フレックスタイム制の体制構築に必要なものとは？ 実践する働き方改革
御社ではフレックスタイム制の導入を考えていますか？ 導入したのちに上手に運用できていますか？
「フレックス制は本当に役に立つのか」「どうすればいいのか」というところにお悩みな方も多いでしょう。今回は運用に役に立つ知識と、体制構築のポイントを詳しく説明いたします。
成功のための体制構築は、人事担当者や管理者が正しい運用のための正しい制度知識を持つことと、社内の「フレックスタイム制は役に立つ」との合意・認識作りがカギです。
人事担当者の方の問題意識も「フレックス制は本当に役に立つのか」というところにありそうです。それと同時に、成功のための体制構築は、人事担当者や管理者が正しい運用のための正しい制度知識を持つことと、社内の「フレックスタイム制は役に立つ」との合意・認識作りがカギです。
以下、運用に役に立つ知識と、体制構築のポイントを詳しく説明いたします。
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フレックス制 制度の仕組みと「フレックス」の意味
フレックス制は労働基準法による労働時間の仕組み
フレックス制は、コアタイムの設定＋残業時間の精算で、労働時間を柔軟＝フレックス（「柔軟」の意味の英語Flex）に設定できるのが特徴です。
ただし、コアタイムの設定は、法令上必須ではないので、コアタイムを設けないスーパーフレックス制をとることも可能です。
残業時間の精算は、1ヵ月単位の精算と、3か月単位での精算が可能になっています。
フレックス制導入の手続
フレックス制導入の際には、下記の事項を定める労使協定の締結を行うことが必要です。さらに、2019年4月から導入が可能になった3か月清算のフレックス制の場合は、労働基準監督署に届出も必要となります。従来の1か月精算の場合は、労働協約の締結のみで新制度導入後も変わりません。
・労使協定の締結の対象となる事項
必須4項目
- 対象となる労働者の範囲（～部、～さんと～さんという形でも可能）
- 清算期間
- 清算期間における総労働時間（＝法定労働時間）
- 標準となる1日の労働時間
任意2項目
- フレックスタイム
- コアタイム
フレックス制のメリット/デメリット
メリットは「Flexible」
文字通り柔軟な働き方が可能になることです。
–1)労働時間を柔軟に設定できる
ワークライフバランスをとることが可能です。自己管理ができる人にとっては、コアタイムは毎日コンスタントに働き、非繁忙日は仕事を早く切り上げられます。
例えば子育て中・介護中・あるいは資格試験の勉強などにより、時間が必要な人も離職しないで仕事が続けられ、ケア責任を果たすことや自己啓発のニーズも満たすことが可能になります。
フレックス制は実質的な戦力のアップにつながる、と評価される所以です。
–2)残業コストの低減につなげることができる
会社は、1ヵ月または3か月単位で労働時間の通算できるため、日ごとに発生した残業時間に対して、残業代を払う必要はなくなります。
コストカット効果はどれくらいになる見込みか、年間トータルでカットできるコストがどれほどになるか、試算をしてみましょう。社労士事務所などに試算をしてもらう、あるいは、同規模・同業の例などを尋ねてみるのはコストがかかりにくく、よい考えです。
–3)採用への好影響
採用の際にも「ホワイト職場」のアピール・会社のダイバーシティへの理解のアピ―ルにつながります。
特に売り手市場と評される現在、優秀な人材・欲しい人材ほど、良い環境の職場を選別する傾向にあるため、職場環境のイメージアップと外部へのアピールは必須です。
デメリット＝社員の自己管理と運用の手間
社員の自己管理ができない場合に備えて社内を仕組み化しておく必要があります。
-1) 自己管理ができない人を想定し体制を構築する必要がある
自己管理ができない人の場合、労働時間が所定の労働時間を下回るようなケースも出てきます。例えば取引先に対応ができなくなった・コミュニケーションが希薄になったなど。
その結果、他の働く人の負担が増えることさえあります。このような場合は、注意、懲戒で適切に是正することが必要です。
