今すぐできる！仕事効率化のコツ5選！
管理職の仕事は部下から沸き起こってくる仕事の処理を行うことです。しかし、時には沸き起こってくる仕事量が多すぎて、仕事が追いつかないということもあるのではないでしょうか。そのようなときには、今行っている仕事のやり方を一度見つめなおしてみることが大事です。仕事効率化をして時間に余裕を作ることで、新しいプロジェクトを立ち上げたり、より正確な仕事ができたりするメリットがあります。
そこで、この記事では仕事効率化のコツを紹介していきますので、仕事効率化の方法に悩んでいる方は参考にしてみてください。
仕事超効率化は目標設定が肝心！
まず、仕事を効率化するためには大前提となる目標を設定しましょう。明確な目標がないと、効果を確認できずモチベーションが下がってしまうことや、目標を達成したときの達成感を味わうことができないため継続して行うことが難しくなるからです。
目標を設定するときには、長期、中期、短期の3つの目標を立てるようにしましょう。短期目標を設定するときの注意点としては、あまり高いハードルを設定しないことです。ハードルを高くしてしまうと、目標達成が困難になってしまい、モチベーションが下がる原因になることがありますので、毎日コツコツとクリアできるような小さな目標にすることをおすすめします。
また、長期、中期の目標も、あまり先まで計画しない方がよいでしょう。人事異動などでせっかく立てた目標を変更しなければならない場合があるからです。長期は1年、中期で半年程度の目標設定にしてみることをおすすめします。
仕事にメリハリをつけて効率化！
業務効率化がなかなかできないという人の中には、すべての業務に全力で取り組んでしまっている人がいます。もちろん、すべての業務を全力でこなすことが悪いわけではありませんが、物事には優先順位というものがあることも知っておきましょう。
例えば、外部の顧客を招いて会社の重要な会議などに提出するような書類であれば、粗末な書類を作成してしまうと、会社の顔に泥を塗るようなことになってしまいます。そのような場合には、全力で書類作成する方がよいでしょうが、自社で、しかも自分が在籍する部署内の軽い打ち合わせの場合、必ずしも同じ労力をかける必要はありません。力を抜いてもさほど問題ないような仕事であれば力を抜いて、その分他の重要な仕事に全力で取り組む方が効率は良くなります。
それぞれの時間を確保！
仕事を効率的に行うためには、一度に複数の仕事をこなすマルチタスクはしない方が良いです。例えば、情報収集、メールを読む、考える時間などを明確に分けて仕事をすることで、それぞれの時間に集中できるため、効率が上がります。
ただし、この方法を採用するには、まとまった時間や集中できる環境を作ることが大切です。社員とコミュニケーションをとることは非常に重要なことですが、仕事をするときは誰にも邪魔されない環境を整える方が効率は上がりますので、メリハリをつけて仕事をするようにしましょう。
忘れてならない整理整頓！
デスク周辺の整理整頓が大事なのはデスクの見栄えが良くなるという効果だけではありません。整理整頓をきちんと行うことで、どこに何がしまわれているかをすぐに判断できるような状態にしておくことが大事です。業務効率が悪い人の中には、いつも使う書類を毎回違う棚にいれてしまうため、書類を探し出すのに無駄な時間を使う人もいます。また、デスク周辺に余計なものを置かないようにすることで、集中力を高める効果も期待できるでしょう。
デスク周辺の整理整頓をする際は、物は縦置きが基本です。また、書類は先入れ先出しにするようにしましょう。先入れ先出しにすることで、古い書類ほど前にきますので過去にしまった書類でも忘れずに取り出すことができます。
ゲーム感覚を持つ意識も仕事効率化のコツ！
仕事をこなす際に高いモチベーションを保つことができれば、仕事への意欲や集中力が増して効率的に行うことができます。そのため、モチベーションを保つことは重要ですが、時にはモチベーションが上がらないこともあるのではないでしょうか。
そのようなときには、仕事をパズルやロールプレイングゲームのような認識で行ってみるのも一つの方法です。仕事をゲームとしてクリアしていくことを楽しみにすると、思いの外仕事の効率が上がり、早く仕事を終わらせることができる場合があります。仕事が終わるたびに「ゲームクリア！」なんて頭で考えると、モチベーションも上がるのではないでしょうか。
仕事効率化が業績アップに直結！
仕事効率化は会社にとって非常に重要なものです。効率化することによって、新しい事業に手を付ける余裕が生まれますし、残業代のカットなどコストカットをすることができます。
仕事効率化の中には、今回紹介したように普段の取り組み次第で行えるものも多くあります。社員を管理する管理職であるならば、仕事効率化は企業の業績に直結する意識をもって、すぐにでもとりかかるようにしましょう。
また、仕事を効率化させるための手段として、SFAやCRMといった支援ツールを導入するという方法もあります。これらのツールを利用することでさらなる仕事効率化を実現することができますので、普段の取り組みと合わせて採用してみてはいかがでしょうか。
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また、業務効率化の施策の一つとして、「業務の外注化＝アウトソーシング」があります。コロナ禍においては特にテレワークとの相性も良く、近年になって多くの企業が導入しています。以下の資料にアウトソーシングの概要から、CRM／SFAを用いたアフターフォローまで詳細を記載いたしました。業務の生産性向上の一案としてぜひご覧ください。
