売上管理とは？実施する際の手順やエクセル・会計ソフトといったツールをご紹介！
売上管理は、企業の収益を可視化し、経営判断を支える重要な業務です。売上管理を正しく行うことで、売上の推移を分析しやすくなり、経営の判断材料として活用できます。
この記事では、売上管理の基本から手順、無料で使えるツールなどを詳しく解説します。この記事を読むことで、売上管理の基本から実践的な手順、適したツールの選び方まで理解でき、効率的な売上管理につながるでしょう。
売上管理とは
売上管理とは、日々の売上データを記録・集計し、目標の達成状況や売上の傾向を分析する業務です。売上の現状を正確に把握し、どのように向上させるか考えることは、企業の成長に欠かせません。
売上管理では、週次・月次・年次といった単位で売上を整理し、目標達成率や前年同期比を分析します。会社全体の売上だけでなく、部門別・担当者別・商品別・地域別など、詳細なカテゴリーごとに分析するのが一般的です。
エクセルや専用ツールなどを活用して売上の推移を可視化すれば、売上低下の原因を特定し、成長している分野をさらに強化できます。売上が目標に達していない場合は、販売戦略の見直し、新たな施策を導入する必要があります。
売上管理を適切に行うことで、経営判断の精度が向上し、企業の成長を支える基盤となるでしょう。
売上管理の目的とは
売上管理には、目標の達成状況を把握し、営業戦略を見直す役割があります。以下で売上管理の目的を解説していきます。
売り上げ目標到達
売上管理の重要な目的のひとつが、売上目標を到達させることです。企業は期首に年間の売上目標を設定し、四半期・月次・週次と細かく期間を区切って管理します。しかし、日々の業務に追われていると、現在の売上が目標に対してどの位置にあるのかを正確に把握するのは難しいものです。
そこで、売上管理を通じて現在の売上データをリアルタイムで記録し、売上目標と比較します。売上が低迷している場合は、その理由を洗い出し、営業方法の見直しや新しい戦略を考えることが必要です。
反対に、売上が好調なときは、その成功の理由を分析することで、さらなる成長につなげる施策を検討できます。このように、売上の推移をしっかり管理すれば、より的確な経営判断が可能になるでしょう。
営業戦略立案
売上管理の目的には、効果的な営業戦略の立案も挙げられます。良い営業戦略を考えるには、現状を正確に把握し、課題を洗い出したうえで、有効な改善策を検討しなければなりません。そのために、過去の売上データを分析し、売上が変動する原因を明らかにすることが重要です。
売上データを分析すると、人気の商品や売れ行きの良い価格帯、季節ごとの売上の変化などを把握できます。たとえば、去年の同じ時期に売上が良かったにもかかわらず、今年の売上が低迷している場合は、競合の影響や消費者ニーズの変化が影響している可能性があります。このような情報をもとに対策を講じることで、売上の回復や向上につながります。
また、売上が好調な場合も、売れている理由を分析することが大切です。それが商品の魅力によるものなのか、マーケティングの成功なのかを知れば、今後の戦略にも活かせます。
売上管理に必要な項目とは
売上管理には、売上や原価、経費などの項目を正確に把握し、適切な目標設定と進捗確認が欠かせません。以下で売上管理に必要な項目を紹介します。
売上
売上とは、商品やサービスを提供し、その対価として得られる金額のことです。売上管理では、売上金額に加えて、取引日、顧客情報、販売した商品・サービスの詳細を記録しなければいけません。
売上を適切に記録することで、傾向を把握し、将来の販売戦略を立てやすくなります。管理には、スプレッドシートや専用のアプリを活用すると、データ整理や分析が効率的に行えます。
売り上げ目標到達
売上目標は、企業が成長するために一定期間ごとに設定されます。年間や月ごとに売上の見通しを立てることで、営業活動の指針になるためです。
目標は過去の実績をもとに、無理のない範囲で少し高めに設定するのが理想です。目標が高すぎると従業員のやる気を損ね、低すぎると成長の機会を逃す原因になります。
売上管理を続ける中で、目標が現状に合わなくなった場合は、状況を見て修正することが必要です。適切な目標設定をすれば、組織全体が売上達成に向けて効率的に動けるでしょう。
売り上げ目標に対する達成率
売上目標の達成度を知るには、売上と目標を比較し、進捗状況の数値化が必要です。売上目標を100%とし、どのくらい達成できているかを計算すれば、現状をすぐに把握できます。
目標に届いていない場合は、その原因を分析し、販売方法の見直しや新規顧客の獲得など、具体的な改善策を考えましょう。
前月および前年比の売上
売上管理では、前月や前年の売上と比較し、どの程度の変動があるかを確認することも大切です。前月比や前年比を分析すれば、現在の施策が効果的か判断できます。
売上が増えている場合、営業やマーケティングの成果と考えられます。逆に減少している場合は、顧客ニーズの変化や競合の影響を考え、早めに対策を検討することが必要です。