スケジュール管理システムや電話会議システムをツールとして積極的に使うことを促しましょう。それでもなお、コミュニケーションが低下したら、人事評価に正しく反映しましょう。
-2)制度の運用や計算の手間
→制度の運用に手間がかかりがちになります。特に労働時間の計算の点は手間が多くかかる最大の要素です。
例えば、3か月の清算の場合、月ごとの残業時間の計算と、3か月の精算で上限を超えないようにする残業時間の管理の双方が必要です。
労働時間の計算の他、労基署への届出手続きも3か月の精算の場合には必要になります。
こういった場合はクラウド勤怠などのツールで対応しましょう。ツールなら、1か月清算の場合も、3か月精算の場合も、アラートが出たり、見やすい一覧表で時間管理の可視化を図ったり、管理側の負担を大きく減らせます。
フレックス制を成功に導くための体制構築３つのポイント
速やかに適切に対応することが肝心。
フレックス制から生じるデメリットには速やかに適切に対応することが肝心です。
具体的に管理側はデメリットに対してどんなアクションをすれば良いのでしょう。大枠としては３つの要素があると考えられます。
１：懲戒・人事評価軸の構築
フレックス制をとることを前提にした評価制度の基準を構築することが大事です。まずは社内にてその議論と評価軸のFIXを行う必要があります。
なぜなら、評価から制度まで一貫した対応をして初めて、制度が活かせるからです。
例えば、就業規則の他、人事評価がフレックスに合致していないと使われない制度になるでしょうし、もしくは社員のフラストレーションの原因となります。
端的には、残業時間がコンスタントに長い職員を「一生懸命やっていた」と評価するようなことでは、フレックス制は使われず、根付きにくいでしょう。
ところで、就業規則や評価には多くの要素があります。時として、会社の目指す方向性と、規定内容や、評価の枠組みが合わないことがあります。
そこで、これらの規則・社内文書を丁寧に検討し、フレックス制との矛盾・価値観のギャップがある項目に、職員が違和感を覚えるなど、社内の体制に不十分なところはないかチェックすることが重要です。
加えて、勤怠が不良の場合の懲戒について、実際に問題が起きているのに、懲戒権の発動はしていない、といった場合も体制が不十分といえるので留意が必要です。
２：ICTツールの導入
勤怠の届出・スケジュール管理・労働時間管理はツール導入が有効です。
ツールも現在クラウドになっているので、投資コストが必ずしも大きいとは言えません。フレックス制で達成できる、残業代の削減などのコストカットとの見合いで決めましょう。
誤解の多いところですが、ツール導入は、大企業しか対応できない訳ではありません。現在はローコストなものも多く市場に出回っています。
ツールも使いやすく、かつ初月は無料から使えるものも多いので、まずはトライしてみても良いでしょう。
３：フレックスのベネフィットを認知させよう
フレックスのベネフィットは、働く人からすると全世代が受けられるものです。会社もコストカットの大きな材料になります。
ベネフィットの認知が徹底しないと、回りにくい制度なので、「成功事例」を広げる広報体制も構築すべき体制の一つです。
ここが一番人に介在する問題なので難易度が高いでしょう。深ぼっていきます。
1 ）粘り強い現場への手法の啓蒙/マネジメントレイヤーの管理体制変更
まず、管理側、現場側双方が行動様式を変更させる必要があります。
そして、管理側は粘り強く認知や手法を啓蒙し続けることが重要です。従業員はその手法に従っているかどうか、検証することも必要になります。
実際、フレックスタイムに対しては取引先とのコミュニケーションにセンシティブになる人もいますし、そのため「自分は使わない」という人もいます。実際かえって自分は残業時間が増えた、という人までいますが、これはフレックス制の正しい在り方ではありません。
フレックス制はうまく運用できれば、会社も働く人も助かる制度です。しかし、ノウハウの確立や、社内の定着までは時間がかかりますし、フレックス制の使い方がそもそもわからない従業員も多いものです。
