スケジュール管理ができない理由は？効果的な4つの対策
管理職であってもスケジュール管理が苦手という人も多くみられます。しかし仕事が忙しい管理職にとってスケジュール管理というのは非常に重要です。スケジュール管理ができない人にはどういう特徴があるのでしょう。スケジュール管理を上手に行うためには、どのようなことに気をつけるべきでしょうか。スケジュール管理を極めることで仕事の効率アップにもつながります。ここではスケジュール管理を上手に行うために効果的な4つの対策について詳しく説明します。
スケジュール管理できない人の特徴4つ
きちんとしたスケジュールの管理ができない人は、目標設定があいまいである傾向にあります。またスケジュールの可視化を行わないので目標が定まらず、どれから手を付けていいのかの判断がつきません。急な仕事が入ってしまうとすぐに焦ってしまい、そのときの感情でやらなければいけないことの優先順位を狂わせてしまいます。スケジュールの進捗管理も苦手で、目標に対してどの程度進んでいるかの判断にかけます。スケジュール管理は、いつまでにこれを仕上げるという小さな目標の積み重ねで可能になります。そのためスケジュール管理のできない人は、小さな目標を達成する習慣がないともいえるでしょう。
対策1.タスクを可視化する
スケジュール管理を上手く行うためには、まず自分の仕事においてやるべきこと理解し、整理することが大切です。しなければいけないタスクをすべて書き出し、目で見える形で捉えましょう。するべきことが可視化されることで、客観的にとらえることができます。その全体像をみることで時系列に並べ替えることや、かかる時間の長さも考えることができますので、スケジュールが立てやすくなります。書き出すタスクは具体的であればあるほどわかりやく、タスクに振り回されることなく管理することが可能です。ここで重要なのは、タスクは想定している時間よりも長引くことがあると考え、時間的にも余裕をもってスケジュールを組むことが大切であるといえます。
タスクを可視化する際は、アナログな手法を用いるとかえって生産性を低下させるおそれがあります。業務効率化に役立つツールを上手に活用していくことが大切です。
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対策2.優先順位を決める
スケジュールの管理を行う際には、そのタスクの優先順位を判断することも重要です。あらかじめ期限のあるものとないものに分けてから業務に取り掛かることで、仕事の効率も図れます。ここでおすすめなのが1日の仕事の終わりに翌日にやるべき業務を優先順位の高い順からリストアップすることです。だいたい6つぐらいを目標に書き出し、やり残した分は、再度優先順位を見直して翌日に組み込みます。それを毎日繰り返すことで優先順位通りの仕事が可能になります。しかし優先順位の高い業務が残っている場合でも経費の精算や出勤簿の提出、または上司から頼まれたことなどはなるべく早めの対処を心掛けるようにしましょう。
対策3.完璧主義を捨てる
仕事において完璧主義者というのは会社にとっても必要な存在ではありますが、完璧すぎるのには問題があります。完璧主義者にはスケジュールを立てるのが苦手な人が多くみられます。仕事においてはスピード感が非常に重要なのに対して、完璧さを追求しすぎる仕事はスピード感が失われてしまい、どれだけ完璧に仕上げられていたとしても評価にはつながりにくい傾向にあります。会社は利益を上げなければいけないので、スピード感にかけた仕事では仕事ができないと思われがちであるためです。新入社員の場合は慎重な仕事の進め方で仕事を完璧にこなす必要がありますが、経験を積むにしたがってスピード感が優先されます。多少のヌケは経験でカバーできるという自信を持ち、スピード感あふれる業務を優先させましょう。いつもしている仕事を7割の時間で仕上げてみるのもおすすめです。早く仕事を終わらせる感覚を体験してみることで、客観的に自分の仕事が振り返れます。
対策4.自分自身のゴールを設ける
スケジュール管理ができない人は、期日のギリギリまでその仕事に手を付けない傾向にあるといえます。期日までに余裕があったはずの仕事でも、直前まで手を付けないので焦った内容の仕事になってしまうことも多くあります。このようなケースに有効な対処法としては、本来の期日ではなく、自分自身のゴールを設定するのがいいでしょう。限られた時間の中で仕事をすることで集中力も高まり、決められたゴールに向かうためのスピード感や工夫も生まれます。期日ギリギリに行う仕事よりも時間的な余裕がありますので、仕事内容もより充実したものに仕上げることが可能です。
残業についても同じように考えることができ、残業することを前提として仕事をしている場合と定時に帰ることを前提としている場合では、仕事のはかどり方に違いが出ます。慢性的に残業をしている人ほど仕事がはかどっていないというケースもみられています。
部下のスケジュール管理
スケジュールを上手く管理する方法を身につけることで、これまでよりも仕事の効率を上げ、仕事の内容をさらに充実させることも可能にします。自身のために対策を実践するのはもちろんですが、スケジュール管理ができない部下がいる場合にも、これらの対策方法を提示してみることで会社全体の業務の効率化につながることが期待できます。また会社全体の営業支援顧客管理ツールであるSFA・CRMを導入することで、部下のスケジュール管理はもちろん会社全体としてのスケジュール管理が可能になるのでおすすめです。
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以下ではCRM導入前、導入後の各段階における、失敗しないポイントを説明しています。よろしければ、こちらもご参照ください。
