日報管理システムを活用！機能や導入のメリットは？
日報管理は、営業担当者やコンサルタント業務担当者など出張が多い会社員が、社内で情報を共有するための基本となる日常業務です。
しかし、営業担当者などが行う書類作成や電子メールでの報告による日報作成・報告作業は手間がかかりますし、報告を受ける上司や社内の関係者もその内容の把握をする作業は大変です。
そこで、日報作業を効率化するために役立つ日報管理システムのメリットなどをご紹介します。システム導入を検討してみることをおすすめします。
日報管理システムって何？
日報管理システムとは、営業担当者などがどこに訪問して誰と会ってどんなことをしたのか、また今後どういったアポイントメントが入っているのかなどを入力し、社内で情報を共有するシステムです。
営業支援ツールであるSFAには、この日報管理に適した機能がふんだんに盛り込まれているものも多いです。
日報報告は重要な仕事ですが、忙しく外出先を飛び回っている営業担当者にとっては負担となる作業です。
また、報告を受ける上司にとっても営業担当者などが帰社するのを待って報告を受けているようでは、的確な指示を出したり、営業戦術を考えたりするのが遅れてしまうという問題もあります。
日報管理システムはそういった問題点を解決してくれる便利なツールです。
日報管理業務を改善して業務効率化を目指している経営者や管理者は、このシステムを導入することで業務効率化が進み、従業員の生産性が上がり、蓄積した日報データを活かした新たな戦略・改善策の検討も狙える可能性があることを理解しておくべきでしょう。おすすめの日報管理システムとしては営業支援ツールに日報管理など様々な機能が搭載されている「eセールスマネージャー」があげられます。
どういう風に使える？日報管理システムを導入するメリット
日報管理システムの導入には、一定のコストがかかります。
そのため、コストをかけて導入しても、思ったような業務効率化ができなければ意味がありません。そのため、導入にあたっては、まずは日報管理システムを導入することによるメリットを把握しておくことが大切です。
主なメリットは4つあります。
1つ目は、社内のコミュニケーションが取りやすいという点です。営業担当者など外出が多い人は、面と向かって社内の上司や関連部署に報告や相談をする機会はどうしても限られます。しかし、日報管理システムを活用することによって、外出先で入力した業務報告内容が瞬時に上司や関係部署と共有できるようになります。
2つ目は、日報作成の場所や時間に制約がなくなることです。いちいち専用の日報用紙に記入するとなると、移動中などに日報を作成することは難しいでしょう。日報管理システムを導入すれば、スマホやパソコンで所定の箇所に入力するだけで日報が出来上がりますので、場所や時間を選ばずに作成できるメリットがあります。
3つ目は、入力が簡単なので、作成作業時間を短縮できることです。クライアント情報を登録しておけば相手先の入力は必要なくなり、フォーマットに従って入力すれば体裁が自動的に整うため書式を意識することなく作成できます。
4つ目は、目標管理が楽になることです。予定を入力しておけば自動的に通知が送られてきますし、成果の達成状況も見える化され簡単に確認できます。
主な特徴や機能！日報管理システムでできること
日報管理システムには、さまざまな特徴があります。
営業支援システムでもあるeセールスマネージャーを例に挙げると、まず情報共有に最適なSNSの技術が使われています。
部下が登録した業務内容がリアルタイムにfacebookのようなタイムラインの形で把握できるのでわかりやすいですし、上司の立場から見ると、担当者別だけではなく、部下全員の業務内容を一覧で見ることも可能です。
また、メリットでもご紹介した通り、入力が簡単になりますので担当者が情報をタイムリーに上げられるようになります。そのため、上司や関係部署が連携して素早く活動をサポートしたりトラブルに対処したりできるようになります。
結果的に目標達成の確率を高め、業績アップにつながることに役立つでしょう。
さらに、上司の立場からすると、営業担当者の労働時間の把握もやりやすくなり、労務管理に役立つという特徴もあります。これらに加えて、クライアントに関する情報を社内で一元管理できるという特徴もあります。
クライアントデータベースに名刺を受け取った都度保存することによって、社内で簡単に共有できる体制を整えられます。その結果、商機を逃さない活動ができるようになります。日報管理システムには、営業担当者にとってだけでなく会社にとっても役に立つ特徴が数多く含まれているといえるでしょう。
システムをフル活用！日報管理を手軽にできるように
日報管理システムの導入をすることによってタイムリーな情報共有が社内でできるようになるだけでなく、営業担当者の業務も効率化できます。
おすすめの日報管理方法のひとつとしてご紹介したeセールスマネージャーには、システム導入のメリットとしてご紹介した機能や特徴がほとんど含まれています。
例えば、営業担当者がスマホやパソコンで入力した内容は瞬時に社内SNSのタイムラインに反映されますし、時系列だけでなく、担当者別に報告内容を確認する機能も含まれています。また、予定時間がきたらメールなどでお知らせしてくれる機能もついています。クライアント情報の一元管理も可能です。
日報管理システムの導入を検討する場合は、営業支援ツールeセールスマネージャーがおすすめです。
