ビジネスチャットツールの普及が進み、Slack、チャットワーク、Teamsなど、テレワークで利用する会社も多く見られます。

本記事ではビジネスチャットツールで狙える効果やメリット、主要ツールの紹介とともに、選び方のポイントをお伝えします。

ビジネスチャットツールとは？

ビジネスチャットツールは、組織内でのコミュニケーションを効率化するための、リアルタイムで行うテキストベースのコミュニケーションツールです。

特定のメンバーが参加する「チャンネル」や「ルーム」、ひとつのテーマや話題ごとのまとまりである「スレッド」といった表示方法により、対話の流れを把握しやすいインターフェースを持っています。

ビジネスチャットツールの多くは、テキストでのやり取りと合わせてファイルや画面を共有をしたり、音声やビデオ通話に切り替えたりすることができます。業務におけるメンバーとのコラボレーションを図りやすいものとなっています。

また、ビジネスチャットにはリアルタイム性が重視されるため、スマートフォン、タブレット、PCのいずれのデバイスからも利用できるものがほとんどです。

参考：ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは？　メリット・デメリット解説

ビジネスチャットツールの機能

ビジネスチャットツールには業務上の連絡や確認作業など、ビジネスを進める上でのコミュニケーションを効率化するための豊富な機能が備わっています。ビジネスチャットツールの主要な機能には以下のようなものがあります。

チャット機能

チャットは、確認や連絡、問い合わせなどを行うための短いテキストメッセージをやり取りする機能であり、対話の一連の流れをスレッドという形で表示します。

対話に参加しているメンバーのグループをチャンネルやチャットルームと呼び、グループに参加する複数人での対話が可能なほか、特定の相手を指定してコミュニケーションを行うダイレクトメッセージやダイレクトチャットといった機能があります。

スタンプなどのリアクション機能

定形のやり取りにスタンプを使うことで、テキスト入力の手間を省き、意思表示を迅速化することができます。また、テキストに加えて状況に応じたスタンプの絵柄を選ぶことで、テキストのみのやり取りでは伝わりにくい感情や態度などを表現する効果ももたらします。

共有機能

ビジネスチャットツール上で共有できる対象は製品によって異なりますが、文書や画像・動画などのファイル、自分のデバイスのスクリーンショット、特定のメッセージ、カレンダーやタスクなどを共有しながらやり取りを行うことができます。

音声通話・ビデオ通話機能

より緊急性の高い連絡や、現場の状況を相手に見てもらう必要がある場合には、音声通話やビデオ通話を行うことができます。

情報量の多い音声やビデオによるコミュニケーションは、テキストによるメッセージよりも相手の感情や意図が伝わりやすいため、状況に応じて使い分けること効果的です。

タスク管理・スケジュール管理機能

やり取りするメッセージをタスクに指定して、作業の進捗を管理したりカレンダーに表示させてスケジュール管理を効率化する機能も利用できます。

ビジネスチャットツールのメリット

ビジネスチャットツールを導入することで、次のようなメリットを得ることができます。

リアルタイムの情報共有

メールのように相手が見落としてしまうことがなく、電話のように相手の状況に左右されることがないビジネスチャットツールは、時間や場所を選ばず、自分の都合に合わせてリアルタイムで情報共有ができるということが最大のメリットです。

ビジネス上のやり取りは、報告や確認など少ない情報量のやり取りで事足りることが多いという点で、テキストメッセージでのコミュニケーションが効率的であるとともに、リモートでのコラボレーションにも不可欠なものとなっています。

コミュニケーションの効率化・活性化

メールには書式があり、まとまった文章を作成する必要があるのに対し、短いテキストメッセージは簡単に作成できます。また、音声通話や対面でのコミュニケーションは時間的・場所的な制約があり、前述したように相手の都合に気を使う必要があります。

メールや電話と比較してコミュニケーションコストが小さいチャットは、より気軽に使うことができるため、メンバー間のコミュニケーションを効率化するとともに組織内のコミュニケーションを活性化することにつながります。

文書管理のスマート化

ビジネスチャットツールの共有機能によって、最新の文書をツール上からリアルタイムで共有することが可能になり、ツール上でさまざまな文書や素材を一元管理できます。ビジネスチャットツールはチームの作業効率と生産性を高めることにも貢献します。

