営業を効率化する施策7選！流れやメリット、おすすめのツールを紹介
営業活動を効率化することで、商談の質が向上し、売上アップを実現しやすくなります。しかし、資料作成や顧客管理に時間を取られ、本来の営業に集中できないケースも少なくありません。
本記事では、営業の効率化に役立つ具体的な7つの施策や導入すべきツールを紹介します。さらに、営業の効率化を実践した企業の成功事例も解説します。
営業の負担を減らし、より成果につなげる方法を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
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営業の効率化とは何か
営業の効率化とは、業務の無駄を省きながら、営業活動をより円滑に進めることです。資料作成や顧客管理の負担が大きいと、新規顧客の開拓や商談に集中しにくいため、効率化が必要です。
具体的には、CRMやSFAなどのツールで情報の集約化・自動化を進めたり、アウトソーシングでノンコア業務を外注したりするなどの方法があります。業務がスムーズに進むと、担当者は商談の時間を確保でき、売上の増加につながります。
営業の効率化に積極的に取り組めば、生産性が高まり、企業全体が成長するきっかけになるでしょう。
営業の効率化を実施する4つのメリット
営業の効率化には、業務の最適化による商談の質向上や売上アップなど、多くのメリットがあります。以下で、それぞれの効果を詳しく解説します。
営業の質が上がる
営業の効率化により、商談や提案の時間を確保しやすくなる点がメリットです。たとえば、訪問先への移動時間が長くなると、商談の準備や振り返りに十分な時間を割けず、提案の質が下がることがあります。
この課題を防ぐ方法の一例として、成約率が高い見込み客には対面で打ち合わせを行い、検討段階の顧客にはオンライン商談を活用する手段があります。さらに、訪問計画や資料作成の効率化として、営業ツールの導入もよい方法です。
作業がスムーズに進むと、商談準備や提案内容のブラッシュアップに時間を使えるようになります。十分に準備することで、顧客の信頼を得やすくなり、成約率の向上につながるでしょう。
売上が向上する
営業の効率化を図ると、売上アップも狙いやすくなります。作業工程が多いままだと、新規顧客の開拓や既存顧客のフォローが後回しになりがちです。これを防ぐため、SFAを導入して案件ごとの進捗を一元管理し、入力を自動化する方法が有効です。担当者は必要なときに正確な情報を確認でき、訪問や提案のタイミングを逃しにくくなります。
さらに、アウトソーシングで資料作成やリスト整備などの業務を委託すれば、商談の回数の増加も見込めるでしょう。結果として機会損失が減り、売上の上昇が期待できます。
営業担当者の負担軽減につながる
営業担当者の業務負担が大きくなると、ミスが増える可能性があります。メール送信や見積書の作成、プレゼン資料の準備など、手間のかかる業務が積み重なると、本来の営業活動に集中しづらくなるため、注意しなければいけません。
負担を抑えるため、オンラインツールを導入し、テンプレートを活用する手段があります。データ入力の自動化を進めれば、煩雑な作業が減り、他の業務に時間を割きやすくなるでしょう。
顧客満足度の向上につながる
営業の効率化によって迅速な対応ができるようになると、顧客満足度の向上も期待できます。事務処理に時間がかかる場合、顧客対応が後回しになり、寄り添った提案をじっくり検討しにくくなるためです。
迅速な対応を実現するために、チャットボットを導入し、一次対応を自動化する手法が有効です。要望を素早く確認できれば、顧客のニーズを的確に把握しやすくなるでしょう。
さらに、資料作成をテンプレート化すると、作業時間を短縮でき、商談前のヒアリングに集中しやすくなります。迅速かつ的確な対応を積み重ねることで、信頼関係が強まり、継続的な取引にも発展しやすくなるでしょう。
営業の効率化を実施する際の流れ
営業の効率化には、課題を把握し、適切な改善策を実施することが重要です。以下で、業務の洗い出しから効果測定までの流れを詳しく解説します。
改善すべき業務を洗い出し、課題を明確にする
営業活動を効率化するには、まず業務の課題を洗い出すことが大切です。時間や労力がかかる部分を把握しないと、本来注力すべき業務が後回しになる可能性があります。
担当者へのヒアリングを実施し、メール対応や資料作成にかかる負担を具体的に確認しましょう。営業リストの作成に時間が偏っている場合は、自動化ツールの導入やテンプレート化を検討する手段があります。
業務の現状を把握し、課題を明確にすることで、適切な改善策を実施しやすくなります。
ゴールを設定し、課題に優先順位をつける
課題が明らかになったら、業務改善の方針を定めましょう。目標が不明確だと、どの業務を優先すべきか判断しづらくなります。
例えば、営業担当者の生産性向上を目的とする場合は、事務作業の短縮や単純入力の削減を優先すると良いでしょう。業務改善の施策を急に進めると混乱が生じるため、事前に社内で共有し、スムーズな導入に向けた準備が必要です。優先順位をつけることで、計画的に業務改善を進められます。
