ダッシュボードとは？重要な理由や活用するメリットも紹介
近年、情報活用の手段として注目されるようになった「ダッシュボード」。ダッシュボードをうまく活用することで情報を探し回る時間を節約でき、すばやく正確な意思決定につながります。営業の現場においても、なくてはならない機能といえるでしょう。
この記事ではダッシュボードの特徴や必要な情報、活用するメリットやポイントを解説します。ダッシュボードの利点を理解し、よりよい営業活動にお役立てください。
ダッシュボードとは？
ダッシュボードとは、複数のデータをひとつの画面にまとめて表示する機能を指します。複数のグラフを組み合わせて見やすい形で表示することは、代表的な使い方です。たとえば、受注金額や予算の達成率、成約率などは、ダッシュボードに表示させると便利な情報に挙げられます。
ダッシュボードは営業担当者や組織全体の状況をすばやく把握するのに有効で、組織の意思決定や判断の重要な材料にもなります。そのため、ダッシュボードに配置すべき情報は業種や企業、部門により異なります。
事業運営に重要と判断される情報が選ばれ、ダッシュボードに配置されるわけです。
ダッシュボードが事業運営になぜ重要なのか？
IT化の進展により、企業には多種多様で膨大なデータが蓄積されるようになりました。一方で、事業運営を大きく左右するほど重要なデータの種類は限られます。
これらを多種多様なデータのなかから毎回探すのは、手間のかかる作業です。状況把握に時間を取られては、適時適切な判断を行うチャンスを逃しかねません。
重要な情報をダッシュボードにまとめ、一覧の形で見やすく表示することでこの課題を解決できます。情報がひとつの画面にまとめられているため、状況把握と意思決定のスピードアップに寄与します。ビジネスチャンスを逃さず、業績アップにつなげることができるでしょう。
レポート機能との相違点
事業運営の状況把握や判断に用いられる機能には、ダッシュボードのほかにレポートもあります。両者の相違点を、以下の表にまとめました。
| 機能 | 特徴 |
| ダッシュボード | ・重要なデータを選び、見やすい形で表示する ・迅速な状況把握と意思決定に使われる |
| レポート | ・詳細なデータが記載されている ・詳細な状況把握と分析に使われる |
日常業務ではすばやく状況を把握できるダッシュボードを使い、詳細に知りたい箇所が出てきた場合はレポートを確認する、といった使いわけを行うと、効率的に業務を進められます。
ダッシュボードに求められる情報や機能
ダッシュボードを営業活動に活かしたいという管理職や従業員も多いでしょう。営業部門で使う際に求められる情報や機能について、解説していきます。
営業生産性のアップに必要な情報
「所属する営業担当者に、より多くの成果をあげて欲しい」と考える営業部門の管理職は多いでしょう。部門全体での営業状況を把握できる情報、そして営業生産性のアップにつながる情報がダッシュボードで得られれば、意思決定に役立ちます。
ダッシュボードによく掲載される代表的な情報を、以下に挙げました。
- 商談件数
- 商談規模
- 商談成約率
- 商談期間
いずれも営業の実態を把握し、生産性のアップを目指すうえで重要です。営業生産性については、以下の記事で詳しく解説しています。
ダッシュボードの項目を手軽に設定できる機能
ダッシュボードを使う営業職の多くは、ITの専門家ではありません。そのため、ダッシュボードにはITに詳しくなくても簡単に設定できる機能が求められます。
また営業活動は、営業担当者がみずから気づき改善することでより高い効果を得られます。部署共通のダッシュボードはもちろん、個人でもダッシュボードを作成でき、気になる項目を各自設定できる機能があるとよいでしょう。
ダッシュボードの要素を他のメンバーに共有できる機能
毎回「営業部門のダッシュボード」と「各自で作成したダッシュボード」の両方を確認することは面倒に感じられるでしょう。
部門共通で作成したダッシュボードの要素を各メンバーに共有できれば、簡単な操作でミスなく項目を追加できるため便利です。よりよい営業活動を行え、業績アップを後押ししてくれることでしょう。
ダッシュボード活用のメリット
ダッシュボードの活用は、営業活動にさまざまなメリットをもたらします。主な４つのメリットを確認していきましょう。
社内に埋もれるさまざまな種類のデータを活用できる
社内にはさまざまなデータが蓄積されています。このなかには、「探すことが面倒」という理由で埋もれているものも少なくありません。
