残業をなくす改善策とツールをご紹介！～働き方改革はこれで解決～
働き方改革により時間外労働の上限規制が導入され、企業はこの上限を守られなけば罰則を科せられることになりました。
2020年4月からは中小企業も規制の対象となったため、ムダな残業を削減するなど管理体制の見直し・改善が行われていることでしょう。
しかし、改善対策が遅れている場合や、もともと残業がとても多かった場合は、すぐに上限以内におさめることが難しいケースもあるようです。
残業が習慣になっていたり人手不足だったりすると、削減のためにはかなりの工夫が必要。
社員の意識、会社の体制の改善はもちろん、ITツールの活用も必要です。
ここではおすすめの改善方法とツールをご紹介しますので、参考になさってください。
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「働き方改革に基づく残業管理」あなたの会社は改善できていますか？
働き方改革で守らなければならない「残業の上限」とは？
2019年4月1日から働き方改革が施行され、残業の上限規制が始まりました。
大企業においては既に施行されていましたが、中小企業においては2020年4月からの施行となっており、まだ完全な体制で残業管理ができていない企業もあるのではないでしょうか？
労働法８本が改正されたこの法律は、３つの柱から成り立っていますが、特に第２の柱である「長時間労働の是正・多様で柔軟な働き方の実現など」に関することが、残業規制に関わる部分となっています。
「第２の柱」具体的なポイント７つ
1.長時間労働について上限規制の導入
2.長時間労働抑制策・年次有給休暇取得について一部が義務化
3.フレックスタイム制の見直し
4.企画型裁量労働制の対象業務が追加
5.高度プロフェッショナル制度の創設
6.勤務間インターバル制度の普及促進
7.産業医・産業保健機能の強化
特に早急な対策が必要なのが1番の「長時間労働の上限規制」
法律では、原則、月45時間、年360時間を時間外労働の上限としています。
臨時的な事情がない限り、この時間を超えることは認められていません。
労使合意の上、かつ臨時的・特別な事情がある場合は残業をすることができますが、以下の条件を守らなければなりません。
- 年間720時間以内
- 2ヶ月～6ヶ月（複数月）の平均が1ヶ月あたり80時間以内
- 休日労働と時間外労働の合計は1ヶ月100時間未満
- 45時間以上残業する月は、1年間に6ヶ月まで
法律違反をすると罰則が科せられる！
もしも違反すると、「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科せられるため、注意が必要です。
完全に残業対策ができていない企業は、早急に対応しましょう。
引用元：厚生労働省「時間外労働の上限規制 わかりやすい解説 4ページ」
https://www.mhlw.go.jp/content/000463185.pdf
ムダを排除するだけでは改善しない残業の実態
残業を減らすには、まずはムダを浮き彫りにし、それを削減することが大事です。
しかし、残業が発生している理由によっては、それだけでは改善できないことも多いもの。
あなたの会社で残業が発生している原因が何なのか、その理由をしっかり把握することが最低限必要となります。
【働き方改革のことをもっと知りたい方はこちらの記事が参考になります！】
まずは残業の理由・原因を整理しよう！
残業には、明らかにムダといえる残業、周りが気づきにくいムダな残業、やむを得ない残業があります。
それぞれについて詳細を説明します。
明らかに「ムダ」といえる残業が発生する原因
日本企業特有の風潮
残業の根本的な問題は「人に仕事をつける」という日本企業特有の仕事の任せ方だといわれています。
日本の企業は外資系企業と違い、さまざまな業務に対応できるゼネラリストを育成する風土があります。
これは、ジョブローテーションといってさまざまな部署を経験させる日本の企業ならではの仕事のあり方です。
そのため、1人の社員が職種を超えて複数の業務を担当することになり、余計な仕事を抱えてしまうことがあります。
また、年輩の人を中心に、遅くまで残って仕事をするのが当たり前という考えを持っている人もいます。
このような上司のもとで働くと定時に帰りづらいため、残業せざるを得ない人が出てきているともいえるでしょう。
管理職の管理の甘さ
管理職の中には部下一人ひとりの業務範囲を把握していない人も少なくありません。
管理職自身も実務を行うプレイングマネージャーとして働くことで自分の業務に追われてしまい、部下の管理まで手が回らないことも…。
