営業日報は、単なる日々の活動記録ではなく、営業戦略の重要な基盤となるツールです。しかし、多くの企業で「書く側の負担」と「活用する側の効果的な使い方」のバランスに悩んでいるのが現状です。

営業日報を適切に運用できれば、営業活動の可視化や進捗管理・戦略立案に大きく貢献します。

本記事では、営業日報の目的や効果的な書き方について、実践的に紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

営業日報の目的

営業日報は、１日の営業活動内容を社内で共有するための報告書です。営業日報の目的を理解しておかないと、報告が滞ってしまうおそれがあります。

上司と部下の視点から営業日報の目的を理解しておきましょう。

上司側の目的

• 部下が営業計画通りに活動してくれているかを確認できる
• 部下の営業活動を評価・フィードバックする
• 営業部門の課題を洗い出して営業戦略を見直す
• トップセールスマンのナレッジを蓄積して全員が活用できるようにする

部下側の目的

• 営業活動の記録を残しておく
• 営業活動の振り返りを行う
• 商談で得た情報を共有する
• 上司に営業活動の悩みを聞いてもらう

このように、営業日報を運用する目的には上司・部下それぞれの視点で相違点があるものの、共通している最終目的は営業活動の生産性向上です。

また、営業の生産性を高めるためのポイントを知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。

参考：営業の生産性を向上を実現させる取り組みとは？業務改善のための方法

営業日報のメリット

営業日報を作成すると、以下のようなメリットがあります。

営業に関するデータベースを構築できる

営業日報を書いてもらうことで、営業に関するデータベースを構築できるようになります。データベースを構築しておけば、営業活動を振り返り、来期の営業戦略を立てやすくなります。

また、自社商品を購入した顧客の属性、失注した顧客の属性など分析することができるため、精度の高い営業戦略が立てられるようになるでしょう。

営業部門の課題改善に役立つ

営業に関するデータベースを構築しておけば、チーム別や担当者別で課題がないか確認できます。たとえば、部下の営業フェーズのチェックを行えば、どこでつまずいているかを把握できて、フォローできるようになります。

営業力を均質化できる

営業日報を書くことで、営業のナレッジを共有しあえます。営業活動で失注した原因や、契約が取れた勝因などを共有すれば、成績のよい担当者と成績の悪い担当者の差を埋めて、業務標準化が目指せます。

一人ひとりの担当者の営業力を向上させていけば、売上アップも期待できるでしょう。

できる営業マンの特徴については、こちらの記事で解説しています。参考にしてみてください。

参考：できる営業マンの７つの共通項｜今の時代に求められる営業スキルも解説

営業日報のデメリット

営業日報にはメリットがありますが、不満を持たれたり、ムダだと思われたりするケースも多くあります。なぜなら、営業日報の作成には時間がかかるためです。

通常業務と並行して、営業日報を作成することは部下の負担となります。にもかかわらず、上司が営業日報をうまく活用できないようでは、部下は不満を溜めてしまうことでしょう。

そのため、営業日報の運用を行う場合は、営業担当者の負担を最小限に抑えることが大切です。

営業日報の書き方５ステップ

ここでは、チームのメンバーに営業日報を書いてもらううえで、押さえるべきポイントを紹介します。

営業日報が形骸化しないよう、チームメンバーに書き方を共有してみてください。

営業目標を書く

営業日報に営業目標を記載することは、日々の活動の方向性を明確にし、モチベーションを維持するうえでとても重要です。目標を記載する際は、具体的な数値を設定しましょう。

たとえば、「今月の新規顧客獲得５社」「売上1,000万円達成」など、明確な数字を用いて表現することが大切です。

また、目標にもとづいてその日１日にこなすべき作業を書くと、働き方にメリハリが生まれます。以下のように月の目標と今日の目標を対応させて記載するとよいでしょう。

以上のポイントを意識すれば、営業目標は単なる数字ではなく、具体的な行動指針を作成できます。

その日の活動内容を時系列で記載する

次に、１日の活動を時系列で簡潔に記載します。具体的には、以下のような形式で記録をとるとよいでしょう。

こうした形式で記載することで、１日の業務の流れが明確になり、時間の使い方の分析にも役立ちます。開始時間と終了時間を明記することで、各タスクにかかった時間がひと目でわかり、時間管理の意識を高められるでしょう。