そこで、管理側も業務を可視化させ、その上で管理する必要がありますし、従業員は自己管理のレベルを上げる必要があります。
自己管理ができている人が、どのように時間を使って成果を上げ、フレックス制の中で評価を上げられるのか、コミュニケーション上のデメリットの克服はどのように行ったのか、社内のいわば「トップランナー」の情報を開示することも他の従業員のレベルアップの役に立つでしょう。
このような地道な制度定着に向けた活動を行いつつ、フレックス制が浸透するまで、トップ・管理側が正しい手法や、目指す成果を長く言い続けなければなりません。
２）真面目にやる人が得をすることの理解
評価でちゃんと真面目にやる人が得をすることを理解してもらうこと、また、「使わない」という人を巻き込む努力を続ける体制が必要です。
フレックス制のもとでは、「ちゃんと真面目にやる」と会社が評価するのはどういうことなのか、すべての従業員にとってわかりやすい話ではないということも考えられます。
短い時間で成果を上げられる・長く働く必要性のある時には、ニーズに応じた働き方をするなど、メリハリが効いている働き方がフレックス制では評価されるのが自然です。モデルケースの設定などでこうした働き方＝「ちゃんと真面目にやる」の意味であることを積極的に打ち出しましょう。
社内のトップランナーがリードし、普通の人がモデルケースをまねて「ちゃんと真面目にやる」と、普通の人もフレックス制が有効に使え、評価もよくなる、ということがメッセージとして伝われば理想的です。
モデルケースをありふれた実例となるまで普及させるには、管理職の運用協力は必須です。まず、管理職の理解を正しくし、かつ深めるため、管理職研修・成功事例の管理職向け解説などを活用しましょう。客観的な専門家からの解説・研修も有効です。
フレックス制 成功しやすい業種・職種があるの？
データで見るフレックス制
第８表 変形労働時間制の有無、種類別採用企業割合 より
厚生労働省就労条件総合調査では、労働時間ないし残業時間に関する制度導入割合が詳しく調査されています。平成30年度の調査では、6割の企業において変形労働時間制を導入していますが、フレックス制は低調（5.6％）です。
ところが、業種別にみると、学術・情報通信産業では割合がぐっと上がります。会社の規模別にみると大企業が優勢ですが、ITベンチャーなどでの導入が目立っています。
「その時間に絶対そこにいなければならない」という業種でなければ、フレックス制は労働者と会社と双方にメリットのある制度です。
統計上は低調であるフレックス制に対して、変形労働時間制が業種の偏りなく、多くの会社で採用されているとのデータから見ると、実はフレックス制の潜在ニーズは大きいものと考えられます。
こんな業種・職種ではうまくいく？
-1)裁量の余地が大きい職務
フレックス制の特徴としては、個人の裁量の大きい場合や、職務特性がフレックスタイム制に向いていると、その効果を正しく発揮できる可能性が高いことが知られています。
学術・情報通信産業に類して裁量の余地が大きい職務を行っているところは残業代の節約の効果が見込めます。
– 2)時間の制約に囚われる職務
みなし労働時間制をとっている営業職の場合などは、ICTツールを使えばフレックスのほうがむしろ合う場合も考えられます。職種限定で導入を始めて、徐々に職種を拡大することなども検討するのもよい方法です。
1)2)それぞれの観点からよくよく検討すると、向いている業種・職種の幅は今考えられている以上に広いものであり、多くの業種・職種が実は向いていることが理解できるでしょう。
働き方改革はフレックス制の活用で促進 あるべき体制を全員参加で構築を
フレックス制の成功には、
- 運用レベルでの正しい制度の理解
- フレックス制のベネフィット（会社・従業員双方が享受可能です）の認知
- デメリットに対する適切な対応
- それに関係者の巻き込み
が必須であり、これらを実現できる手段と体制構築が必要です。ぜひ手段・体制を整えて、フレックス制を十分に活用しましょう。
なお弊社ではフレックスにおいて、企業の活動見える化に有用なCRM/SFAツール「eセールスマネージャー」を提供しています。ぜひ体制検討と合わせてご検討いただければ幸甚でございます。