残業のムダが指摘できず部下本人に任せきりになり、残業し放題の状態になっていることも考えられます。
従業員の管理の甘さ
仕事の作業効率を考えずに、ダラダラと仕事をしてしまった結果、残業が発生していることがあります。
残業代を稼ぐため
生活費欲しさに、やらなくてもよい仕事を増やして残業しているケースがあります。
社内の風通しが悪いケース
業務が集中して不満を抱いていたとしても、いち社員がそれを訴えることはむずかしいものです。
「仕事ができないやつ」だと上司から思われないかと不安に思うからです。
また、属人化している業務の場合、明確な業務フローがないケースが多く、本人以外、ムダに気づくことができない状況になりやすいといえるでしょう。
【ムダな残業を削減する方法はこちらの記事が参考になります！】
周りが気づきにくい原因で残業が発生する理由
完璧主義がゆえに余計な仕事が発生してしまう
仕事を完璧にこなそうとする姿勢はとても大切ですが、そのために却って仕事が増えてしまうことがあります。
頑張りすぎたために「本来はなくてもよい仕事を増やしてしまった」という事態に陥ることもあるのです。
他人に頼めずにひとりで抱え込んでしまう
他人に頼むことで自分の残業を減らすことができるにもかかわらず、「頼みづらい」「他人には任せたくない」「自分にしかできないという思い込み」などの理由から、ひとりで業務を抱え込んでしまうことがあります。
しかし、比較的手が空いている人が引き受ければ定時時間内に終わらせることが可能な場合も…。
誰も気づきにくいことから、解決しづらいケースのひとつといえます。
段取りの悪さに気づかずに非効率なやり方で作業を行っている
他人と共有していない業務の場合、「現在のやり方が当たり前」という認識で進めてしまうこともありがち。
常に改善し工夫する意識を持たないと、非効率な方法をずっと続けてしまうことになります。
削減できない必要な残業も！
上記以外に、単純には削減できない残業もあります。
たとえば、以下のようなケースです。
キャパを超える受注で残業せざるを得ない
顧客からの多大な要望に会社が応え受注してしまうと、限られた人数でそれを処理するために残業を行なわなければならなくなります。
人手不足で時間内に終わらない
納期が決まっている業務量に対して従業員の数が不足している場合、業務を完了させるために残業が発生することがあります。
ご紹介したさまざまな問題は、「残業に対する意識改革を行うこと」「管理の徹底を実施すること」「仕事の適切なやり方を工夫すること」で解決・改善が実現します。
次の項目で具体的な対策をご紹介しましょう。
残業をなくすために社員ができる改善方法とは？
必要のない残業をした結果、会社の存続が危うくなってしまったら、給料が減額されてしまったり、リストラされてしまったりすることにもなり兼ねません。
残業が発生する原因・理由はさまざまですが、従業員各々が「残業を減らす」ことを前提に自分の作業内容や方法を改善することができれば、ある程度の残業を削減することが可能となります。
意識を改善して残業削減に真剣に取り組むことが必要です。
業務の現状把握
残業がなくなっても、限られた時間の中で、これまでと同じ成果を出さなければなりません。
社員が最初にやるべきことは業務の現状把握です。
まずは、業務プロセスを細分化しましょう。
定期的な業務、突発的な業務を１つひとつ細分化することで、自分の業務の全体像を把握します。
業務プロセスの細分化が終わったら、作業ごとにかかる時間をタイマーで計測します。
作業時間を正確に知ることで「どの作業」に「どれだけ時間をとる」のかが明確になるからです。
最も時間のかかる作業がわかったら、その業務の作業時間を短縮する方法を徹底的に考えます。
そうすることで何となく行っていた日々の仕事に対する問題意識が生まれてきます。
業務に優先順位をつける
業務全体の作業内容と所要時間が分かったら、業務の優先順位をつけます。
来た仕事をそのまま順番通りに取り組むことは業務効率を下げる原因の１つです。
「重要かつ緊急度が高い」「重要ではあるが緊急度は低い」「重要ではないが緊急度が高い」「重要でもなく緊急度も低い」と業務を４つに分類して、業務の優先順位をつけていきます。
そうすることで業務の優先順位が見えてきて、重要かつ緊急度が高い業務から優先的に進めていくようになります。
机の上を整理する
仕事の段取りが悪い人の多くは、机の上が汚い状態です。
必要な書類やものを探すことは想像以上に時間がとられるうえ、無駄な時間です。