なお、営業の進め方やプロセスについては、以下の記事を参考にしてみてください。

参考：【図解】営業プロセスの基本を解説！売れる仕組み4ステップとは？

各活動の詳細と成果を具体的に記述する

各活動の詳細と成果を具体的に記述することも大切です。以下のように箇条書きで簡潔に書きましょう。

• A社訪問では、商品Xの新機能について説明
• 年間約500万円の削減可能性を提示したところ、とても前向きな反応
• 次回訪問時には、詳細見積書を持参することで合意

このように具体的に記述することで、次のアクションが明確になり、上司や同僚が状況を正確に把握できます。数字や固有名詞を積極的に使用すれば、情報の正確性が高まり、あとからフォローアップしやすくなります。

１日の振り返りを書く

営業日報における１日の振り返りは、目標と実績を具体的な数字で比較し、客観的に評価します。事実と所感を明確に区別し、ネガティブな内容も率直に記入することが大切です。

振り返りを書くことで、課題に対する改善策を見出せるでしょう。１日の振り返りの例は、以下のとおりです。

今日は目標を上回る63件のテレアポを実施しましたが、アポイントメント獲得は2件にとどまりました。ただし、資料送付の見込み客を２件獲得できたのは予想外の収穫でした。

午前中のほうがアポイントを取れる確率が高いように感じたので、明日からは午前中に電話をかけるようにします。

断りの理由として「予算がない」という回答が多かったです。価格に敏感な顧客向けの提案方法を考える必要があるようです。

また、マネージャーは、チーム全体で率直な意見を書きやすい雰囲気づくりに努めましょう。以上のポイントを押さえることで、より効果的な振り返りと改善が実現します。

翌日の予定と今後のアクションプランを記載する

営業日報の最後には、翌日の予定と今後のアクションプランを具体的に記載しましょう。

予定を日報に書いてもらうことで、次の日の活動が明確になり、チームメンバーの業務内容を事前に把握できます。

さらに、今後のアクションプランも添えれば、継続的な営業活動の流れが把握でき、重要なタスクの抜け漏れを防ぐことにもつながります。

以下のように、箇条書きで簡潔に記載することを心がけましょう。

【次のアクション】

・見込み客リストを見なおし、優先度の高い企業から電話をかける
・価格に敏感な顧客向けの新しい提案資料を作成
・B社（受注確度30%）への見積書を作成し、明日午前中に送付

【明日の予定】

・9:00-12:00 テレアポ集中タイム
・14:00 A社訪問（新規提案プレゼン）
・16:00 C社とのオンラインミーティング（フォローアップ）

マネージャーは、次のアクションを確認し、業務の改善点や工夫すべきポイントがあれば、積極的にフォローすることが大切です。

営業日報改革！そのための手法のポイントは？

営業日報に関して抱えた課題の解決方法は、アナログ・デジタル両方から考えておきましょう。

アナログとデジタルのどちらで改革すべきか、課題を整理したほうがより効果が見込めます。ここでは、営業日報の悩みを解決するアイデアをご紹介します。

Point１：営業日報の仕組みそのものを変えることをめざす

営業日報を書く手間を削減するには、仕組みを変えることが重要になってきます。

デジタルに精通した従業員が多い場合は、スマホやタブレットなどデバイスでも営業活動報告ができるクラウドサービスやアプリの活用がおすすめです。通勤時間や移動時間中の時間を使って、日報がかんたんに作成できるスタイルの導入です。

とくに、１回の報告で、案件リストやスケジュールなどに自動反映されるSFAを使うことで、大幅な業務改善につながります。

SFAについて詳しく知りたい場合は、下記の記事を読んでみてください。

参考：営業の仕事を助けるSFA（営業支援システム・ツール）とは？ ～ SFAの基礎知識

point２：営業日報の項目や書き方を共有しておく

部下が営業日報の書き方で悩まないよう、どのように書けばよいのかひな型・テンプレート化しておくことで、部下は迷わずに営業日報を書けるようになります。

営業日報の項目

• 商談内容(競合、予算、決裁者、導入時期、ネクストアクション）
• 所感

営業週報の項目

• 営業目標
• 営業活動の進捗営業活動の成果
• 営業活動の振り返り

可能であれば、プルダウンで入力内容が選べるものにして、作業負担を減らしてあげましょう。

Point３：他のシステムにデータを連携させる

日報情報が、活動履歴や案件リスト、スケジュールなどに自動反映されるシステムであれば、作成していた会議用資料やグループウェアへのスケジュール登録などの社内業務も減ります。

