営業リストとは？収集のコツや質の高いリスト作成の為のツールも解説
営業リストとは、効率的・効果的な営業活動をするために必要なリストです。営業マンなら慣れ親しんでいる場合も多いでしょうが、効果的な作成の仕方や活用方法が変わってきているのをご存知でしょうか？
リストの収集方法はさまざまあり、作成したリストをどのように活用するかによっても営業活動は左右されます。
そこで、今回は営業リストの収集のコツや、質の高いリスト作成の為のツールについて解説します。
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営業リストとは？そこにある課題と目的
よくご存知かもしれませんが、改めて営業リストの概要ついて振り返ってみましょう。
営業リストとは
アプローチすべき見込み客・案件の一覧表であり、社名や住所、電話番号、ホームページのURL、先方の担当者名、メールアドレスなどをまとめたものが一般的です。
営業リスト収集における課題
営業リストは、営業に役立ってこそ価値があり、ただまとめただけのリストで成果が上がるかは大いに疑問です。
営業リストをうまく活用できていない企業が多いのも事実です。
大別すると以下のような理由が挙げられます。
- 作成段階で、効果的に収集・作成できていない
- 作成後に、運用段階でロスをしている
上記２点をそれぞれ解説していきます。
１、作成段階：効果的に収集・作成できていない
自社商材のニーズと合致していない対象の情報収集をしても、当然、成果は上がりません。しかし、収集対象を間違えている企業は、決して少なくないのが実情です。市場や顧客の要望は常に変化しており、自社商材が購入される理由も変化しています。
今一度、誰に何を売っているのかを振り返って顧客リストを作成すれば確度が増すので、ぜひニーズを考慮して収集活動をしてください。
２、作成後：運用段階でロスをしている
成果を出せる営業リストが作れていてもバッティングや未送信、トラッキング不足などが起こっており、成果が出せていないケースです。
例えば、営業リストの活用が、営業パーソンごとに大きく違う場合が多々あり、そもそも効果的に活用する意識がない場合も往々にしてあります。
また、受注できる確度に関する判断基準が、営業担当者によってまちまちで、今後の営業活動の見通しもバラバラな場合もあるでしょう。
部署や企業全体で情報共有をしたとしても、不完全な情報を共有することとなり、営業の成果を得にくいので、営業リストの運用方法をきちんと定義し、守らせていくのが重要です。
営業リストの本来の目的について
営業リスト本来の役割は、受注できる確実さの度合い（確度）を明確にして、今後の営業活動を計画的に行うことです。つまり、営業リストはただ収集したり作ったりするだけではなく、営業の効率化や業績アップを目的として、作成や運用をしなければなりません。
そこでここからは、順を追って、営業リストを作成するメリットから営業リストの効果的な作成方法や運用、管理のポイントを解説していきます。
営業リストを作成するメリット
データの蓄積
営業先をリスト化することで、顧客情報の蓄積ができます。営業活動では、新規から既存まで多くの顧客を抱えます。これらのすべてを担当者個人で管理するのは非常に大変です。
そこで、誰が・どの顧客に・どんなアプローチをしたのか、データをリスト化することで、データを１箇所に蓄積でき「一元管理」ができます。
データの蓄積によって、顧客のニーズや課題を発見でき、次の営業戦略にも繋がります。また、過去のデータをあちこち探し回ったりせずに、過去のデータをすぐに振り返ることもできます。
作業の効率化
社内で営業担当者が個々に顧客情報を調べていたり、情報をそれぞれ保管していたりする場合、リスト化することでデータを一括で管理でき、探す作業が削減できます。
顧客情報や営業進捗状況が可視化されることで、次に何をすべきか最短でわかり、無駄な作業を減らせます。
後にリスト作成・管理方法について詳しく解説しますが、 営業リストを作成するツールを用いると、的確かつスピーディーに顧客情報を得ることができるため、さらに作業の効率化が図れるでしょう。
営業効率・テレアポ成功率の向上
リストを作成すると、顧客情報を探すなどの営業活動のコア部分以外の時間を短縮でき、営業活動を効率化できます。
