残業削減しながら営業売上アップ！働き方改革を踏まえたその方法とは
政府が「働き方改革」で掲げた項目のひとつ『時間外労働規制』のルールが、2020年4月から中小企業にも適用されています。
そのため、規定以内に収まるように残業削減を行わなければならなくなりました。
売上を上げなければならない営業部門も同様ですが、これまで「当たり前のように行ってきた残業」を削減するためには、思い切った改革が必要です。
そこで、「売上拡大」と両立させながら確実に営業部門の残業を削減する方法を、実際に残業削減に成功した企業の事例を元にご紹介します。
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働き方改革により営業部門も残業削減が必須に！
働き方改革で残業削減が必須の事態に！？
2019年4月、労働者一人ひとりが柔軟な働き方ができることを目的とした「働き方改革関連法」が施行され、労働に関する8つの法律が改正されました。
規制項目の中の1つ「時間外労働（上限規制の導入）」においては残業に上限が設定され、営業部門もこの規制の対象となります。
具体的な変更的は以下をご確認ください。
施行前
- 行政指導として、ひと月45時間以内、かつ年間360時間以内におさめる
- 特別な事情がある場合は、それ以上の残業も可能
施行後
- 原則、ひと月45時間以内、かつ年間360時間以内におさめる
- ひと月に45時間を超えて残業ができる月は6ヶ月以内
- 1年に720時間を超えた残業は不可
- 休日労働を合わせて月100時間未満にすること
- 複数月の平均が80時間以内になるように調整すること
2020年4月からは中小企業もこの規制の対象となったため、現在も規定を超えて残業が発生している場合は、早急な解決が必要です。
残業削減できなければ罰則も！
規定の残業時間を超えて従業員に残業をさせると、会社側は法律違反をしたとみなされ罰が科せられる可能性があります。
時間外労働（上限規制の導入）に違反した場合の罰則
⇒ 6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金（労働者1人あたりの金額）
複数名に規定時間以上の残業をさせた場合、その人数分の金額の支払いが必要となる可能性もあります。
【働き方改革についてもっと詳しく知りたい方はこちらの記事が参考になります！】
営業部門は残業削減が難しい！その理由は？
営業部門で残業が慢性化する背景とは？
- 「日中、外出が多いから、残業しないと仕事が終わらない・・・」
- 「細かい打ち合わせが多いから、残業が増えがち・・・」
多忙な営業部門。
残業がなかなか減らない理由を考えるため、その業務の内訳を見てみましょう。
社外業務
自社商品・サービスの商談など、社外での営業活動
社内業務
訪問時に使用する資料作成、上司への報告、会議への参加、会議資料の作成
社内業務である「営業職のメンバーが参加する会議」について考えてみます。
メンバーは日中外出していることが多いため、就業時間後に会議が組まれている場合も往往にしてあるのではないでしょうか。
上に紹介した図は、ある営業マンの１日です。
定時は9時～18時ながら、退社は20時。
就業後の時間を使って、関係各部署と打ち合わせをする必要があるように見受けられます。
営業部署においては、日中は営業活動、その他の業務は就業時間外に行うのが当たり前、という残業が“慢性化”した状態といえるでしょう。
残業削減できない理由とは？
営業部の残業は、なぜ慢性化してしまうのでしょうか。
「残業があたり前」という意識の問題の他に、次の３つの理由が考えられます。
【1】無駄な作業が多い
「作成することがルールで決められている」というだけで、誰も読まないような書類を作っている可能性があります。
また、本来ならば一度で済ませることができる作業について、二度三度繰り返して行っていることも考えられます。
例えば営業報告について考えてみましょう。
同じような営業活動報告を何度も行っているということはないでしょうか？
伝える相手・フォーマット・ツールが異なると、同じような内容を共有しているのに無駄な作業が発生していると気付かず、残業につながってしまっていることがあります。