業務効率化が図れて、残業時間を減らせるので、他のシステムにデータを連携させましょう。

おすすめの営業ツールについては、以下の記事もご覧ください。

参考：2023年10月最新！おすすめの営業ツール10選と選び方を解説

マネージャーが営業日報を受けてすべきこと

部下が営業日報を作成してくれたら、かならずチェックをしましょう。短時間でチェックをして営業戦略を立てる時間を費やすため、週・月単位で、タイミングを適切に設定しながらルーチン化していきましょう。

毎日

マネージャーは、日々の営業活動を細かくチェックし、適切なフィードバックを行うことが重要です。部下の１日の案件報告やコメントを注意深く確認し、気になる点があれば状況をヒアリングしたうえで必要なアドバイスをします。

たとえば、顧客の反応が思わしくない場合、アプローチ方法の改善案を提示するなど、具体的なサポートを行います。また、営業マンの顧客対応にフォロー漏れがないかを確認することも大切です。

このようなマネジメントに取り組むことで、重要な商談機会を逃すことを未然に防げるでしょう。

毎週

毎週の視点では、より広い視野で営業活動を管理します。部下の案件進捗状況をリストで把握し、必要があれば各案件に対して具体的な対応方法をアドバイスしましょう。

たとえば、長期間進展のない案件については、アプローチの変更や打ち切りを検討するよう促すなどの対応が考えられます。さらに、各営業マンが次回の顧客対応において適切なアクションを計画できているかについてもチェックしましょう。

また、ネクストアクションをチェックすることで、営業活動の質を高め、成約率の向上につなげられます。

毎月

月次では、より戦略的な視点で営業活動を評価し、改善策を立案します。

まず、部下が獲得した新規案件の情報を他の部下にも共有しましょう。次に、訪問件数や新規案件数をチェックし、目標達成度を評価します。

また、顧客ランク別に活動状況を確認し、重要顧客へのアプローチが適切に行われているかを検証します。さらに、受注・失注案件の情報を共有し、成功要因や改善点を分析しましょう。

このようにチーム全体で評価・分析を毎月重ねていけば、無駄な工数を削減するだけでなく、よりコアな業務や営業戦略の立案・実行に注力できるでしょう。

営業日報を活用することで、マネージャーは日々の営業活動を効果的に管理し、チーム全体のパフォーマンス向上につなげられます。日報を定期的にチェックし適切なフィードバックを部下に与えれば、個々の営業マンのスキルアップと、組織全体の営業力強化を実現するでしょう。

営業日報の業務効率化に成功した事例

株式会社クレディセゾンは、3,500万人の会員数を有するクレジットカード事業を展開している総合生活サービス企業です。ソリューションビジネス、資産運用ビジネス、デジタルマーケティング、ファイナンスビジネス、グローバルビジネスなど幅広い事業を展開しています。

同社は、リードタイムの長いBtoBビジネスにおいて、顧客情報は各担当者が保有するのではなく、さまざまな人で共有する必要性を感じていました。そこで、営業／開発／導入／サポートが一体となっているSFAツールを導入することに決めました。

営業日報の作成に手間がかかり、情報共有が滞らないように、営業担当者が入力しやすいものか意見交換を行い帳票を作成することで、能動的に報告される環境を整えました。

また、オンライン上で営業日報が作成できるSFAを選ぶことで、移動時間などに営業日報が作成できるように。上司に営業日報を直接、渡さなくて済むようになり、大幅に業務時間を削減することに成功しました。

働き方改革で「日報」改革も視野に！

営業日報に関する、部下と上司のお悩みを解決する方法をご紹介しました。メールやエクセルの日報からでは、部下が意義を見出し、短時間で日報を作成し、管理職の管理がしやすくなるかというと率直に言って難しいでしょう。そこで、SFAを導入、活用して業務効率化することは非常に重要です。

SFAの入力の効率性・情報共有ツールとしての見やすさで、部下もマネージャーも同じ課題を見て、協働することが容易に。また、残業時間も劇的に短縮されます。

SFAの悩みの種といわれる入力の手間も、項目を整理することによってシンプルにできます。これを機会に、自社に最適な日報の在り方を真剣に考えてみてはいかがでしょうか？

下記の資料では、生産性向上が見込める働き方改革の方法をご紹介しています。ぜひ、興味がある方は資料をダウンロードしてみてください。

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