【営業の業務効率化】案件管理の基本と秘訣、ツール・システムを解説
「案件管理の負担が大きすぎる…」「業務を効率化したいが方法がわからない…」「案件管理に効果的なツールやシステムを知りたい」 などとお悩みでないでしょうか？
プロジェクトの進行や営業活動において案件管理は必要不可欠。
しかし、案件管理の仕方はさまざまな方法があり、やり方によっては負担が大きくなってしまうことがあります。
案件管理はあくまでも効率化の「手段」であり、「案件管理をすること」自体が目的になるような本末転倒な結果にならないよう注意が必要です。
案件管理はどの企業もやり続けていることだけに、我流になったり時代遅れになったりしがちです。しかし、営業のプレイヤーからマネージャーまで労力がかかるので、売上のためにも人件費削減のためにもより良い方法を知るのは重要です。
そこで今回、5,000社以上の営業を改革してきた弊社が案件管理の基本と秘訣、使うべきツールなどを紹介していきます。業務の効率・売上アップにつながること間違いなしなので、ぜひ参考にしてください。
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案件管理とは？ なぜ必要か
案件管理とは、案件の進捗状況をリアルタイムで記録して管理することです。
重要なのは、管理者である営業マネージャーが必要な支援できることと、営業目標を達成できそうかを判断できることです。
案件管理ツールを導入する前に、案件管理を行う必要性をきちんと理解し、チームとの認識をすり合わせましょう。
案件管理は、日々の営業活動の正確な入力が前提であり、各営業担当の協力が不可欠だからです。
案件管理の必要性は、以下の５つが挙げられます。
- 組織的対応で案件の受注確度を効率よく高める
- 営業の属人化回避
- 営業業務の効率化・営業品質の高度化
- 組織目標や経営意思決定の根拠となる
- 案件情報の共有による連携・トラブル防止
組織的対応で案件の受注確度を効率よく高める
当たり前のことですが、案件管理をせずに商談を進めると、受注の確度が下がる可能性も多くあります。
商談の過程では先方からの要望や置かれている環境、抱えている課題など、さまざまな情報がもたらされ、営業担当個人の力で処理しようとすると負荷が高まるからです。
きちんと案件管理できていれば、クローザーや専門家の同行の検討や、案件を進捗させるためのアドバイスが可能になります。
つまり、組織的な対応や、同じ営業チームでも受注確度を高めた営業活動ができます。
自身の成績アップにつながるとわかれば、各営業担当とマネージャーも積極的に案件管理をしてくれるでしょう。
営業の属人化回避
営業の属人化を回避するためにも案件管理が必要です。
各営業担当まかせの営業を展開していると、以下のようなリスクがあります。
- 担当者の転職や退職にともなう売上低下
- 組織としての営業実績が個人の意欲やスキルに左右される
- 営業担当の不在時に寄せられた質問などへの迅速な対応が困難
案件の営業担当者だけが情報を知っている状況を避け、部署や部門で商談の進捗状況を共有することで、営業活動が属人的になるのを防げます。
営業の属人化の先に仕事を失うリスクや、仮に自身が営業マネージャーになったときに困るであろうことを理解してもらえば、営業担当者も積極的に案件管理へ協力してくれます。
営業業務の効率化・営業品質の高度化
案件管理をすることで営業活動のボトルネックを把握でき、効率を高められます。
また、案件管理によって案件の成功理由や失敗理由が明確になり、データとして残せるため、営業品質の改善ポイントがわかります。
営業チームで案件をレビューして、担当ひとりの視点では思いつかないような新たな改善提案も見込めるでしょう。
また、トップセールスは、独自のノウハウや知識、情報を持っているものですが、営業活動が属人的だと、業績は個人の能力にふり回されます。
トップセールスがしていることを案件管理によって分析・共有することで、ナレッジの標準化が可能になり、営業品質の高度化につながります。
組織目標や経営意思決定の根拠となる
日々の案件管理は経営に直結しており、案件管理で情報を残すことは、経営面でも大きなメリットがあります。
経営層が売上見込みなどを早期かつ正確に把握することで、自社の次の一手を考えられるからです。
正しい経営判断は利益につながり、営業活動の予算を増やせたり人員を増加できたりします。
自身や自部署のメリットになってくると理解してもらえば、案件管理にモチベーションを持ってもらえるでしょう。
案件情報の共有による連携・トラブル防止
多部署・多部門をまたがった案件や大きなプロジェクトでは、案件情報の共有による連携が必要不可欠です。