ビジネスチャットツールとメールの使い分け

多くの組織では個々のメンバーにメールアカウントが付与され、社内外の連絡に使われることが一般的です。ビジネスチャットツールを新たに導入する場合は、組織内のコミュニケーションにメールとビジネスチャットツールが併存することになり、それぞれの特性に応じた使い分けが求められます。

メールとチャットの使い方について明確な基準が存在するわけではありませんが、一般的には以下のような使い分けが考えられます。

フォーマルとカジュアル

文書に形式が必要で送受信が記録として残るメールはフォーマルなやり取りに向いています。一方、ビジネスチャットは短いテキストでの時系列でのやり取りが把握しやすいという点で、頻繁に行われるカジュアルなコミュニケーションに用いることが適しています。

社内・社外

コミュニケーションの内容がフォーマルかカジュアルという点では、フォーマルなやり取りである場合が多い社外の対当社への連絡にはメールを使うことが一般的です。

社外担当者と仕事を進める上で頻繁にやり取りする必要がある場合には、自社のビジネスチャットツールに社外アカウントを招待することも可能です。

情報量の大きさ

ビジネスチャットツールはスレッド単位でのやり取りがわかりやすいことがメリットのひとつであり、大量のテキストでスレッドを専有することは、チャットの使い勝手を悪くしてしまいます。長い文章で詳しい説明が必要な場合はDMやメールを使うほうが無難です。

おすすめビジネスチャットツール10選

ビジネスチャットツールでは、LINE Works、Microsoft Teams、Slack、Chatworkが知名度、シェアともに高く、さまざまな業種の企業で使われています。

これらの製品に加えて、使い勝手のよいビジネスチャットツールをご紹介します。

1. LINE Works

日本国内と東アジアで広く使われている個人向けチャットアプリLINEのビジネス版です。LINEと同様なインターフェースであるという点が導入する際の大きなメリットです。

小売業やサービス業、医療現場など、スマートフォンで使われることが多い現場でのコミュニケーションに適しています。

カレンダー機能による予定管理やタスク管理機能、掲示板、アンケート機能などが備わるほか、それぞれの機能の細かい設定が可能です。

【料金】

2. Microsoft Teams

Microsoftのコラボレーションプラットフォームという位置づけであり、Microsoft365に含まれている製品です。チャット機能のほかビデオ会議にも対応しており、ミーティングにも使えます。無料版は個人向けとしていますが、有料版の機能を制限付きで利用できます。

【料金】

3. Slack

欧米を中心にエンジニアの間から広まったといわれる、世界規模のユーザーを持つビジネスチャットツールです。

モバイルにも対応し、GoogleカレンダーやGoogleドライブのほか、外部のタスク管理ツールなどと幅広く連携できる使い勝手のよさがあります。チームの作業をチャンネル内に集約できる点がメリットといえます。

【料金】

4. Chatwork

国内で利用者の多い、国産ビジネスチャットツールで、シンプルな機能で使いやすいことが特徴です。タスク管理機能が充実しており、自分自身のToDo管理やタスクを依頼する場合にも使いやすいインターフェースが採用されています。

【料金】

5. Workplace from Meta

Meta（Facebook）社のビジネスチャットツールです。Facebookユーザーであれば馴染みのあるインターフェースから利用できます。91カ国の言語に対応しワールドワイドな環境での利用にも向いています。

ライブ動画の配信や情報ライブラリによるコンテンツの管理、ツールの利用状況を把握するためのインサイトといった機能を使える点が特徴です。

１ユーザー当たり４ドル／月額の単一料金に機能ごとのアドオンを追加する料金体系です。

【料金】

6. WowTalk

Microsoft互換製品で知られるWPS Office（旧キングソフト）が提供するビジネスチャットツールです。

基本的な機能に加えて、安否確認や日報、サンクスといったユーザー向け機能や、特定ワード検知やAIによるチャットボットなどの独自の機能が備わっています。

【料金】

7. Talknote

社内SNSとしての使い方に特徴を持つビジネスチャットツールがTalknoteです。共有すべき情報を投稿しタイムラインで表示させるノート、利用状況を分析するスコアやオーバーワーク検知、タグ付けやメールとの連携などの機能が利用できます。