ダッシュボードに載せることで管理職はもちろん、部署に所属する多くの従業員がデータを確認できます。現状の把握や営業活動の改善に活かせるため、業績アップにつなげることが可能です。
KPIや営業担当者の成果を可視化できる
数値による成果の把握がしやすいことも、ダッシュボードを活用するメリットの一つです。KPI（重要業績評価指標）や営業担当者ごとの成果を可視化し、客観的な評価を下せるでしょう。
夜遅くまで働く従業員には、つい「頑張っている」などの高い評価をしたくなりがちですが、業績アップに貢献しているとは限りません。ダッシュボードで成果をチェックすることにより業績アップに貢献した従業員を見つけ出し、正当な評価を与えることが可能です。
見やすい情報で状況を把握し、迅速な判断と的確な対応を後押しする
ダッシュボードには、事業運営に重要な情報がひとつの画面に、見やすい形でまとめられています。情報を探し回らなくてもひと目で状況を把握でき、データに基づいた事業運営を実現します。
確かな情報をすばやく確認できるため、迅速な判断に基づいた的確な対応を行えるでしょう。
課題を早期に発見できる
管理職にとって、レポートを詳細部分まで日々チェックすることは難しくても、ダッシュボードなら毎日の確認の負担が軽減されます。
日々の変化をしっかりチェックすることで、変化にも気づけます。課題の早期発見につながるため、失注や信用の失墜を防止する、営業担当者のモチベーションをアップするといった効果に結びつくでしょう。
ダッシュボードの活用で重要なポイント
ダッシュボードを営業活動に利用するためには、ぜひ押さえておきたい４つのポイントがあります。しっかりチェックし、顧客満足度の向上と営業部門の業績アップにつなげましょう。
① 目的や使いみちを決める
ダッシュボードに掲載する項目を決めるうえで、目的や使いみちを決めることは重要です。作成したダッシュボードを誰が見るかによって、表示すべき項目や求められる機能は変わるためです。
たとえば、成約率を考えてみましょう。
営業担当者自身だけが見る個人的なダッシュボードなら、本人だけの数字を掲載すればよいでしょう。一方で、営業部門の管理職が見る場合は、部署全体の数字を把握する必要があります。
担当者ごとの数字に加えて、部署全体の成約率も表示したいと思うでしょう。
② 適切な項目を選定して設定を行う
ダッシュボードのスペースには限りがあります。このため、「とりあえず重要な項目はすべて掲載」というわけにはいきません。ただし、ダッシュボードは目的を分けて、複数作成することも可能です。一例を以下に挙げました。
- 営業部門全体の成果を把握する
- 目標に対する進捗状況をチェックする
- 営業とマーケティングの連携（リードファネルダッシュボード）
重要な項目を精査したうえで、目的に合った項目をダッシュボードに載せるとよいでしょう。
場合によっては限りあるスペースに多くの重要な情報を載せるため、新たなグラフや表を作成するケースもあるかもしれません。グラフを積極的に活用し、見やすさを重視すると直感的に理解しやすくなるでしょう。
適切で迅速な判断や、問題の早期発見につながります。
③ ダッシュボード活用の有効性を伝え、自主的な活用を促す
せっかくダッシュボードを作成しても、使用されないのでは業務効率化や業績アップにつながりません。日常的にダッシュボードを活用してもらうためには、現場社員にとってメリットを感じられる動機づけが必要です。
まずは、ダッシュボードを活用するメリットをリストアップしましょう。そのうえで、ダッシュボードの有効性をわかりやすく伝え、自主的な活用を促すことがおすすめです。
管理職がみずから活用し、営業部員によさを伝えると効果的でしょう。
④ 定期的に表示項目を見直す
事業運営で重要な項目は、常に同じとは限りません。事業環境の変化や重要度の変更などにより、重要な項目は変わる場合があります。
このため、ダッシュボードに掲載する項目は、定期的に見直すことをおすすめします。もし「項目の追加・削除・変更は不要」という結論に達したとしても、見直す行為自体は無駄ではありません。
「ダッシュボードに掲載されている項目は、今のビジネスに合っている」ことが確認できるためです。
ダッシュボードの活用がDX浸透のカギ
現代はスピードが求められる一方で、情報があふれる時代です。状況をタイムリーに把握したうえで、課題が発生した場合はすみやかに適切な対応を行わなければなりません。
これらの要求には、ダッシュボードの活用で対応できます。状況把握と判断に必要な情報をすばやくチェックできるため、早いタイミングで適切な手を打てるでしょう。