情報共有が不十分だと、プロジェクトや案件の進行が滞ったり、トラブルが発生する恐れがあるからです。
案件管理が適切にできていれば、確実なスケジュール管理によって、行き当たりばったりな計画の防止ができ、トラブル防止に役立ちます。
各管理ツール・システムの紹介 —メリット・デメリット—
ひと口に案件管理できるツール・システムといっても種類はさまざまあります。
具体的には、以下のツールが案件管理に使えます。
- エクセル
- Googleスプレッドシート
- タスク管理ツール
- CRM／SFA
各ツール・システムのちがいを、メリット・デメリットとともに解説します。
案件管理を行う５つの理由と照らし合わせて考えるとよいでしょう。
エクセルでの管理
メリット
使い慣れ・費用が無料
エクセルを使ったことがないビジネスマンは少数派でしょう。 表計算だけでなくさまざまな管理に使えるツールなので、案件管理を使い慣れたソフトでできるというメリットがあります。
また、条件付き書式や入力規則などを駆使すれば案件の角度や顧客情報、現状や課題など自由に最適化できます。ほとんど費用がかからない点もメリットといえるでしょう。
デメリット
情報共有の時差
ローカルの情報となるため、情報共有に遅れが生じてしまう場合が多くあります。ファイルのバージョンを間違って共有してしまう場合も多いです。
たとえばメールやビジネスチャットで共有してからのダウンロードする手間が取れずに情報共有が遅れてしまうのはよくあるケースです。自身の工数的にも組織の情報共有的にも負担が多いといえます。
オンラインでの共有が前提のツールが進化した現在、社内事情でエクセル管理せざるを得ない場合をのぞけば、後述するツールを活用したほうが多くの企業でより良い結果になります。
どうしてもエクセルを使用する場合は、セキュリティ対策をしたドロップボックスやGoogleドライブなどを活用し、リアルタイムで進捗を一箇所で可視化できるようにしましょう。
Googleスプレッドシートでの管理
メリット
リアルタイムな情報共有・無料
Googleスプレッドシートでの管理項目は、エクセルと変わりはありませんが、不特定多数が更新するのを前提にしているのが特徴です。リアルタイムで情報が反映されるため、部署・部門内での共有がはかどります。また、エクセルとちがって更新のタイミングが重なってデータが喪失するリスクも低くできます。
また、さまざまな無料プラグインがあるため案件管理の体制のカスタマイズも可能です。もちろん復元も可能でセキュリティも盤石。フリーランスや数人のチームで案件管理をするなら十分メインに使えるツールです。
デメリット
企業でのGoogleアカウントの設定が必要なので、企業においてはシステム上やリーガル上の導入の障壁もあるでしょう。
タスク管理ツールでの管理
メリット
全体の業務の可視化
「タスク管理ツール」も案件管理に使えます。タスク管理ツールとは、各社員が実施するべきタスクを一覧表として見える化するツールのことです。プロジェクトの進行支援をメインに開発されているため、ガントチャートなどがデフォルトで実装されているツールも多く、「仕事の管理」に最適化されています。つまり、イベントや展示会といった営業以外で営業部が担当する業務の管理もできるわけです。
デメリット
専門性に欠ける
タスク管理ツールはあくまでもタスクを管理するためのツールであり、案件管理専用ではないのがデメリットです。つまり、エクセルやスプレッドシートと同様に案件管理に使うには入力のローカルルール構築などの手間が必要になります。
タスク管理について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
CRM／SFAでの管理
メリット
圧倒的な専門性
「CRM」と「SFA」は営業活動を支援する専用ツールで、確実かつ効率よく案件管理をするのに最適です。
CRM（Customer Relationship Management：顧客関係管理）はカスタマーのフォローやリテンションを最適化するツールです。
SFAとの関連度が高いので、SFAセットのツールも多くあります。
なお、CRMは顧客管理の側面から、SFAは営業支援の側面から積極的に活用されています。
CRMについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
CRMとは？機能・メリットや選び方、活用のコツをわかりやすく解説
SFA（Sales Force Automation：営業支援システム）は、営業活動に関連する情報を記録・管理し、営業担当のタスクと紐づけるツールです。
商談履歴や進捗状況、見込確率、売上などを一元管理でき、業務効率の向上と案件管理の効率化ができます。
SFAについてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