また、受注確度の判断基準を統一した上で、営業の確度や営業進捗状況をリストに記録すると、営業の重複トラブルの防止や営業戦略立案に繋がり、顧客への適切なアプローチができます。
テレアポも同様に、事前にリストを作成するとターゲットが明確になります。それによって、効果的な架電にでき、成功率の向上に繋がります。
営業リストを効果的に作成/運用/管理する為のポイントは？
では、営業リストを効果的に活用する為にはどうすればいいのでしょうか。
作成段階のポイント
営業リストの作成段階で押さえておきたいポイントは、以下のとおりです。
- ニーズの高い業界/場所などの洗い出し
- 効果的な作成手段の選定
１：ニーズの高い業界/場所などの洗い出し
まず、対象顧客のニーズと合致しているかを正確に把握する必要があります。商材が求められない層の情報を収集しても成果が出ず、以降の作業が無駄となるためです。
これまでの顧客傾向のデータがあるなら、分析や抽出をするのがベターでしょう。営業リスト作成に使えそうなデータがなければ、営業担当者とのブレインストリーミングなどで複数仮説を出してディスカッションし、少しでも顧客として高い可能性を抽出することが重要です。
2： 効果的な作成手段の選定
抽出や作成には様々な手段がありそれぞれ特性も違います。例えば、工数は少なく済む一方で条件の絞り込みが甘い方法や、詳細に抽出できる一方でそれなりに工数も必要な方法などです。
最適なものを選定することで費用対効果は最大化できるので、意識して選んでください。
運用段階のポイント
運用段階で押さえたいポイントは以下のとおりです。
- 判断基準の統一
- 継続的なトラッキング
- 見える化と情報共有
それぞれ詳しく解説していきます。
１：判断基準の統一
まず、判断の基準を統一するのがポイントといえます。というのも、アポイントを始めた段階では、受注できる確度をランク付けし、各営業担当者の判断基準を統一して、リストに盛り込み共有することで以降の運用にロスがなくなるからです。
たとえば下記のようなランクと判断基準が考えられます。
- Aランク＝対象の顧客興味が非常に強い（受注濃厚）
- Bランク＝クライアント課題や条件に自社がマッチしている（受注の可能性がある）
- Cランク＝見込みは薄い。とりあえずのような顧客。
もちろん上記はあくまでも一例であり、より効果的なランクや判断基準は業界、企業ごとに違います。自社に最適なランク付けと判断基準を創出しましょう。
2：継続的なトラッキング
営業活動は1回の商談で白黒がつくものではないので、継続的なトラッキングをするのも重要です。とくにBtoBの場合は長期にわたる営業活動が必要になる場合もあり、時には半年かかるケースもあるでしょう。すぐにあきらめないことが大事です。
３：見える化と情報共有
継続するトラッキングをするために、情報をさかのぼれるよう、一目見てわかるようにすることが重要です。いわゆる見える化と情報共有をきちんとしないと、正確なトラッキングはできません。
実際、これまでどのような営業活動をしていたのかを正確に共有することにより、属人的ではなく、組織的に行うことが可能になります。
具体的な項目としては、アプローチした日付、その方法、提出した資料、それに対する顧客の反応や要望などが挙げられます。今一度、自社内の情報共有を見直して、営業リストに反映してみるのもいいでしょう。情報共有のコツ/方法については、以下の記事に詳しくまとめているので、参考にしてみてください。
ここまで紹介してきた要件を満たすことで効果的に営業リストの作成と運用/管理が可能になります。
営業リスト作成における収集・購入方法
ここからは営業リストの収集方法を紹介していきます。
成果を上げられる営業リストの条件を知っていても実際に作成できるかは別問題であり、労力と時間がかかる作業でもあるので、効率化は必須です。実際、営業リストの作成の需要に応える形で、さまざまな方法やツールが提供されています。
1. 無料で収集する方法やツール
無料であっても営業リスト作成に役立つツールや方法は多くあります。ここでは、5つの方法とツールを紹介していきましょう。
インターネットの検索機能を活用する
業種名などで検索をすると、該当する企業のホームページがヒットするので、一つひとつ確認してリストを作成していきます。業界団体などのホームページには、所属する企業が一覧となって記載されており、情報収集のスピードが高まります。