原価
原価（売上原価）は、商品を仕入れたり製造したりする際に発生する費用です。売上管理では、売上だけでなく原価を把握することで、適切な利益率の維持を確認できます。
売上目標を達成しても、原価が高すぎれば利益は減少し、最悪の場合赤字になることもあります。そのため、売上と原価を正確に記録し、収益を適切に管理することが重要です。
ただし、業種によっては、個別の商品ごとの原価を細かく把握するのが難しい場合もあります。その際は、過去のデータを活用し、原価率を基準に計算する方法が有効です。また、売上管理の精度を高めるため、社内ルールとして原価計算の基準を明確にしておくとよいでしょう。
予算・経費
売上管理では、原価だけでなく広告費や人件費、家賃などの経費も把握する必要があります。売上が低迷しているのに経費が増えすぎると、資金繰りが悪化し、経営が不安定になる可能性があるためです。
予算に対して売上が適切に確保されているか確認し、経費の増大が利益を圧迫していないかチェックすることが大切です。特に固定費が高くなりすぎると、利益が減る原因になります。
売上管理をする際の手順
売上管理は、目標設定・データ入力・分析・改善を繰り返し、経営の精度を高めることが重要です。以下で売上管理の手順を解説します。
売り上げ目標を設定する
売上管理は、まずは売上目標の設定から始めます。目標が明確になれば、各部門や従業員の役割がはっきりし、具体的な営業計画が立てやすくなるためです。
売上目標は、過去の売上データや市場の動き、競合の成長率などを参考に決定します。前年の売り上げや業界の平均成長率を考慮し、無理のない範囲での調整が必要です。高すぎる目標は負担になり、低すぎると企業の成長を妨げるので、慎重に検討しましょう。
売上データを入力する
売上管理を正しく行うには、売上データの正確な記録が欠かせません。不足や誤入力があると、分析の精度が下がり、経営判断を間違える可能性があります。
ただし、売上データの入力は従業員の負担が大きいため、業務効率化が求められます。POSシステムや会計ソフトを活用することで、売上を自動記録でき、入力ミスの防止につながります。手作業の負担はできるだけ減らし、データの正確性を高めることで、売上管理の質が向上するでしょう。
売上データを追跡し分析する
売上データは、ただ蓄積していくだけでは意味がありません。定期的に追跡・分析し、売上の流れや変化を把握しましょう。データを活用することで、経営判断がしやすくなります。
売上の増減には、季節や市場の動き、競合の影響など、さまざまな要因があります。売上が伸びた時期や落ち込んだ時期を明確にし、その理由を分析することが大切です。
売上データを詳しく分析することで企業の課題が明確になり、適切な改善策を検討しやすくなります。
分析を踏まえて改善する
売上データを分析すると、会社の課題や弱点が見えてきます。これらを解決するために、適切な改善策を考え、確実に実行する必要があります。
また、改善策を実施した後は、その効果を数値で確認し、必要に応じて見直すことも大切です。一度の取り組みで終わらせず、データを活用し、PDCAサイクルを回すことで、売上目標の達成に近づきます。
この流れを繰り返しながら、売上管理を継続することで、企業の成長につながるでしょう。
売上管理を実施する際のポイント
売上管理を効率化するためには、ルールの統一や自動化が欠かせません。定期的に見直し、正確なデータをもとに戦略を改善しましょう。
売上管理のルールを決める
売上管理を適切に行うためには、明確なルールを定めることが必要です。複数の従業員が売上管理に関わる場合、統一されたルールがなければ、記録方法がバラバラになり、データの正確性が損なわれる可能性があります。
例えば、売上計上のタイミングや売上種別、取引先名の表記方法が統一されていないと、データの集計や分析に支障をきたします。そのため、売上管理表の入力ルールを明確にし、関係する社員全員に周知徹底することが重要です。ルールを文書化し、マニュアルとして共有することで、担当者が変わってもスムーズな引き継ぎが可能になります。
テンプレートを用意する
売上管理の効率を高めるには、統一フォーマットのテンプレートを作成することが有効です。管理表のフォーマットを統一すれば、必要な項目を過不足なく網羅できるため、入力漏れや記録ミスを防ぎ、データの比較や集計がしやすくなります。
また、部署やチームごとに売上を管理する場合、異なる形式の管理表では情報が統一されず、集計作業が煩雑になります。あらかじめテンプレートを統一しておくことで、どの担当者が入力しても一貫したデータ管理が可能です。さらに、新しい担当者への引き継ぎもスムーズに行え、売上管理の精度を維持できます。
売上達成に向けて対策を練る
売上目標の達成には、現状の売上と目標を比較し、達成率を確認することが重要です。目標に対して売上が不足している場合、その原因を特定し、適切な施策を講じる必要があります。