業務の無駄を失くすためにも机の上を整理するようにしましょう。
上司に相談する
自分ひとりで同じやり方を続けていると、非効率になってしまいがち。
定期的に上司に仕事のやり方、ボリュームなどを見てもらい、アドバイスを得たり仕事量の調整を行ってもらったりすることも大切です。
会社がすべきおすすめの改善方法は？～成功事例５選もご紹介～
前述した問題の根本的原因を意識したうえで改善策を立てましょう。
さまざまな会社で取り組んでいる試みをご紹介しますので、参考になさってください。
状況によっては「複数の方法を同時に行う」「会社の規則を変更する」などの思い切った改革が必要になるかもしれませんが、まずはできることから試してみましょう。
残業が発生している原因・理由を考えながら、ベストな解決策を選択してみてはいかがでしょうか？
残業は申請・許可制にする
従業員が自分だけで判断して残業を行うのではなく、「事前に会社（上司）に申し出て許可を受ける」というルールを設けると、一定の残業抑制効果が期待できます。
何らかの事情で事前申請ができなかった場合は、事後に必ず申請することも取り決めましょう。
実施する前に、社員にルール化する旨を周知徹底することが大切です。
ただし、許可する者は、なぜその残業が必要なのかどうかを見極めて判断しなければなりません。
申請理由を見てその必要性を理解できるよう、日頃から従業員の業務内容・範囲をしっかりと確認しておく必要があるでしょう。
会社の残業体質を見直し改善する
残業をするのが当たり前、残業をする人が偉い人、という認識を持つ社員が多い場合、「残業する必要がなくても帰るに帰れない」という状況が起きる可能性があります。
「残業する必要がない場合は定時で帰る」という当たり前の行動が取れる社風にしていきましょう。
残業削減に対する社員の意識を統一する
なぜ残業を削減する必要があるのか、働き方改革とはどういうものか、残業削減により得られるメリットは何か、といったことを従業員に説明し、意識の統一をはかることが大切です。
終礼を行う
朝礼を行う会社は多いですが、終礼をやるところはまだまだ少ないようです。
しかし、この終礼を行うことで帰りやすい雰囲気をつくることができるため、削減効果が期待できます。
ITツールで社員の業務量を把握する
会社や管理職が社員一人ひとりの業務量を正確に把握することが大切です。
特に営業部の場合、SFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理ツール)の導入がおすすめです。
これらのツールを使用することで、作業効率化とともに、業務や作業量を視覚化し社員一人ひとりの業務を把握することが可能に！
適切な業務の割振りや業務フローの作成が実現します。
【事例1】CRM/SFAを活用した「ベネフィット･ワン」
株式会社ベネフィット・ワンでは、CRM/SFAを活用し受注件数を3.6倍にした上、残業時間の30%カットに成功しています。
成功事例などのノウハウの共有で新人の戦力化をはかる、リアルタイムな進捗把握で会議時間を削減するなど、成果を出されています。
CRM/SFAを活用したベネフィット･ワンの成功事例動画はこちら
CRM、SFAなどのツールをしっかり比較！チェックシートはこちら！
CRM/SFAに興味がある方や、導入を考えている方に向けて、様々なCRM/SFA製品を料金や機能、セキュリティなど32項目で採点し、ひと目でわかるグラフで特徴を教えてくれる製品比較シートと、料金・機能をXY軸にして製品群をマッピングした分析チャートをご用意いたしました。
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ノー残業デーを設ける
残業をしない日をつくることで、その日は何も気兼ねすることなく定時で退社することができます。
まずは週に１日～数日を決めて行うと社員に定着しやすいでしょう。
【事例2】ノー残業デーにより社員の意識改革を実現した「トリンプ・インターナショナル」
下着メーカーであるトリンプ・インターナショナルは、1991年にノー残業デーを週１回からスタート。
その後、少しずつ増やしていき、2003年には毎日をノー残業デーとすることに成功！
そのうえで、19期連続で増収増益を実現させることができました。
残業代の還元を行う
残業が減り収入が減ってしまうと、従業員はやる気が失せてしまい生産性がダウンしてしまうかもしれません。
しかし、残業を削減したことで浮いた「残業代」を社員に還元することができれば、社員が自主的に業務効率化に取り組めるようになります。
