働き方改革には生産性向上が不可欠！メカニズムや意味、実践方法を徹底解説
労働力人口が減少傾向にある日本市場。
人手不足に頭を悩ませる企業も多い中、注視すべきは「生産性向上」です。
生産性向上により業務効率化や売上の拡大、社員の労働時間の短縮や業務に対するモチベーションアップなどの効果を見込みこともできます。
既存の企業構造や評価体系に満足するのではなく、積極的に生産性向上につとめていきましょう。
本記事では、働き方改革や生産性向上の基本的知識をはじめ、生産性向上を成功させるポイントや具体的取り組みについて解説します。
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なぜ働き方改革が不可欠なのか？求められる背景
まずはじめに、国・企業が推奨する働き方改革の内容について見ていきます。
働き方改革の概要
2018年6月に施行された「働き方改革関連法」とは、「少子高齢化に伴う労働年齢人口の減少」や「働くニーズの多様化」などに対応し、誰もが働く機会やチャレンジを創出できる環境を整備するための改革になります。
なぜ働き方改革が必要なのか？
以下では、なぜ働き方改革が求められているのか、その背景についてさまざまな要因から解説します。
労働人口の減少
2019年の平均就業者数は6,724万人（比較可能な1953年以降過去最多）と増加傾向にあるものの、長期的目線では、2065年には4000万人弱に低下するなど、悲観的な推計が発表されています。
これらのデータでは、2023年ほどまでは、女性や高齢者の労働参加が見込めることから増加基調にあるものの、その後は国内全体の人口減少に伴い、労働人口も減少に転じると予想されます。
そのため、従来のような労働力確保のやり方や働き方では、経済成長が阻害されるほど深刻なリスクになると考えられるため、多くの企業が働き方改革に本腰を入れて取り組んでいる背景があります。
労働力の多様性
労働力人口の減少スピードを少しでも緩和するためには、現在の労働市場が抱える長時間労働問題の是正や、多様な人材のキャリア形成の後押しが求められます。
現在の労働環境は硬直的で柔軟性に欠けるため、多様な人材を受け入れるためには、制度の見直しや拡充が不可欠です。
労働生産性の低下
労働生産性とは「付加価値（アウトプット）の質×量／労働時間」の計算式で求めることができます。
しかし多くの産業では、労働生産性に対する意識が欠如しており、公益財団法人日本生産性本部のまとめる「労働生産性の国際比較」では、日本の時間当たりの生産性は46.8ドルとアメリカの約６割程度（74.7ドル）にとどまっています。
また主要先進７カ国で比較すると、データ取得が可能な1970年以降、日本はおおむね下位の位置を推移するほど労働生産性が低いことが見てとれます。
そのため昨今では、企業や組織に対して生産性向上を図ることを目的とした対策がとられており、その一環として働き方改革関連法が施行されている背景があります。
参考：https://www.jpc-net.jp/research/list/comparison.html
生産性向上とは？概要やメリット
続いてみていくのは、生産性向上に取り組む必要性やメリットについてです。
また多くの場面で同義語として捉えられている「業務効率化」との違いもあわせて解説します。
生産性向上の概要
生産性向上とは、企業が投資した設備投資（リソース）に対し、有するリソースを最大限活用して、最少限の投資で最大限の成果を生み出すことを指します。
どんな産業でも、何かを生み出すためには、機械設備や土地、原材料などが不可欠です。
この時、いかに「インプット」（経営資源）より「アウトプット」（成果物/付加価値）を生み出せるかで生産性を図ることができます。
仮に、従来の生産方式では従業員100人で成果物を500個生産することができていたとすれば、一人当たりの生産性は「5」になります。
一方、同じ従業員数で成果物を1000個生産することができれば、一人当たりの生産性は「10」となり、生産性が「向上した」と評価することが可能です。
導入するメリット
以下では、組織に生産性向上の取り組みや施策を導入するメリットについて解説します。
人手不足の解消
生産性が向上することで、既存の労働力のままで効果の最大化を図れるため、人手不足の解消をすることができます。
先述した通り、現在の国内市場では優秀な労働力の確保は年々難しくなっています。
生産性向上に取り組み、現有する経営資源で成果や利益の最大化を図ることで、人手不足に悩むことなく継続的の企業を運営していくことが可能になります。
労働環境の改善
生産性向上は労働環境の改善にも寄与します。
同じ業務でも生産性が向上することで、労働時間の短縮や成果の最大化に結びつけることができるため、社員のモチベーション向上やコミュニケーションの活性化の効果があります。
社員同士で業務に関する伝達を行う際、スムーズに対話できれば、それが明確に伝わるので、すぐに業務に取りかかれます。
そのため、日頃から社員同士で良好な関係を築く努力をしていくとよいでしょう。
生産性向上と業務効率化の違い
生産性向上はあくまでも、投資したリソースに対してどれだけの成果を得ることができたかにフォーカスします。
一方、業務効率化は、業務の「ムリ・ムラ・ムダ」を省いて時間的・費用的なコストを下げつつ、経営資源を効率的に活用し、成果を最大化することを指します。
そのため、「成果の最大化」という目的においては同じですが、あくまでも両者は別個の「手段の１つ」と言えます。
アウトプットだけにフォーカスして業務効率化は促せても、生産性を高めることできません。