業務を効率化する方法を考え、スケジュールを立てる
次に、具体的な施策を検討し、全体のスケジュールを計画しましょう。優先順位をつけた課題に対し、どの手順で進めるのか、誰が担当するのかを明確にすると、実行した際の混乱を防ぎやすくなります。
業務効率化のため、月ごとに数値目標を設定し、週に一度ミーティングを開いて進捗を共有する方法が有効です。さらに、プロジェクト管理ツールを活用し、資料の準備状況や顧客対応の履歴を管理すれば、業務の抜け漏れを防ぎやすくなります。
状況に応じて別の解決策を検討する
効率化を進める中で、人手や時間が不足する場面もあるかもしれません。そのため、状況に応じて別の解決策を検討することも視野に入れましょう。
例えば、データ入力やアフターサービスを外部に委託する方法、事務処理を自動化するITツール導入といった手段が考えられます。まずは一部の部署で試し、効果を確認してから段階的に導入すると大きな混乱も起こらないでしょう。
効果測定で状況を把握する
施策を実施した後は、効果測定を行い、営業の効率化が実際に成果を生んでいるかを確認します。施策を導入しただけでは不十分のため、どの業務が改善されたのかを検証することが重要です。
まず、担当者の声を集め、業務負担が軽減されたかを確認。さらに、新規顧客の開拓件数や商談の成立率などの数値を分析すれば、売上や生産性の変化を把握しやすくなります。
期待した効果が得られない場合は、ツールの活用方法や業務フローを見直し、必要に応じて改善を行ってください。
営業を効率化させる施策7選
営業の効率化を実現するための施策を紹介します。スキルの共有やITツールの活用、業務の自動化など、負担を減らしながら成果を高める方法を詳しく解説するので、営業活動の効率化に役立ててください。
営業のスキルやノウハウを共有する
営業の効率化を進めるには、スキルやノウハウの共有が欠かせません。担当者ごとに営業スタイルが異なると、業務の属人化が進み、成果にばらつきが生じやすくなります。経験が浅い担当者が同じ失敗を繰り返せば、営業活動の効率が低下する要因にもなりかねません。
対策として、週単位で勉強会を実施し、効果的なアプローチ方法や提案のコツを共有する方法があります。営業資料や提案の流れを統一すれば、新人でもスムーズに提案を進めやすくなるでしょう。
書類作成や事務作業の時間を短縮する
事務作業の時間を短縮すれば、商談に集中しやすくなります。事務作業が多いと、顧客対応に割ける時間が減り、提案の質が下がる場合もあります。
定型業務の入力負担を軽減するためには、テンプレートや自動化ツールの活用がおすすめです。書類作成を効率化すれば、商談前の準備に時間を確保しやすくなり、結果として受注率や顧客満足度の向上にもつながります。
サイトのコンテンツやダウンロード資料を充実させる
営業の手間を削減するには、サイトのコンテンツやダウンロード資料の活用もよい方法です。商談前に基本的な疑問を解決できれば、不要な対応の削減につながり、営業リソースを最適化できます。
例えば、FAQを充実させたり、導入プロセスをまとめた資料を提供したりすれば、見込み客が自主的に疑問を解消しやすくなります。購入意欲が低い問い合わせの削減も見込めるでしょう。その結果、興味を持った相手と深く話しやすくなり、受注率アップも期待できます。
インサイドセールスを導入する
インサイドセールスの導入も、営業の効率化を図る手段のひとつです。電話やメールを活用し、対面せずに商談の準備を進めるため、遠方への訪問回数を減らしつつ、見込み客と密な接点を持てます。
オンラインで関心を高めた段階でフィールドセールスへ引き継げば、商談の質の向上にもつながるでしょう。また、営業データを一元管理する環境を整えれば、担当者間の情報共有もスムーズになります。
顧客ランクを定義する
効率的な営業活動には、顧客ランクの定義も必要です。利益率が低い顧客に時間を割き過ぎると、本来注力したい顧客が後回しになる可能性があります。
購入回数や取引規模などを基準に分類し、社内で共有すれば、担当者が交代してもスムーズに対応できます。共通の指標を共有すれば、判断のばらつきを防げるだけでなく、無駄な業務の発生も抑えられるでしょう。
アウトソーシングサービスを利用する
アウトソーシングの利用も、営業の効率化に欠かせない方法です。事務作業や電話対応を自社でまかなうと、人件費や研修の負担が増え、営業活動に専念しにくくなります。
外部の専門チームにアポイント獲得や資料作成を任せれば、営業担当者は提案や商談準備に集中できるでしょう。業務を明確に分担すれば、受注率を高めるための時間を確保しやすくなります。
さらに、専門知識を持つスタッフの協力を得ることで、新市場の開拓や効果的な営業戦略の立案にも役立ちます。
営業の効率化をサポートするITツールを導入する
社内での工夫だけでは限界がある場合も、ITツールを活用すれば、営業活動の大幅な効率化が図れます。営業の効率化に適したツールには、顧客情報を一元管理するCRMや営業プロセスを最適化するSFAなどがあります。
自社の課題や業務内容を踏まえ、最適なツールを導入し営業の生産性向上を目指しましょう。
営業の効率化におすすめのツール
顧客情報の管理や商談の進捗管理、マーケティングの自動化など、業務をスムーズに進めるためのツールはさまざまです。