デメリット
選択の幅の広さ
効果が大きく効率も良いCRM／SFAですが、需要の高さから種類が多く存在するため、自社に最適なツールを選ぶのが大変です。
費用も無料から高額なものまでさまざま。
自社に合わないツールを選んだために、せっかく導入したものの現場で使われていない企業も少なくありません。
予算だけでなく、実際の運用面もよく考慮してツールを選ぶのが重要です。
エクセル案件管理がうまくいかない理由
紹介したツール・システムの中で、新しいツールを選ぶ手間がかからない点や費用面から、エクセルでの案件管理を選ぶ企業も多くあります。
しかし、ある程度の大きな営業組織になると、労力の大きさに対して得られる成果が少ないのが現実です。
原因は多数ありますが、致命的なのは、案件をリアルタイムに把握できず 、受注率を上げるためのPDCAサイクルを効果的に回せないことです。
営業マネジメントがうまくできないと、せっかく入力した案件情報が無駄になるため、各営業担当の負担が増えてしまうだけになってしまいます。
上図のような状況では、何の手を打つこともなく、「気が付いたら失注していた…」という結果を招いてしまうこともあるでしょう。
そこで、確実かつ効率よく案件管理をするのに最適なCRM／SFAについて詳しく解説します。
SFA/CRMの主な機能4つと代表的なシステム3選
案件管理の専用ツールであるSFA/CRM。しかし、初めは何がどう便利かわからず、代表的なツールにどんなものがあるかも気になることでしょう。そこで、案件管理をするのに役立つ主な機能4つと代表的なシステム3つを紹介していきます。
SFA/CRMの比較検討をしている方は、以下の記事も参考にしてください。
SFA（営業支援ツール）おすすめ比較12選！機能や違い・選定ポイントを解説
CRM（顧客管理システム）のおすすめ10選！選び方や運用のポイントも解説
SFA/CRMの主な機能4つ
案件管理に役立つ主な機能は以下の4つです。
- 案件の進捗状況をわかりやすく可視化できる
- 簡単な操作で見たい情報を深堀りできる
- 案件リストから次の行動を簡単にスケジュールできる
- リアルタイムに案件情報を共有できる
代表的なSFA/CRM3選
成功企業で導入されて以降、CRM／SFAは数多く提供されるようになりました。
しかし、日本の営業現場で役立つものは決して多くありません。
ここでは、代表的なCRM／SFAを簡単に紹介するので、具体的にどんなものがあるかを知るきっかけにしてください。
紹介するシステムは以下の３つです。
- eセールスマネージャー
- Sales Cloud
- Senses
eセールスマネージャー
ツールの多くを海外産が占める中、ソフトブレーン社の提供する「eセールスマネージャー」は純国産のCRM／SFAです。
日本の営業スタイルを熟知した営業のプロが、「国内営業に最適なSFAを！」という目的で開発しており、現場での定着率が非常に高いツールです。
具体的には、以下の項目すべてで１位をとり続けており、満足度NO.1になっています。
- 使い勝手
- 業務改善への満足度
- 導入効果
- サービス満足度
- システム満足度
CRM／SFAは海外発祥ですが、海外のツールは文章表現や項目がわかりにくかったり、日本の営業スタイルに合わなかったりする場合も多々あります。
その点、国内の満足度が１位のeセールスマネージャーは現場で定着しやすく、売上に直結するでしょう。
なお、日本企業が国内で使うなら最適といえますが、海外展開していて現地人を雇用している企業では難点も出てくると考えられます。
より詳しい情報は、以下からご確認ください。
Sales Cloud
Salesforce社の提供する「Sales Cloud」は、グローバルで高いシェアを誇るシステムです。
グローバルで約15万社が導入しています。
特徴は汎用性の高さであり、営業支援やカスタマーサービス、マーケティングやEコマースなど、幅広いサービスに対応可能です。
また、費用はかかるもののきめ細かなカスタムも可能。
導入済みのツールや、他のサービスと連携させたい場合におすすめです。
一方で、海外産のため日本語で使いづらいシーンがあり、ITへの知識も要求されるのでツール専任者を用意すべきでしょう。
高度な分、現場で定着しないリスクもよく考慮しておくべきです。
より詳しい情報は、以下の記事をご覧ください。
Salesforce（セールスフォース）のSales Cloudの評判は？導入で成功させるには (e-sales.jp)
Senses
「Senses（センシーズ）」は、直感的に使えるデザインが魅力的なツールです。
たとえば、営業活動を時系列で表示したり、共有すべき情報をカード形式で表示したりできます。
