エクセル案件管理の方法やテンプレを解説！ 他の有力ツールやアプリも紹介
「エクセル案件管理のやり方が知りたい」「どうも上手くいかないので、コツやテンプレートがほしい」とお悩みではありませんか？
エクセルで案件管理をしている企業は多く、テンプレートやノウハウなども多く出回っています。しかしエクセルでの案件管理には、デメリットや限界があるのも事実です。
本記事では、エクセルでの案件管理方法やテンプレートとともに、より効率的に案件管理が実現するツール・アプリを紹介します。
案件管理のコツもあわせて解説するので、ぜひ参考にしてください。
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エクセル案件管理の方法・コツを３ステップで解説
エクセルで案件管理をする方法は以下の３ステップです。
- テンプレートをダウンロード
- 案件管理に必要な項目を入力
- ルールに基づいて管理
エクセルの基本操作からおさらいしたい場合は、以下の記事を参考にしてください。
Excel（エクセル）の使い方・基本機能を初心者向けに解説【2024年版】
ステップ①テンプレートをダウンロード
テンプレートには案件管理に適したグラフや表、プルダウンメニューなどが含まれているため、活用することで利便性が向上します。
無料かつ優れたテンプレートを、以下にご用意しました。
必要な部分をコピーするだけですぐに利用可能なため、ぜひ活用してください。
- Microsoft Office 売上管理表 (セールス)
- Microsoft Office 売上目標管理表
- Microsoft Office 顧客管理表
- Microsoft Office 業務報告書 (日報・週報)
ステップ②案件管理に必要な項目を入力
業界や業種によって管理すべき項目は異なりますが、一般的な項目は以下のようなものが挙げられます。
| 項目 | 備考 |
| 案件番号 | 案件を検索する際や営業担当とやり取りをする際に使う |
| 営業担当者名 | 担当者名で並べ替えや絞り込みができると便利 |
| 企業名・顧客名 | キーマンや決裁権者などの項目をさらに用意しても良い |
| 商材 | （例）商材名やセット内容、キャンペーン適用の有無など |
| 訪問日と対応内容 | （例）訪問した当日の日付と進捗状況など |
| 営業プロセスの進捗履歴 | 過去の履歴を管理することで営業担当の成長を促せる |
| 課題や次回予定 | （例）見積りや収支シミュレーションの提示など |
| 受注確度や受注予定日・金額 | 月次や四半期ごとの売上目標達成を目指すのに役立つ |
| 流入チャネル | 効果的な新規顧客を開拓する際のデータとなる （例）自社HPや広告など |
| 案件管理者のコメント | （例）マネージャーのアドバイスや同行のやり取りなど |
上の表に加えて、代理店や競合などの項目を必要に応じて追加するのも良いでしょう。
ただし、顧客管理専用のツールではないエクセルに、多くの項目を追加するのは厳禁です。入力や管理が複雑化し、現場の作業工数が増えてしまいます。
営業管理に必須な項目を取捨選択しつつ、営業担当と相談しながら項目数を決めるのがおすすめです。
エクセルで顧客管理を行うコツについては、以下の記事も参考にしてください。
顧客管理はExcel（エクセル）でできる！ 作り方や無料テンプレートを紹介
ステップ③３つのルールに基づいて案件管理
エクセルで案件管理をする場合は、ルールを課すことでトラブル防止や効率アップにつながります。
最低限、以下３つのルールを設けるのがおすすめです。
- 入力頻度や形式を統一する
- 営業プロセスの段階を明記する
- 実施したことや次回アクションを明記する
それぞれ具体的に解説します。
1. 入力頻度や形式を統一する
各営業担当によって入力する情報の粒度が異なると、案件管理に支障が生じかねません。「日報とともに入力する」「ひと言だけの記載を禁止する」など、入力頻度と形式に関するルールを設けましょう。
記入例を用意し、現場の負荷を軽減させることが効果的に運用する秘訣です。
情報入力の際は、複数人が同時にエクセルを開くと、意図しない上書き保存がされる恐れがあるため注意してください。
2. 営業プロセスの段階を明記する
正確な売上予想を立て、受注に向けて的確な指示を出すためには、営業担当者に「案件が今どの段階にあるのか」を正しく報告してもらうことが大切です。
エクセルにプルダウンメニューや表を用意すると、入力の負担を最小限に抑えつつ営業プロセスの段階を追うことができます。
3. 実施したことや次回アクションを明記する
営業活動のブラッシュアップを図るためには、営業担当者に行動（アクション）も含めて入力してもらうことが大切です。
情報を参照することで「顧客へのアプローチが遅い」「メール送信のタイミングがズレている」など、テコ入れするべき活動に気付けるようになります。
CRM/SFAを用いればツール上でコミュニケーションが取れたり、同行予定をスケジュールに組み込めたりするため、これらを容易に行なうことができます。
案件管理にエクセルを使うメリット
専用のツールを用いず、エクセルで案件管理を行うメリットには以下のようなものがあります。
導入や習得のコストがかからない
エクセルで案件管理をする場合、基本的に導入や教育のコストが発生しません。
BtoBサービスの比較メディアUtillyのアンケート調査によると、仕事で表計算ソフトを使用する会社員の割合は85％、そのうちエクセルの利用者は8割以上にのぼることがわかりました。