【2】作業の効率が悪い
資料作成に時間がかかっているケースが考えられます。
たとえば、見積書、提案書、稟議書、経費精算書など、書類の管理ができていないため、どこに何があるのかが不明瞭なことも。
作成するたびに、過去の書類を探す無駄な時間ができてしまうことが考えられます。
また、同じ顧客に関して複数の書類が発生する場合、書類の種類ごとに企業名を自分で入力しなければならないケースや、交通費を毎日計算する面倒なケースもあるでしょう。
移動時間が有効に使われていないため、その時間がそっくり無駄な時間となっていることも考えれます。
【3】個人の行動が可視化されない
上司が部下の行動を把握できていないことが多いため、的確な指示ができず、業務改善の必要性を誰も指摘できないことがあります。
また、見える化できていないことで、上司だけでなく同僚間でも情報共有ができず、同じことを個人がそれぞれで行っているケースもあるのではないでしょうか。
社内やグループ全体で課題を共有できないことは、営業全体の大きな損失にもつながります。
このように、残業削減できない3つの理由は、営業活動のムダや、営業不振につながる大きな問題点ともいえます。
この問題点を解決する方法を考える必要があるでしょう。
営業部門の残業削減問題を解決するために必要な取り組みは？
前述した「残業を削減できない3つの問題点」を解決するために必要なことを考えてみましょう。
ただし、営業部門の場合は特に、単純に労働時間を削減するだけでなく、売上向上しながら進める必要があります。
社員一人あたりの生産性を高めつつ残業を削減するためには、次の2つの取り込みを意識することが大切です。
1.業務の効率化によるコア業務への集中
営業活動の中で顧客接触以外の事務作業で無駄が生じているケースも多く、それらを改善する必要があります。
例えば、帰社しないと営業報告が完了出来ないケースや、報告用のEXCELが複数存在し、入力作業や会議資料の作成に時間を要するケースなどが、それにあたります。
また、営業現場の実態として、会議や資料作成、移動時間に工数が割かれてしまい、コア業務である顧客接点を埋められないケースも少なくありません。
やらないことを決めて、やることに注力できる環境をつくること、そしてやるべき報告／資料作成などをいかに効率的に行えるかが重要となります。
2.ボトルネックの可視化と改善
営業のリード取得から受注に至るまでのプロセスで、どこに課題があるのかを明確に把握出来ていないシーンがあります。
どこに課題があるのかが不明確になり、適正に改善に向けた活動が出来ていないと考えられる為、この課題を適正に把握し、それに向けた施策を行うことが必要となります。
残業を削減しつつ営業成績でも評価を得るための具体的な方法は？
「業務の効率化によるコア業務への集中」を実現するための方法
バラバラの情報を1つに整理しよう！
作業の効率を上げて、残業を減らすための効果的な方法について考えていきたいと思います。
まず実践したいのは、下記の3つのポイント。
- 「同じ内容なのに、何度も入力している」というような、無駄な作業を1つにまとめること
- ITツールを活用し、どのデバイスからでも活動報告を入力できる環境を作ること
- 場所を選ばず、スキマ時間に簡単に入力できる仕組みを持つこと
このような条件を表したのが下図です。
この図では、営業マンが「1回、活動報告入力する」だけで、すべての情報が異なるフォーマットでも閲覧できるようになる仕組みを表しています。
つまり、前章でバラバラだった情報を、1つに整理したイメージです。
情報を一元化したことで得られるメリット
こうした仕組みを持つことで、
- 報告、質問、相談など
- スケジュール（予定）
- 業務比率分析（日報）
- 案件管理
- 案件情報
- 受注予実管理
- マネジメント用データ
などの、報告や書類作成にかかる無駄な作業を削減できます。業務の効率化につながることがお分かりいただけるでしょう。
しかも、入力は出先や移動中に、スマートフォンやタブレット端末を使って行うこともできます。