また、取引先の会社概要やプレスリリース、財務情報といった外部情報を自動的に取得するというユニークな機能もあります。
一方で、シンプルな使いやすさを重視しているためか、独自のカスタマイズをしてより使い勝手を向上させることはできません。
CRM／SFAは高価かつ、情報の蓄積を重要とするので、色々なツールに短期で変えることは得策ではありません。
そのため、どのツールが自社に合っているのか、導入時にしっかり吟味することが重要です。
CRM／SFAに興味がある方や、導入を考えている方に向けて、さまざまなCRM／SFA製品を料金や機能、セキュリティなど32項目で採点し、ひと目でわかるグラフで特徴を教えてくれる製品比較シートと、料金・機能をXY軸にして製品群をマッピングした分析チャートをご用意いたしました。
比較の時間を短くしたい方に製品比較シート、どのような価格や機能性の製品があるのかといった、CRM/SFA製品の全体図を把握したいという方には製品分析チャートがおすすめです。
ツールの検討・比較に役立つ資料をなので、よろしければご覧ください。
案件管理にCRM/SFAを使用した成功事例
CRM／SFAが案件管理に最適とはいえ、社内稟議を通したり実際に導入に踏み切ったりするには、成果を得られるという実感や根拠が必要です。
そこで、CRM／SFAを実際に導入して大きな成功を果たした事例を２つ紹介します。
きめ細やかな組織的営業が可能になった事例（日本車輌製造株式会社様）
長年、鉄道車両の製造を主たる事業としていましたが、そのノウハウを活用し、現在は輸送用機器や橋梁、建設機械、プラントなども手掛けています。
課題／要望
輸送用機器は、ほとんどがオーダーメードであるため、受発注には営業部門、生産部門、管理職間での迅速な情報共有が必要になります。
特に、営業を支える生産部門が、営業情報を欲していました。
そこで、工場と各営業拠点が情報を共有することによって、組織的・有機的な営業を可能にする必要がありました。
また、案件受注のためには、綿密な戦略を練ることも欠かせません。
対応／結果
手入力を省いたプルダウン対応であるCRM／SFA(eセールスマネージャー)を導入。
導入後の効果としては、営業効率が上がったことがあげられます。
同社のようなオーダーメード型の営業プロセスでは、見積もり依頼書や受注報告書といった紙ベースの資料が大量に発生し、これらを作る側も見る側も相当な負荷がかかっていました。
CRM／SFAの導入でそれらの情報をデジタルデータ化し、整理できるようになったため、管理にかける負荷がかなり軽減されました。
営業情報の抜け漏れも減少。
スケジュールや営業履歴、日報入力のすべてをツール上でおこなうことで、コンパクトにまとめられ、新入営業社員の教育訓練を効率的に進める上でも役立っているそうです。
より短いサイクルでPDCAが回せるようになった事例（メディキット株式会社様）
医療機関に向けて血管カテーテルを専門に開発・製造・販売している同社は、40年以上の歴史をもち、国内トップシェアを誇っています。
取引先数は全国区１万以上という企業です。
課題／要望
営業スタッフ１人あたり100件程度の担当があり、引き継ぎが難航することがありました。
対応／結果
CRM／SFA導入後は、情報の共有・入力がスムーズになり、情報の確認も的確にできるようになったそうです。
また、偏り解消や日報の蓄積により、各営業スタッフもより的確で計画的な営業を実現できるようになりました。
導入・成功事例についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事をぜひご覧ください。
まとめ：案件管理で属人的な営業から組織的な営業へ
適切な案件管理をおこなうと、
- 組織的対応で案件の受注確度を効率よく高める
- 営業の属人化回避
- 営業業務の効率化・営業品質の高度化
- 組織目標や経営意思決定の根拠となる
- 案件情報の共有による連携・トラブル防止
といった効果が得られます。
これらの効果を得るためにエクセルなどを使う手もありますが、費用対効果の高さから、多くの企業でCRM／SFAが最適です。
効率アップできるのはもちろん、自社の営業に独自の強みや勝ちパターンを見つけていくことも目指せます。
現場で定着しないツールを導入しても意味がないので、CRM／SFAツールの選定時は、定着率やアフターフォロー体制も重視することをおすすめします。
なかでも、当社は導入前のツールの検討・比較に役立つ豊富な資料の提供し、高い定着率を誇ります。
さらに、導入から運営までの手厚いアフターフォロー体制も整っていますので、確実なツール導入・定着・効果実現をサポートが可能です。
長期的な効率・売上アップのために、一度ご検討ください。