またアウトプットだけに注力しても、ムリ・ムダ・ムラなどの洗い出しができなければ業務効率化は難しいでしょう。
換言すれば、生産性向上は投入した資源に対しどれだけの成果が出せたかの指標、業務効率化は生産性向上を目的とした施策の一環と言えます。
どうやって生産性向上を成功させる？５つのポイント
優先順位を明確にする
生産性向上を成功させるためには、業務の優先順位を明確にして「やるべき仕事」と、「する必要のない仕事」を区別することが重要です。
従来の業務プロセスには、ムダな作業や現在のビジネスシーンにはマッチしないマニュアルが用意されている場合があります。
それらの業務の優先順位を明確にすることで、業務の可視化が可能になるだけなく、生産性向上に繋げることができます。
組織および個人単位で、業務の効率化や生産性向上が図れるタイムマネジメントの役割について知りたい人はこちらを参考にしてみてください。
業務プロセスの見直し
生産性向上の施策として、業務プロセスの見直しも効果的です。
具体的には、業務プロセスを細分化し、必要および不要な工程の抽出を行います。
さらに、細分化した業務を目的や目標達成に応じて明確にし、本当にすべき業務なのか分類することで、工数を削減します。
無駄な業務をなくすことで、生産性向上につながります。
業務プロセスの見直しや作業を可視化させる効果について、より具体的に知りたい方は、以下の内容を参考にしてみてください。
社員のスキルアップ
社員のスキルアップに繋がる施策や取り組みを定期的に行うことも、生産性向上に繋がります。
従来の企業体制では、働き方改革や生産性向上だけを呼びかけても、なかなか社員の意識改革を行うことはできません。
しかし、定期的にスキルアップ向上に繋がる場を提供することで、企業全体の生産性向上の機運を高めることができます。
社員のモチベーションが高まる環境整備
職場環境を整備することも生産性向上に結びつきます。
従来の閉鎖的な職場では、社員のモチベーションを高めることはできません。
ドアや壁などの仕切りを取り払ったオープンオフィスの導入、コミュニケーションを促進する空間の整備などによって、円滑なコミュニケーションが可能になります。
「オフィスが変われば働き方が変わる」と言われるほど，職場環境は社員の創造力ややる気を湧かせる要因になるため、生産性を高める工夫を行いましょう。
ITツールの活用
ITツールを積極的に活用することで、生産性を高められます。
ITツールにより業務の可視化だけでなく、自動化が可能になるため、無駄な業務を減らすことができます。
それにより、社員の業務負荷を減らすだけでなく、コスト削減や売上の拡大という好循環を作り出すことができます。
当社では生産性向上に寄与するSFA及びCRMなどのITツールの導入ポイントをまとめた資料を提供しています。
今後ITツールを活用し、生産性向上に結びつけたい担当者の方は参考にしてみてください。
生産性を向上させるそのほかの対策／取り組みについて
現在政府では、生産性向上に対する取り組みを支援するために、さまざまな対策や取り組みを行っています。
以下に列挙する補助金や助成金、対策を取り入れることで、生産性向上の施策に積極的に着手することが可能なため、参考にしてください。
補助金の活用
国や地方自治体では、企業や個人の働き方改革の支援や、生産性向上を促進するための対策として、ITツールやテレワーク導入に活用できる様々な補助金を提供しています。
IT導入補助金
IT導入補助金とは、バックオフィス業務の効率化やリードの獲得において、ITソフトウェアおよびサービスを導入する企業を支援する補助金を指します。
両立支援等助成金
従業員が職業生活と家庭生活を両立するための取り組みを支援するために、出生時両立支援コースや、介護離職防止支援コースなど、目的や条件に応じて事業主に支給する助成金を指します。
人材確保等支援助成金
企業および組織が評価や処遇制度、研修制度など、雇用管理制度の導入等による雇用管理改善を行い、離職率の低下に着手した際に助成金を支給する取り組みを指します。
テレワークの導入に向けて、具体的な内容を知りたい人はこちら
セミナー
どのように生産性向上を目指すか、どうしたら働き方改革が推進できるかなどの課題は、企業や担当者によりさまざま。
そのため、各企業の課題にフォーカスしたセミナーに参加することも有益な手段と言えます。
目的に応じたプログラムを受講したり、専門スキルを習得できるため、生産性向上に関する知識を醸成することが可能です。
ソフトブレーンセミナーでは、営業の組織改善に特化し無料セミナーを定期的に開催しております。データ分析の手法や営業支援システムの活用方法など、多くのノウハウを提供しています。
働き方改革と生産性向上は表裏一体！正しく理解して意識改善を促そう
グローバル競争の激化による業務の複雑化や、人手不足による各社員の業務負荷などが原因で、プロセスをうまく効率化できない企業もあるでしょう。
しかし、現状分析や、時間管理によってスケジュールを明確にすることで、改善の余地のある箇所を発見できる場合も少なくありません。
将来にわたって、経営や事業を継続するためには、働き方改革だけでなく、生産性向上に取り組むことが不可欠です。
経営期間の長い老舗企業ほど、過去の成功体験の存在から、変化することにためらいを感じてしまうかもしれません。
しかし、従来の良い点を残しつつ、時代に適したやり方を取り入れることで、企業をさらに発展させられるでしょう。
本記事で紹介したITツールや補助金、セミナーを活用し、生産性向上に取り組んでみてください。
業務の生産性を高めることで、社員にとってもより良い職場環境となりますので、ぜひ積極的に意識改善を促すことを検討しましょう。
