名刺管理アプリの必要性とは？ メリットや導入するポイント、おすすめツールを徹底解説！
ビジネスマンなら誰もが一度は経験する名刺交換。
ビジネスに不可欠な人脈形成や信頼関係の構築という意味だけでなく、相手の個人情報を知ることができる重要な役割があります。
しかし、交換した名刺を効率的に管理しているビジネスマンは意外と多くありません。
なぜなら、名刺交換に満足してしまい、その後のビジネスの中で名刺を管理・活用しないからです。
では、どのように名刺管理することでビジネスのネットワークを有効に活用することができるのでしょうか。
本記事では、名刺管理がもたらす重要性やメリットをはじめ、効率やから名刺管理ができるおすすめの管理ツールを解説します。
なぜ名刺管理アプリが必要なのか？ 導入するメリット
これまで行なわれてきたようなアナログな方式での名刺管理には、必要な時に情報を取り出せないといったデメリットがあります。
では、名刺管理アプリを導入することでどんなメリットがあるのでしょうか。
以下では、名刺管理アプリがなぜ必要なのか、導入するメリットの観点から解説します。
いつでも顧客情報にアクセスできる
交換した名刺をアプリによってデータ化することで、業務に必要な顧客情報にいつでもアクセスすることが可能です。
名刺は交換するたびに枚数が増えていくため、もらった名刺をファイリングしていく従来の方法では管理が難しく、いつ誰と交換したのか、また顧客の部署や役職に関する情報がすぐ出てこないなどのデメリットがあります。
しかし、名刺管理アプリを導入することで、スキャナやスマートフォンのカメラから読み込むだけで自動的に名刺情報が登録できます。
また、一元管理によって、顧客情報へのアクセスも容易になるため、必要な情報をすぐに知ることも可能です。
迅速な情報共有が可能
データ化による名刺管理方法では、社内での迅速な情報共有が可能になります。
一般的に、名刺は個人ごとに管理している場合が多く、顧客情報のアップデートや共有がされていない可能性があります。
たとえば、「取引相手の異動によって部署や肩書きが変わってしまった」、「社内で同じ相手に営業をかけていた」などといったトラブルはよくあります。
しかし、名刺管理アプリを使えば、担当者が名刺交換するたびに顧客情報をアップデートすることができるため、常に最新の状態で管理することが可能です。
その結果、組織内での情報共有が迅速化され、業務効率や生産性向上につなげることができます。
リード管理だけでなく戦略策定など幅広い領域で活用できる
名刺管理アプリは、顧客情報を一元管理できるので、社内の情報共有が進み、業務の効率化を図ることができます。
共有した情報をビジネスに活かすことで、リード管理だけでなく、営業戦略やマーケティングといった戦略策定など、幅広い業務領域に活用することが可能です。
このほかにも、名刺管理アプリにはさまざまなメリットがあります。
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名刺管理アプリを導入するポイント
ここからは、名刺管理アプリを導入する際に押さえたいポイントについて解説します。
コストとサービス内容の妥当性
名刺管理アプリを導入する際は、コストとサービス内容を見極めるようにしましょう。
名刺管理アプリにも、一定期間無料で使えるサービスもあれば、月々の利用料が発生する有料サービスなど、さまざまな価格やプランが存在します。
あらかじめ「アプリの導入目的」をはじめ、「管理したい名刺の枚数」や「利用する社員の数」など、コストパフォーマンスが適正か確認するようにしましょう。
また、名刺管理アプリによっては、システムやデータをベンダーの運用するサーバーで管理する「クラウド型」と、自社内のサーバーで運用する「オンプレミス型」から選べるものもあり、どちらを選択するかによって発生するコストやサービス内容に違いがあります。
名刺管理アプリを導入する際は、機能やサービスに意識を向けるのではなく、導入や維持にかかるコストも踏まえて検討するようにしましょう。
名刺データの登録方法を確認する
名刺データの登録方法も確認するようにしましょう。
名刺管理アプリをデータ化するには「自動入力」と「手動入力」の２種類の方法があります。
名刺管理アプリでは、活字の画像から文字を認識し、データとして取り込むOCR（光学的文字認識）機能による自動入力が一般的です。
多くの名刺を大量かつ効率よくデータ化したいなら、OCR機能を有する名刺管理アプリを選ぶようにしましょう。
しかし、スキャナの精度によっては自動変換されたテキストが間違っていることもあるため、OCR機能だけではなく、入力補助機能やオペレーター機能が付帯したツールを検討することもおすすめです。
名刺管理アプリの操作性
名刺管理アプリを組織内で定着させるためには、アプリ自体の操作性や使いやすさが重要なポイントになります。
名刺管理アプリを導入する目的のひとつは、これまでアナログ方式で管理されていた顧客情報を、アプリによってデジタル化することで、ビジネスに活かすこと。