大多数の人にとって使い慣れたツールといえるため、研修やオンボーディングが最小限で済むことがメリットです。
ただし、汎用的なツールである分、入力や管理の自由度が大きすぎることが運用のしづらさにつながります。先に紹介したエクセル案件管理で課すべきルールは、確実に設けましょう。
カスタマイズしやすい
エクセルはカスタマイズ性が高く、自社の状況にあわせて自在に改善できる点もメリットです。
テンプレートやカスタマイズ情報も多く提供されており、専門知識がなくても簡単に機能を変更できます。
案件管理に限界あり！ エクセルのデメリット
エクセルは案件管理の専用ツールでないことから、運用できる規模には限界があります。
代表的なデメリットは以下のとおりです。
- 報告と集計の手間がかかる
- 各データを時系列で把握するのが難しい
- Officeソフト以外との連携が難しい
個人事業主や少人数チームの案件管理には便利ですが、中小企業以上の案件管理においては非効率になる場合があります。
各デメリットの詳細を確認して、エクセルでの案件管理を続けるか否かを検討してください。
報告と集計の手間がかかる
エクセルで案件管理を行うと、入力・提出されたものを集計する手間がかかります。専用ツールと比較して工数が多く発生するため、コア業務に費やせる時間が減少することは否めません。
専用ツールの導入コストと人件費を天秤にかけ、どちらが最終的な業務効率化・生産性向上につながるかを検証することが大切です。
各データを時系列で把握するのが難しい
データとしてまとめない限り、時系列でデータを確認するのが難しいこともエクセル案件管理のデメリットです。
たとえば、特定の顧客の営業履歴を確認したい場合は、あらかじめ顧客ごとにデータを入力しておくか、データを編集しなければなりません。各営業担当の１日の動きも把握できないため、別途日報を提出してもらう必要があるでしょう。
案件管理専用のツールは顧客ごとの時系列データが瞬時に把握できることに加え、データを入力するだけで日報を自動作成する機能があります。
営業担当はコア業務に集中しやすくなり、組織全体の生産性向上が見込めます。
Officeソフト以外との連携が難しい
MAや会計ツールなど、他システムとの連携が難しいこともデメリットの１つです。
連携していないシステムを複数運用すると、ログインや入力、管理の手間がシステムの数だけ増加し、部門間の分断を招きます。
専用ツールを用いることで、経営やマーケティング部門が使っているツールと案件管理のデータを連携できるようになります。顧客情報を部門をまたいで一元管理できるため、顧客の購買体験向上にも役立つでしょう。
エクセル以外で案件管理できるツール・アプリ
エクセル以外にも、案件管理に役立つツールがあります。
ここでは代表的なツールとして「Googleスプレッドシート」「CRM/SFA」の詳細を解説します。
Googleスプレッドシート
エクセルに似た使い勝手ながら、無料で使用できるのがGoogleスプレッドシートです。
データをクラウドで管理するため、複数人が１つのシートにアクセス・入力しても問題が発生しづらいメリットがあります。
ただし、エクセル同様に案件管理専用のツールではないことから、顧客ごとに深くデータを分析したり、時系列でデータを参照したりするのは困難です。
CRM/SFA
CRM/SFAは、営業支援・顧客管理に特化した専用ツールです。
CRM/SFAを運用することで、各営業担当者がコア業務に集中できるのはもちろん、マネージャーの指揮・判断も的確化します。
昨今は需要の高まりから、中小企業向けの安価なものから大企業向けの高機能・高価格なものまで多種多様な製品がリリースされています。
「CRM/SFAを活用してトップセールスを量産したい」「現場の負担を軽減したい」とお考えの方は、以下の記事を参考にしてください。
参考：SFAとは？CRM・MAとの違いや導入時のポイントを解説
参考：CRMとは？機能やメリット、導入時の選び方、活用のコツをわかりやすく解説
案件管理を成功に導くためには
案件管理を売上向上に直結させるためには、定量的なデータが集まる環境を構築することが大切です。
数値にもとづいて施策の効果測定を実施し、PDCAサイクルを回して営業活動をブラッシュアップすることが、組織の成長につながります。
ただし、集計するデータの種類・数を増やすほど現場の負荷が増大してしまうため、時間的コストを削減することも同時に検討しなければなりません。
以下は、案件管理をエクセルからCRM/SFAに切り替えたことをきっかけに、会議の時間を90分から15分に短縮しつつ、売上を192％アップした企業の事例です。
業務効率化と生産性向上に向け、ぜひ参考にしてください。
参考：顧客情報の一元管理で売上192％を達成、 会議時間短縮（90分→15分）、顧客満足度向上を実現。
まとめ：的確な案件管理で売上を効率よくアップ！
エクセルはコストをかけずに運用できるため、小規模な案件管理におすすめです。テンプレートを活用したうえで、管理する項目・ルールを洗練させて効率的な案件管理を実現してください。
「データ入力や管理に時間がかかりすぎる」「求めている機能をエクセルで実現するのが難しい」とお悩みの方は、案件管理専用のツールであるCRM/SFAへの乗り換えを検討することもひとつの方法です。
弊社では、多数の製品のなかから自社にピッタリの専用ツールを見つけるヒントとして「CRM/SFA製品比較シート」をご用意しました。
ぜひ以下のシートを活用して、案件管理の最適化を実現してください。