こうしたスキマ時間を活用することも、効率化を考える上で重要なポイントと考えられます。
一つひとつの効率化の積み重ねが、残業削減につながっていきます。
「ボトルネックの可視化と改善」を実現するための方法
見える化が実現すると、誰もが同じ情報を確認できるようになる！
「ITツールを活用し情報を一元化すること」で作業の効率化が実現することがわかりましたが、それだけでなく「作業の見える化」も同時に実現します。
専用のツールで情報を共有することができれば、誰がどのような流れで作業を行っているのかなどの現在の状況や、過去の蓄積された情報を知ることができるでしょう。
また、上司は部下にアドバイスすることが可能となり、同僚間では必要な情報を共有することができるようになります。
それにより、部内や個人の課題が明確になることで業務改善が実現し、残業削減にもつながるでしょう。
ツールの活用で情報が“つながる”とPDCAが回り始める！
1章の図では、異なるフォーマットに入力する無駄、情報が一元的に管理できないことによる無駄などを表していました。こうした情報が1つにまとまると何が起きるのでしょうか？
下記は情報の入力が「1度で完結」し、いつでも・誰でも・どこからでも、最新情報が閲覧できる状態となった営業部門のイメージ図です。
この図を見ると、情報を1つに集約することで、単純な報告作業の時間短縮だけでなくPDCAがうまく回り始めるということが分かります。
つまり、訪問数増加→マネジメント強化→提案機会創出→マネジメント強化と良い循環ができます。
こうした改善につながるサイクルを持つことで、業務効率化はさらに促進できることでしょう。
【営業活動におけるPDCAサイクル強化については、こちらの記事も参考になります！】
営業部門の残業削減にメリットの多いSFAの導入でしっかり対策を！
冒頭でも述べたように、営業部門の残業削減には労働時間を削減しながら、売上を向上させる“生産性向上”が不可欠です。
残業削減に必要な取り組みである「業務の効率化によるコア業務への集中」「ボトルネックの可視化と改善」ができる環境をつくるには、SFA（営業支援システム）の導入がオススメ！
SFAは、営業活動の見える化や作業効率が実現するITツール。このツールの導入により、結果的に残業削減が実現できるでしょう。
おすすめのツールを、ムダの削減や売上アップが実現する具体的なメリットを交えてご紹介しますので、導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
生産性を向上させる三大要素が詰まった「eセールスマネージャーRemix Cloud」
SFAを検討するなら、CRM機能（顧客管理システム）も持ち合わせたツールがオススメです。
導入実績5,500社超・185業種以上の「eセールスマネージャーRemix Cloud」なら、営業シーンの生産性向上に必要な機能が詰まっています。
- 案件管理、商品別案件管理、案件シナリオ
- 商談管理、スケジュール管理、日報管理
- 予算管理、地図機能など
業務の効率化が進まない企業や、営業プロセス・予実状況が見えず具体的な指示出しが出来ていなかった企業の多くが、残業削減・生産性向上のためにSFAツールを取り入れています。
残業削減に効果的なシングルインプットマルチアウトプット
eセールスマネージャーでは、営業活動に必要な日報、会議資料、スケジュールなどの情報の全てが連携されているので、一度の活動報告をあげるだけで、リアルタイムに各資料や、ツールに情報が反映されます。
似たような報告を何度もあげる必要がなく、作業時間を短縮し、コア業務に集中することができます。
マネージャーも、営業担当から提出された資料を、案管理表、日報、会議資料、名刺情報など、それぞれ1つずつ開いて確認する必要がなくなり、関連情報にワンクリックで閲覧までが可能になります。
それにより、迅速かつ的確に指示出しまでを行うことができるようになります。
営業活動に必要な情報が連携され、一元管理できることによって、キーマン情報や、クレーム情報、今までのコミュニケーション履歴など簡単に把握ができるので、情報武装が簡単になります。