しかし、名刺管理アプリを導入しても、取り込み方法や検索の仕方、デバイスとの同期方法など、複雑で使いにくいアプリでは敬遠されてしまいます。
そのため、名刺管理アプリを導入する際は、無料トライアルなどを利用して、社員の反応や使用率を確認するなど、アプリの導入が業務の複雑化を招かないようにしましょう。
基幹（既存）システムやパソコンとの連携性
名刺管理アプリを導入する際は、基幹（既存）システムやパソコンなど対応デバイスとの連携性も確認しましょう。
すでに導入している営業支援システムや顧客管理ツールなどと連携できれば、一層の業務効率化や生産性向上を図ることが可能です。
また、システムとの連携性だけでなく、マルチデバイス対応の名刺管理アプリを選ぶことで、場所を問わないよりシームレスな活用を目指すこともできます。
複数の端末を利用したい場合は、マルチデバイスに対応しているかも確認するようにしましょう。
アプリのセキュリティレベルはどうか
名刺には、顧客の名前や役職をはじめ、電話番号といった重要な個人情報が記載されています。
したがって、名刺管理アプリを導入する際は、アプリ自体のセキュリティレベルについても確認するようにしましょう。
目安としては、IPアドレス制限の有無やプライバシーマークが付いた名刺管理アプリを選ぶことをおすすめします。
プライバシーマークとは、個人情報の取り扱いが適切かつ基準に適合した事業者に付与されるマークです。
そのため、プライバシーマークの有無を基準に、名刺管理アプリのセキュリティレベルを確認するようにしましょう。
おすすめの名刺管理アプリ３選
ここからはおすすめの名刺管理アプリを厳選して解説します。
eセールスマネージャー
特徴
eセールスマネージャーは、導入実績5,500社・利用継続率95%を誇る純国産CRM／SFAツールです。
名刺管理を主軸とする名刺管理アプリとは異なり、名刺に書かれた顧客情報を活かすことで、営業活動支援や顧客情報の管理・分析に長けています。
強み
- 名刺OCR機能によってスマホで撮影するだけで即時データ化できる
- シングルインプット・マルチアウトプット方式による圧倒的な業務改善ができる
- 名刺をデータ化できるだけでなく、顧客のニーズを叶える人脈管理機能を搭載
- マルチデバイス対応で時間や場所を問わず運用可能
- サービス満足度No.１を誇るサービス定着までのサポート体制
価格
- スケジュールシェア（グループウェアのみ）
月額3,000円／１ユーザー
- ナレッジシェア（閲覧のみ）
月額6,000円／１ユーザー
- スタンダード
月額11,000円／１ユーザー
対応端末
iPhone、Android、パソコン
保存方法
クラウド保存
データ化方法
自動入力
公式サイト
Sansan
特徴
Sansanは、法人向け名刺管理サービスの業界シェア83.5％を占め、８年連続シェアNo.１の実績を誇る名刺管理アプリです。
数名規模の企業から大手企業、官公庁まで、7,000以上の幅広い導入実績があり、正確な全社共通の顧客データベースの構築、セキュリティレベルの高さに定評があります。
強み
- 99.9%の精度で名刺をデータ化することが可能
- 社内の情報共有を活性化させる「同僚コラボレーション」（コミュニケーション機能）
- SFA、CRM、MAツール上のあらゆる顧客情報の統合可能
価格
- 要相談（Sansanスキャナー 月額10,000円／台）
対応端末
iPhone、Android
保存方法
クラウド保存
データ化方法
自動入力
公式サイト
Camcard
特徴
Camcardは、「名刺管理を驚くほど簡単に」をコンセプトに最短５秒で名刺情報をデータ化できる法人向け名刺管理ソリューションです。
OCR機能が搭載されていることで、正確かつスピーディーなデータ化を可能にするだけでなく、オンラインによる名刺交換・共有が可能。
簡易SFA機能も付帯しているため、名刺管理だけでなく、商談情報・タスク管理など、幅広い業務に活用することができます。
強み
- 最短５分、精度99％で名刺情報を補正
- マルチデバイス対応
- 日本語だけでなく英語や中国語を含む17ヶ国語対応
価格
- STANDARD 月額1,700円／ID
- PROFESSIONAL 月額2,500円／ID
- 人工補正枚数追加（追加オプション）100枚／3,000円
対応端末
iPhone、Android、パソコン
保存方法
クラウド保存
データ化方法
自動入力
公式サイト
名刺管理アプリは業務効率や営業レベルを向上させる不可欠要素
名刺管理アプリは、名刺情報を自動的にデータ化して整理し・管理し、必要な時に顧客情報を検索しやすいように管理してくれるため、昨今のビジネスシーンには不可欠なツールといえます。
単に名刺情報を管理する手間が省けるだけでなく、その情報を組織で共有することで、これまで埋もれていた名刺情報をデジタル資産として活用することも可能です。
さらに、CRM／SFAの名刺管理機能との連携を図ることで、より細分化した名刺情報を営業活動やマーケティング戦略に活かすこともできます。
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