例えば、新規顧客の獲得が計画を下回っているなら、新しいマーケティング手法の導入を検討します。売上が好調な場合は、成功した施策を分析することで今後の戦略に活かせるでしょう。
施策の実行後は再度売上と達成率を確認し、継続的に改善を行うことが重要です。
売上管理の状態をこまめに振り返る
売上管理は、データを記録するだけではなく、定期的な振り返りが求められます。売上の変動を早期に把握することで、迅速に対応策を検討でき、機会損失の防止につながるでしょう。
売上の変化には、季節やプロモーションの影響など、さまざまな要素が関与しています。定期的に関係者を集めてミーティングを開き、売上データをもとに分析すれば、営業戦略をより適切に立案しやすくなります。
手間のかかる作業を自動化する
売上管理を効率化するには、手作業による計算やデータ入力を極力減らすことが重要です。人の手による入力ではミスが発生しやすく、集計作業に時間がかかるため、システムの導入が推奨されます。
売上データの入力にはPOSシステムや会計ソフトを活用し、手作業を最小限に抑えるとよいでしょう。売上管理を自動化すれば、業務負担を軽減し、より正確なデータをもとに経営判断が可能になります。
売上管理に適したツール
売上管理ツールにはさまざまな種類があり、使いやすさやコストに違いがあります。目的や業務に合ったツールを選びましょう。
エクセル
エクセルは、売上管理を手軽に始められるツールのひとつです。初期費用がかからず、売上管理のフォーマットを自由にカスタマイズできます。また、関数やピボットテーブルを活用すれば、売上データの集計や分析も可能です。
一方、デメリットとして、データ量が増えるとファイルが重くなり、処理速度が低下する可能性がある点が挙げられます。また、関数やマクロを活用する場合は専門的な知識が必要となるため、管理が特定の担当者に依存しやすくなるでしょう。
関連リンク：「Excel（エクセル）での進捗管理の方法とは？」
SFA・CRM
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）は、売上データの入力・分析を効率化できるツールです。これらを活用すれば、営業プロセスの可視化や顧客情報の一元管理が可能になります。
SFAは、営業活動ごとの進捗を記録し、売上見込みを数値化できるのがメリットです。CRMは、顧客の購買履歴や問い合わせ履歴を管理し、関係構築の強化に役立ちます。
その一方、導入や運用には一定のコストがかかるため、企業規模や予算に応じた適切な選択が必要です。
関連リンク：「SFAとは？CRM・MAとの違いや導入時のポイントを解説」
会計ソフト
会計ソフトを使うと、売上データを簡単に管理・分析できます。前月比や前年比の売上推移を自動で算出でき、商材ごとの売上動向もひと目で確認可能です。また、データをエクスポートし、エクセルなどでの管理もできます。
一方で、クラウド型は月額費用が発生し、インターネット接続が必須です。インストール型は、PCの故障時にデータが消失するリスクがあり、法改正時には手動でアップデートが必要になります。
売上管理に適したツールの選び方
売上管理ツールの選び方は、業種・規模・機能の観点から検討が必要です。自社に適したツールを選ぶことで、業務の効率化が図れます。
業種
売上管理の手法は、業種ごとに異なるニーズがあります。製造業では在庫状況の把握・生産工程の進捗管理・部品管理機能が充実したツールが重要視されます。小売業やサービス業では顧客管理・請求管理・POSシステムとの連携機能が有効です。
自社の業務に適した機能を備えたツールを選ぶことが、売上管理の効率化につながるでしょう。
事業の規模
企業の規模に応じたツール選びもポイントです。小規模事業者ではエクセルや低価格の会計ソフトが適しており、中規模以上ではCRMやSFAを活用すると管理がスムーズになります。
事業規模が大きい場合、売上データの処理が負担になるため、クラウド型の管理システムを導入すると、複数の担当者でデータを共有でき、業務の負担を軽減できます。
求める機能
売上管理ツールを選ぶ際は、必要な機能を明確にすることが重要です。売上記録や集計機能に加え、レポート作成・データ分析・他システムとの連携が可能なツールや、より高度な分析を行いたい企業向けの機能が備わっているものなどがあります。
しかし、機能が多すぎると操作が複雑になり、かえって業務の効率低下を招く可能性があるため注意が必要です。無料トライアルを活用し、ツールの仕様や機能性を確認してから導入すると、自社にあったツールを選択できるでしょう。
まとめ
売上管理は、企業の成長を支える重要な業務であり、売上目標の達成状況を把握し、適切な戦略を立てるために不可欠です。エクセルや会計ソフトを活用することで、データの管理・分析が効率化され、経営判断の精度も向上します。
売上管理をスムーズに進めるには、統一フォーマットを作成し、スプレッドシートやアプリを活用するのも有効です。この記事を参考に、最適な売上管理の方法を見つけ、業務の効率化を図りましょう。
