります。
会社の売上向上を目標とするのなら、SFAやCRMを導入するなど、会社単位での改善を検討する必要があるでしょう。