また、特定の業界に属する企業を対象とした展示会やセミナーなどの情報を検索することで、出展社の一覧が見つけやすくなります。
Googleアラート
必要な情報と関連するキーワードを設定しておくと、最新情報をメール配信してくれるツールです。特定企業のプレスリリースや業界のちょっとした話題まで知らせてくれます。後述する営業リストの管理にも効果的です。
SNS
最近は検索エンジンよりもSNSで積極的に情報を検索する人も多いことから、企業もSNSで情報を発信するようになっています。したがって、BtoCの商材はもちろん、BtoBの商材においてもSNSで顧客リストを作成可能です。
自社商材と関連性が高く、更新頻度も高いアカウントを見つけられれば、つながっているアカウントから更に顧客リストを充実させていける可能性もあります。
求人サイトを活用する
求人サイトを活用する方法として、ハローワークインターネットサービスの活用が挙げられます。
求人情報検索を使って、求人情報から企業情報などを収集できます。その他に民間の求人サイトの活用も有効です。
ハローワークインターネットサービス 求人情報検索
法人番号公表サイトを活用する
法人番号とは、マイナンバー法に基づいて法人や団体に割り当てられる13桁の固有の番号です。国税庁の法人番号公表サイトで企業リストがダウンロードできます。
自社内の名刺情報を活用する
各営業担当者が保管している名刺や、社内で共有している名刺の中に、活用されないまま放置されているものがないでしょうか。もう一度名刺情報を掘り起こして、アプローチの可能性を検討するためにリスト化します。
IPアドレスを活用する
IPアドレスとは、パソコン、スマートフォンなどの端末機器に付与されている識別番号で、インターネット上での住所のような役割を果たします。自社のホームページにアクセスしたIPアドレスを調べることで、どの企業からアクセスがあったのかがわかります。
2. 有料で収集する方法やツール
営業リストの作成に費用をかけられるのであれば、有用な情報収集の手段が増えます。ここでは、4つの有料ツールや方法を紹介していきしょう。
リスト業者からの購入
企業情報を保有しているリスト業者から、企業規模、業種などで絞り込んだリストを購入する方法です。自社が求める企業像に絞り込まれたリストを一度に大量に入手することができます。
ただし、購入前にリストの内容を確認できないため、絞り込みの条件をしっかり精査しておく必要があります。さらに、購入費用や無料お試し制度の有無、情報の収集元などを事前に確認し、複数の業者を比較しましょう。
情報プラットフォームやデータベースでの購入
日経テレコンやSPEEDAといった情報プラットフォームやデータベースも営業リストづくりに有用なツールです。先に紹介したGoogleアラートなどは、最新情報を知るには役立つ無料ツールですが、有料のデータベースや情報プラットフォームは、企業数や年代毎の情報の充実度が違います。
実際、日経テレコンは過去40年間の情報を時系列で確認でき、業界レポートも500以上。SPEEDAにいたっては200カ国の企業データが蓄積されており、チャートの編集や比較も簡単にできます。
BtoBの営業リストをとことん作り込みたいなら、活用を検討すると良いでしょう。
イベントを活用する
展示会やセミナーなどのイベントに参加し、企業担当者の情報収集をする方法です。名刺交換により対面での接点が発生するため、その後の営業活動の障壁が低くなるメリットがあります。
クラウドソーシング
特定企業の社内事情に詳しい人やキーマンを紹介できる社外の人と連携するのに、クラウドソーシングは便利です。営業リスト購入会社にはないコネクションや事情に精通している人物と提携できた場合は、大きな成果をあげていけるでしょう。
受発注の手間や適した人材を見つける必要があるため、少し工数がかかりますが、ワーカーに発注する際の要件定義をしっかり作っておけば、精密なリストが抽出可能です。
またマッチングサービスで、長年特定の業界で働いてコネクションを築いている人材とマッチングできた際には、いきなりキーマンと接触できて、営業の手間が省ける可能性もあります。
営業リストの作成、管理方法