またシームレスに連携されることによって、外出先からスマホで営業活動の報告を入れるだけで、上長や関連部門への報告・共有のスピードが格段に上がり、組織全体で顧客接点の質を向上させることができるので、売上向上に向けた角度を高めて行くことができるようになります。
CRM/SFAに興味がある方や、導入を考えている方に向けて、様々なCRM/SFA製品を料金や機能、セキュリティなど32項目で採点し、ひと目でわかるグラフで特徴を教えてくれる製品比較シートと、料金・機能をXY軸にして製品群をマッピングした分析チャートをご用意いたしました。
比較の時間を短くしたい方に製品比較シート、どのような価格や機能性の製品があるのかといった、CRM/SFA製品の全体図を把握したいという方には製品分析チャートがおすすめです。
【CRM（顧客管理システム）について詳しく知りたい方は、こちらの記事が参考になります！】
eセールスマネージャーで残業削減に成功した企業の事例はこちら！
株式会社ベネフィット・ワンの場合
受注件数3.6倍、残業30％減を実現！／スキマ時間にスマホで簡単に情報共有
ベネフィット・ワン社※では、「スマートフォンを活用」「場所を選ばずスキマ時間に報告」「1度の入力で、必要な報告は完了」できるという環境を整備したことで業務効率化に成功。
残業削減に成功しただけでなく、商談も増加するという結果まで得ています。
中でも、効率化に貢献した機能として特筆すべきが社内SNS機能です。
SNSに慣れ親しんでいる若手営業マンにとって、報告や相談がしやすい環境が整備されたことで、コミュニケーションの活発化に成功。
業務効率化を促進するとともに、若手営業マンの営業成績向上にも大きく貢献しました。
※株式会社ベネフィット・ワン
https://bs.benefit-one.co.jp/BE-ONE/
総合福利厚生サービス、インセンティブサービス、BTM、CRM、旅行イベントサービスなど、様々な企業のニーズに対応しサービス展開。
企業価値や従業員のモチベーション向上を支援している。
【参考動画】ベネフィット・ワン社事例の詳細は下記を参照（YouTubeが開きます）
受注件数3.6倍、残業30％減を実現したeセールスマネージャーRemix Cloud 導入事例インタビュー【ベネフィット・ワン】
ひまわりネットワーク株式会社の場合
情報管理一元化の実現で事務工数を月60.5時間削減！／情報共有を一元化
eセールスマネージャーを導入する前は、IT管理ツールを複数導入してしまったことで情報が散在し、情報確認の工数がかなり増大していたとのこと。
しかし、SFAの活用で、他部署との連携もスムーズに！
また、事務処理にかける工数を月60.5時間も大幅に削減できるようになったことで、営業活動に工数をかけることに成功。年間売上予算を達成することができました。
【参考記事】ひまわりネットワークの具体的な活用例は、こちらを参照してください。
情報管理一元化により事務工数月60.5時間削減/年間売上予算達成を導いたCRM/SFAの活用方法
【働き方改革に基づいた「営業部門の残業削減」については、こちらの記事も参考になります！】
【働き方改革】営業部門の残業削減方法を知ろう～無駄をなくし、業務を効率化
SFAのメリットを活かし、残業削減＆営業売上アップの実現へ！
働き方改革により一定の残業基準を超えてしまっている企業の方は、早急な対策が必要です。
特に、営業は残業するのが当たり前、という体質の企業も多いため、社員の意識改革だけでなく営業部全体における改革が欠かせません。
また、営業部門における残業削減には単純な労働時間の削減だけでなく、売上を向上させる生産性の向上が不可欠なため、運用体制そのものの取り組みや仕組みそのものを見直すことが成功のカギとなります。
そのためには、SFAを導入することで、業務の効率化を実現し営業活動に集中させること、そして社内や部内（上司や同僚、他部署）で情報を共有することが重要です。
「あふれていた無駄な情報を１つにまとめ、誰もが同じ情報を見て活用することができる」
このような環境をつくることができればPDCAが回り始め、売上を高めながら残業が削減できる状況を作り出すことができるでしょう。