以下で、負担を減らしながら成果向上につながるおすすめのツールを5つ紹介します。
CRM
CRMは、顧客情報を一括管理し、長期的な関係構築を支援するツールです。活用することで、名前や属性、購入履歴を集約できるため、接点が増えている顧客を見落とすリスクを減らせます。データが分散していると、担当者間の連携が乱れ、対応の漏れにつながりかねません。
営業活動の記録を入力すれば、見込み度の高い顧客を社内で共有し、優先順位を明確にできます。さらに、過去のやりとりを時系列で追うことで、課題の発見や適切なフォローが可能です。
SFA
SFAは、案件の進捗や顧客とのやりとりを管理し、営業活動を効率化するツールです。活用すれば、商談履歴や連絡状況を可視化できるため、適切なタイミングでフォローしやすくなります。
また、見込み度の高い顧客を優先してアプローチでき、商談の精度が向上します。さらに、担当者ごとの活動データが蓄積されるため、成功パターンの分析や営業戦略の改善にも役立ちます。
SFAの機能や導入の際に気をつけるポイントについては、以下で詳しく解説しています。
関連リンク：https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/sfa/about
MA
MAは、見込み客を育成しながら営業活動を効率化するツールです。興味度が低い顧客へのアプローチを最適化できるため、無駄な接触を減らし、適切なタイミングで営業活動を展開できます。
CRMと連携すれば、顧客情報の一元管理も可能です。行動履歴の把握が、より容易になるでしょう。
MAツールの選び方や主要なツールについては、以下で詳しく解説しています。
関連リンク：https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/ma-tool-20596
日程調整ツール
日程調整ツールは、商談や会議の候補日時を自動で提示し、参加者が都合の良い時間を選べるシステムです。
このツールを導入すれば、短いやりとりでスケジュールを確定でき、資料作成や打ち合わせ内容の準備に時間をあてやすくなります。日程調整の負担が軽減されるため、商談の質の向上も期待できます。効率的に予定を管理できれば、業務時間や残業の削減にもつながるでしょう。
オンライン会議システム
オンライン会議システムは、Web上で商談や打ち合わせを行う環境を整えるツールです。営業では、移動にかかる時間も負担のひとつです。オンライン会議を活用すれば、遠方の顧客ともスムーズに商談を進められます。
画面共有機能を使えば、資料を見せながらの提案が可能になり、対面と同じレベルのコミュニケーションが可能です。リアルタイムの文字起こし機能を使えば、議事録作成の負担も軽減されます。
営業の効率化に成功した事例
以下では、営業の効率化に成功した企業の事例を紹介します。情報の管理方法や営業の進め方を見直し、商談の増加や業務のスムーズ化を実現した事例です。
マルホ発條工業株式会社の事例
マルホ発條工業株式会社は、精密小物ばねや自動包装機の製造・販売を手がける企業です。これまで、展示会で集めた名刺を担当者ごとに管理していたため、顧客情報が社内で共有されにくい課題を抱えていました。
この問題を解決するため、新たなツールを導入し、事業部間のデータを一元管理できるようにしました。進捗を数値で可視化し、問い合わせ件数や成約見込みをリアルタイムで把握できる仕組みを構築しました。適切なタイミングでフォローを行った結果、数千万円規模の案件を受注する成果を上げました。
株式会社ラフールの事例
株式会社ラフールは、メンタルヘルステック事業を展開する企業です。営業活動が属人化し、顧客情報を十分に連携できていない点が課題でした。担当者ごとの営業手法にばらつきがあり、見込み客への適切なアプローチも難しい状態だったようです。
そこで、初回商談日やサイト閲覧数などのデータを集約し、担当者がメルマガ配信のタイミングや接触回数を調整できるツールを導入。この施策により、商談件数が3〜4倍に増加し、取りこぼしていた見込み客との商談機会を確保できるようになりました。
営業を効率化するなら
営業を効率化するなら、eセールスマネージャーがおすすめです。eセールスマネージャーは、商談履歴や問い合わせ内容をリアルタイムで記録し、顧客の関心度に応じたアプローチを実現するCRM/SFAツールです。
案件ごとの進捗を可視化し、対応漏れや商談の重複を防げます。さらに、活動履歴を分析することで、成約につながりやすいアプローチを見極められるため、営業戦略の最適化にも役立ちます。
営業の生産性を高めたいとお考えの方は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
営業の効率化には、業務の無駄を省き、適切なツールを活用することが重要です。CRMやSFAを導入すれば、顧客情報を一元管理し、成約率の向上が期待できます。また、インサイドセールスやアウトソーシングを活用すれば、担当者の負担を軽減しながら営業活動を最適化できます。
適切な施策の導入により、業務改善が可能です。ぜひ、自社に合った方法を取り入れ、営業の生産性向上を目指しましょう。