ここからは、収集したデータを元に営業リストを作成し、管理する方法、そしてどのような管理方法でも念頭においておくべき重要ポイントを見ていきましょう。
営業リスト作成・管理時の重要ポイント
営業リストの作成と管理をする際の重要ポイントは以下３つが代表的です。
- 営業先の詳細情報の追加
- 最新情報の反映
- 情報の重複や誤りの排除
それぞれ具体的に紹介していきましょう。
営業先の詳細情報の追加
営業先の現状や課題といった詳細な情報を追加できている営業リストは、成果に大きく寄与します。実際、営業先が競合他社と比べて遅れている点や課題に感じている点を営業リストで把握できれば、アポ取りから訪問時の進捗にも役立つでしょう。
しかし、営業担当者は営業以外の業務で忙殺されている場合も多く、営業リストがただの営業先候補の羅列になりがちです。営業リストに注力させるための時間を捻出するか、後述するCRMやSFAといったツールを導入すると良いでしょう。
最新情報の反映
企業の状況や過去の営業進捗の最新情報が記載され続けることも、成果につながる営業リストにおける重要なポイントといえます。なぜなら、従業員のポジションや企業名、住所、事業の重要性などは変化していくものだからです。
実際に営業をかけていく際にも齟齬があると、信頼を失ったり、失注につながったりするため、常に最新の情報に反映していく仕組み作りと運営が重要といえます。
そして、先に紹介した営業先の詳細情報も、最新のものが記載されていれば、営業先の事前期待値をこえる営業を目指せます。またアフタフォローの必要性などもわかり、総じて顧客満足の向上が期待できるので、ぜひ最新情報を反映し続ける仕組みやツールの導入を考えてみてください。
なお、営業リストを含めた顧客満足の向上については、以下の記事に詳しくまとめています。
情報の重複
同じ営業先の情報がリスト上で分かれて入力され、重複すると、効率が悪いだけでなく、余計に営業をかけてしまって、クレームや悪印象に発展する場合があります。重複自体は、営業エリアに複数の営業担当者が在籍している場合、どうしても発生するので、定期的にチェックしたり、自動的に統合してくれるツールを導入したりするのがおすすめです。
営業リストの作成、管理方法3選
営業リストの作成と管理をする際のポイントを押さえたところで、具体的な営業リスト作成と管理方法も見ていきましょう。もっとも、一口に営業リストを作成・管理するといっても手段は複数あり、それぞれ特徴も異なります。
具体的な営業リスト作成・管理方法としては以下の3つが代表的です。
- Excel
- 外注業者
- 顧客管理ツール
それぞれ具体的に解説していきます。
Excelを活用する方法
自社内でExcelを使うと、コストを抑えて手軽に顧客リストの作成、管理を始められます。作成方法の一例として、Excelの横軸に企業情報や受注確度、受注内容を縦軸に顧客No.を順に振っていくとよいでしょう。
名刺交換などで新規の見込み客が発生したら情報を追加し、アプローチや商談を重ねて受注確度が変化するたびに情報を更新します。顧客数が多くなっても、Excelのフィルター機能で顧客の検索が可能です。
ただし、Excelの活用は、入力をする負荷とその人件費負担、誤入力のリスクが伴います。とくに、営業リストの行が１行ずれるというミスがあった場合、顧客情報に相違が生じてしまい、営業活動に支障がでる可能性が高くなります。
外注業者を活用する方法
専門の入力業者を探して外注すると、営業担当者自身のデータ入力の負荷は大きく軽減されます。オンライン上でワーカーに業務を発注できるクラウドソーシングを利用するケースもあります。
外注業者の活用は、機密情報の保持について契約を締結したとしても、情報が漏洩するリスクはゼロではありません。また、情報漏洩が発生すると顧客からの信頼を大きく損ねてしまいます。一度失った信頼を回復するのは非常に困難で、大きな営業活動のチャンスを失う可能性があるので注意が必要です。
顧客管理ツールを活用する方法
費用はかかるものの、自社内でExcelを使って営業リストを作成・管理するよりも効率的で成果に繋げやすいのが顧客管理ツールといえます。顧客管理ツールとして代表的なものが、SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）とCRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）の2種類です。