【料金】

8. Direct

建設業のユーザーが多いとされるビジネスチャットツールです。

画像を撮影し、整理するタグショットや、タグアルバム、社外のゲストメンバーに他のゲストの存在を見せないゲストモードなど、作業現場を持つ業務に特化した機能を備えています。

有料版ではタスク、スケジュール、日程調整、掲示板を制限なしで使うことが可能です。

【料金】

9. elgana

NTT西日本が開発しNTTグループの公式チャットツールとしても使われているビジネスチャットツールです。利用ログによる不正利用の確認や画像の電子透かしなどセキュリティの高さをアピールしています。

重要なメッセージのクリップ機能や組織名や名前で連絡先を検索できる機能、添付ファイルの一覧機能などの特徴があります。

【料金】

10. eセールスマネージャー

営業チームでビジネスチャットの導入をお考えの場合は、CRM/SFAに社内SNSとチャット機能が搭載されたeセールスマネージャーがおすすめです。

名刺管理機能との連携で顧客情報のやり取りが容易にできるほか、案件の進捗状況を確認しメッセージでやり取りしながらスケジュール調整を行うなど、CRM/SFAツールの上でメンバー間のコミュニケーションを完結できます。

フィールドセールスに対応する機能が豊富であり、出先からの連絡や報告が多い業務に最適のツールです。

【料金】利用人数31名以上 Remix Cloudの場合

ビジネスチャットツールの選び方

業務のなかでの連絡や報告のためのチャット機能、音声／ビデオ通話機能、ファイル共有といった基本的な機能はどの製品も大差はありません。自社の業務や組織の特性によって必要な機能や設定、連携させたいアプリケーションやシステムとの親和性を基準に選ぶのがセオリーです。

運用の規模とコスト

各製品に設定されている無料版でも、ユーザー数や機能、容量・回数などの制限内であれば、社内コミュニケーションに十分活用することができます。しかし、一定数以上のユーザーで各製品を特徴づける機能の活用が必要な場合には、有料版の利用が不可欠です。

多くの製品の料金プランはアカウント当たりの月額料金であることから、固定コストが生じることになります。

必要な機能と業務との親和性

現場を撮影した画像のやり取りが多く発生する業務や、外部の連絡先の検索を頻繁に行う必要があるなど、業務の種類によっては、特定の製品だけに搭載されている機能が業務の効率を大幅に改善するケースが考えられます。

特に、管理機能はビジネスチャットの使い方を大きく左右する部分であるため、業務の特性にあった製品を選ぶ必要があります。導入事例を見てどんな業種や業界で使われているケースが多いかを参考にするとよいでしょう。

セキュリティ

ビジネスチャットツールは基本的に登録したアカウント、許可されたアカウントでのやり取りを想定しているため、不特定多数のアカウントからの送受信を前提とするメールと比較して安全性は高いと考えられます。

しかし、マルウェアに感染した添付ファイルや感染を目的としたURLを持ち込んでしまうケース、重要な情報の公開範囲を誤ってしまうといったセキュリティリスクはビジネスチャットツールにも存在します。

各社の製品には、ISO/IEC 27001、27017、27018などの情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）における認証や、クラウドサービスの信頼性に対する評価制度のSOC2、SOC3などを取得したものがあるため、これらの認証や評価制度がセキュリティレベルを判断する指標となります。

まずは実際に使ってみてビジネスチャットツールを比較しよう

ビジネスチャットツールの基本機能は似たり寄ったりのものも多いため、導入の目的と課題を重視し、他のツールとの連携も視野に入れて選ぶとよいでしょう。

しかし、ツールは「導入したから成功」ではありません。課題解決には、導入したチャットツールを漫然と使い続けるのではなく、PDCAサイクルを回す必要があります。

導入とトレーニング、メールおよび添付ファイルの数・会議時間をカウントして導入前後の変化を比較する、社内の成功事例を取り上げてほめるなどして、業務効率化の効果を持続させましょう。

少人数での利用なら無料で使えるものも多いので、実際に社内ユーザーの一部に使ってもらい、自社の導入目的に合っているか、課題が解決できそうか、まずは試してみましょう。

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