【事例3】残業代を還元しモラルを維持した「SCSK」
残業半減を期間限定で実施し成功させたものの、その後、元に戻ってしまったことを鑑みて「マートワーク・チャレンジ20」という施策を実施。
残業半減を継続的に行えるよう、社員に対し以下の施策について還元することを明言したところ、業務のクオリティがアップ！
残業半減を維持することができました。
- 残業代20時間分を固定で支給
- 残業削減、有休取得の目標が達成できた組織に対し、特別ボーナスを支給
- 有給休暇を全て取得した後、不測の事態発生時にバックアップ休暇（5日間）を付与
- 年次有給休暇を取得する日、および取得推奨日を、全社で一斉に実施
アウトソーシングを活用する
業務のボリュームに対し対応できる社員の数が不足しているケースなど、「人材不足」が残業の原因になっている場合は、残業を減らしたくてもできないことが多いものです。
外部に委託できる案件がある場合、その内容に詳しい専門会社や社外の人材に業務委託することで、社員が本来すべき業務に取り組むことが可能になります。
残業を減らせるだけでなく、作業の効率アップも期待できるでしょう。
【事例4】アウトソーシングで社員の負担を減らした「ライフエスコート」
顧客からの業務依頼が殺到した際、アウトソーシングサービスを展開している企業に作業（集計作業、リサーチ作業、レポート作成など）を依頼。
その結果、１週間に10時間分もの時間短縮に成功しました。
１日の業務を一人ひとり見える化する
作業当日、一人ひとりのその日の業務を明確にすることで、部内全員がそれぞれの作業ボリュームを把握することが可能になります。
誰にどのくらい負荷がかかっているかが見える化されるので、多い分を分担することにより、特定の人に負荷がかかっている残業を削減することができます。
組織の表を書いたホワイトボードに各自の業務内容を書いたカードを貼ったり、スプレッドシートなどでリストを作成しPCで共有したりするなど、部署の環境に合わせた方法を見つけましょう。
【事例5】ホワイトボードを活用し個人の負荷を分担することに成功した「BIGLOBE（ビッグローブ）」
朝の打ち合わせの際、「業務内容を書いた付箋」をホワイトボードに貼付。負荷が多い人を他の人が手伝うことで作業の分散化に成功しました。
同時にその日の退社時間を宣言することで、帰りやすい社風にしているそうです。
【本格的な組織改革に取り組みたい方はこちらの記事をご覧ください】
残業を削減することで得られるメリットは？
会社から見たメリット
残業はしないほうが生産性がアップする！
残業をすれば労働時間が増えるため、一見仕事が進むように思えます。
しかし、それは大きな間違いです。
むしろ残業をしない方が社員の生産性が上がり、業績はアップするといわれています。
残業をなくすと、社員は限られた時間のなかで「効率よく仕事を行うにはどうすればよいか」を真剣に考えるようになります。
残業できると「まだ時間があるから大丈夫」という考えに陥り、かえって集中力が低下して作業効率が悪くなるのです。
経費の削減が実現する！
残業代などの人件費、オフィスの照明や空調などの電気代がカットできます。
従業員側から見たメリット
残業削減でできた自分の時間を使いプライベートを充実できる！
残業が削減できれば自分の時間が増えるため、家族や恋人、友人と過ごしたり、資格取得などの勉強を行ったりと私生活を充実させることができます。
健康を維持し充実した仕事が実現する！
たとえば、増えた時間で自炊をすることができれば栄養バランスのとれた食事がとれるようになるでしょう。
睡眠時間も十分とれるようになり、健康になれば、仕事に穴をあけることなく充実した仕事ができます。
残業削減のために仕事の仕方を工夫したり、体制を改善したりすると、このような多くのメリットが期待できます。
会社は経費の削減と業績アップで利益を得ることができ、従業員は金銭的な還元、条件面の改善などが期待できるでしょう。
残業に対する社員の意識改革と会社の制度化が重要
会社と社員の両方が「適切に管理すること」「意識を変えること」「仕事の方法を改善すること」に積極的に取り組むことができれば、残業削減は実現できます。
さらに、会社側が「従業員が納得できる新制度」を設けることができれば、業績アップも望めます。
職場の残業が多くて困っている企業の方は、まずは改善策をひとつずつ行ってみてはいかがでしょうか。
以下は日本の営業の課題にスポットを当て、改善のノウハウを指南した全144ページの無料書籍となっています。是非お役立て下さい。
働き方改革の改善を成し遂げるツールなら