日本ではまだ十分に普及が進んでいるツールとはいえませんが、モノとサービスがあふれる現代において、効率的な営業をするために生まれたツールで、実は30年ほどの歴史があります。
実際、営業リスト作成会社や自社運営の問題点を解決し、成果につなげられる機能がついているので、解説していきましょう。
SFAは、顧客の属性や自社の営業活動に関連する情報を記録・管理します。選択リストを設定し、複数のリストを関連づけておくことにより「入力」ではなく「選択」という小さな負荷で営業リストの作成が可能となります。
商談の履歴や案件の進捗状況、営業活動で得た情報、スケジュールなどの更新できるので、営業担当者や営業部門だけでなく、部門を超えて情報共有でき、業務の効率化につなげることが可能です。
CRMは、顧客の売上高や利益といった数値で表される定量情報のほかに、顧客の属性や自社との接触履歴といった定性情報も管理することができ、これに基づいた営業活動を可能にします。
SFAは営業支援の側面から活用されますが、CRMは顧客管理の側面から活用され、CRMで管理する情報も営業リストに反映されることから、組織的な営業活動ができ、顧客との長期的な取引関係の構築が可能になります。
一般的に、営業部門が売上目標を達成するのに最も有効な営業リストや支援ツールは、CRM/SFAと考えられており、実際に成果につながった企業も多いです。
同業他社がすでにCRM/SFAを導入していると、知らずに不利になっている可能性もあるので、CRM/SFAについての詳細を次から解説していきます。
営業リストの作成、管理におすすめのCRM/SFA
CRM/SFAツールには、さまざまな種類があります。ここでは、営業リストの作成・管理におすすめできるCRM/SFAツールのeセールスマネージャーRemix Cloudをご紹介します。
名刺・人脈管理ができる
営業担当者が顧客と交換した名刺を、スマートフォンで撮影することで、名刺に記載された情報がテキスト化され登録されます。名刺数が多くてもスキャナの活用が可能で、オペレーターによる確認作業も行われるため文字化けの心配もありません。
また、名刺交換をした相手に決裁権がない場合、決済に至るまでの時間がかかってしまうことがあります。結果として、アプローチするべき時にアプローチするべき人にアプローチできず、失注してしまうといったことも考えられます。
eセールスマネージャーRemix Cloudは、決済に至るまでに押さえるべき人脈をあらかじめ指定・設定することにより、次に会うべき人が「見える化」され、その人物が決済に積極的か消極的かといった点までも把握でき、効率的かつ効果的な営業が可能となります。
新規の顧客情報を得ることができる
名刺だけに頼った営業リストはいずれ枯渇してしまう可能性が高いため、それ以外の方法で営業リストをリッチなものにしていく必要があります。無料での収集方法を前述しましたが、忙しい営業担当者がそれを行うことは限界があります。
また、各営業担当者が個別に情報登録すると、顧客情報が一元化できなかったり、登録されている顧客情報に重複があったりすると営業活動に関する正確な分析が困難になります。
eセールスマネージャーRemix Cloudは、売上・従業員・資本金規模、設立年月、メールアドレス、上場区分、法人番号などで絞り込むことが可能です。
リアルタイムに情報共有ができる
SNS（Social Networking Service：ソーシャル・ネットワーキング・サービス）には、人と人とのつながりを維持したり、関係を深めたりするさまざまな機能があります。eセールスマネージャーRemix Cloudは、SNSを社内に設置し、営業担当者を登録することで、社内SNSとして情報共有を可能にします。
営業担当者が社内SNSに営業活動に関する報告をすると、これに登録されたその上司や当該案件に関係する者のタイムラインに投稿され、共有することができます。
営業活動を行っていると得られる情報も日々更新されていきます。営業担当者がタイムラインに投稿することにより、その情報をリアルタイムで共有することができます。また、その報告内容は、営業リストに登録された顧客情報や活動履歴情報と紐づけることができ、よりリッチな情報になるのです。
結果として、上司の指示は迅速かつ的確なものとなり、指示を受けていない者も、その情報を把握することで、次にどのような行動をとるべきか判断しやすくなります。さらに、タイムラインで共有された情報も営業リスト同様に一括で検索できますので、日を改めた情報確認が可能です。
一般的な報告・連絡・相談は、それを行うタイミングを逸してしまうと「なぜあの時点で報告しなかったのか」といったストレスの源になりがちですが、社内SNSは、いつでも投稿できるので、顧客対応も迅速化され、満足度も高まり、商談成立や長期的な取引につながる可能性が高まります。
なお、CRM/SFAツールには、多種多様なものがあります。以下のページでご紹介していますので、ご覧ください。
CRM/SFAの成功事例3選
ここでは、CRM/SFAを導入して成功した事例を紹介します。
顧客情報の一元管理で売上192％を達成／GMOメイクショップ様
オンラインショップ構築ASP事業、ECソリューション事業、WEB制作事業を展開する同社。サービス導入ショップは22,000店舗を突破しています。
案件管理を各自複数のExcelで行っていたため、それぞれの資料によりつじつまが合わないことが多々ありました。その都度、営業担当者に確認をとるため、双方の時間的コストや規模の拡大、営業先の増加など限界を感じていたそうです。
CRM/SFAツールを導入することで、各案件へスムーズな対応が可能に。部門間の情報の共有により、顧客満足度も向上しました。また、情報の一元化により情報共有の場であったミーティングが、戦略や戦術を考える建設的なコミュニケーションの場に大きく変化することで売上増を実現！
今後は、営業の管理、コミュニケーション面の強化などを通じてさらなる成長を目指していきたいそうです。
紙日報の脱却によるCRM/SFA活用事例／メディキット様
常に品質の高い製品を医療現場に提供する血管カテーテル専門メーカー。40年以上の歴史があり国内ではトップシェアを誇っています。
全国10,000カ所以上の医療施設に、16の営業拠点120名あまりで営業活動を行っており、取引先の情報や引き継ぎなどが更新されない問題が発生していました。
より緻密で信頼ある営業活動の必要性を感じ、CRM/SFAツールの導入。紙媒体で提出されていた日報がデータとして蓄積されることで、改善指示や訪問先のバランス調整が行えるようになりました。
また、案件情報が共有化されることで、業務の効率化が進み、時間を効率的に使うことが可能に。今度の展望として、成功事例が可視化されることによる「成功への方程式」を確立できる環境を整えていきたいそうです。
案件の進捗状況を管理して成約率と受注額が向上／SBSロジコム様
トラックによる貨物物流から、倉庫、物流センターなどの業務を担う物流のオールラウンダー。
約1,000名が在籍する営業本部内の新規案件獲得を推進する営業開発部は、独自に作成したExcelで営業進捗管理を行っていました。入力の不便さから未入力やまとめ入力が多く、案件管理や営業活動に活かせなかったり、正確な情報共有ができなかったりと、組織としてあるべき姿が実現化されていないことが大きな課題でした。
CRM/SFAツールを導入することで、携帯電話やPCから活動報告が簡単に入力できるようになり、効率的な案件管理や営業活動が行えるようになりました。また、正確な成約率が導き出され、必要な対策をとれるようなったことで、成約率が56%増！受注額も増加しました。
確度高い営業リストの作成と成果が出るまでの効率的な管理を
効率的で効果的な営業活動を行うためには、営業リストは必須です。まずは営業すべき対象をしっかりと抽出できているか、そして効果的に管理できているかが重要になります。
現実的に考えると、エクセル活用は旧態依然とした管理の仕方でありデメリットが多いです。組織的な情報共有が可能なツールとしては、共有が効くGoogleスプレットシートがエクセルより優れており、さらに構築が必要ないCRM/SFAがより優れているでしょう。
eセールスマネージャーRemix Cloudは、ユーザーからの満足度がとても高いCRM/SFAツールです。案件状況や営業担当者がリアルタイムで情報共有ができるため、マネージメントがより的確で迅速になりチャンスを逃しません。ぜひご検討ください。
