効果的に残業を減らすには？本当に正しい残業対策まとめ
さまざまな仕事をこなさなければならない環境で、残業は当たり前のことと考える人は少なくないでしょう。
確かに残業をすることで、より多くの仕事をすることができますが、残業代の発生や社員に心のゆとりがなくなるなどのデメリットも生じます。
それらは、会社にとってあらゆる面で、好ましくない影響を与える可能性があります。
そのため、本当に必要な残業以外をなくす対策が必要です。正しい残業対策について具体的に考えてみましょう。
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どうして残業はいけないの？問題視されてしまう理由
なぜ、残業が当たり前になることが問題なのでしょうか。
まず、大きな問題は、残業が当たり前になり残業時間や残業をする人数が増えると、その分コストがかかることです。
人件費はもちろんですが、毎日数時間の残業が当たり前になると、電気代などの光熱費もかさんでしまいます。
必要のない残業をなくしただけで、効率よく経費削減ができたという会社もあるのです。
また、残業が多いことが原因で、優秀な社員が会社を去ってしまうケースもあります。
「資格を取って仕事に活かしたいのに、残業が多くて勉強ができない、他の会社で働きながら資格を取ろう」、「仕事が過酷で精神的にも体力的に厳しい、もう少しゆとりを持てる会社で働きたい」という気持ちから、仕事のできる人間が、より自分の能力を活かせる会社に移ろうと考えてしまうというわけです。
期日に間に合わせなければいけない仕事や、その日のうちにまとめておいた方がスムーズに仕事ができるなど、必要な残業もありますが、非効率から生まれる残業を当たり前にしてしまうと、結果的に大きな損失を生み出してしまう可能性があるのです。
1人1人の意識で変わる！社員の力で残業を減らす方法
残業対策で、まず必要なのは社員1人1人の意識です。
社員が残業を減らそうという意識を持てれば、効率的に仕事をするようになります。
そして、社員が効率の良い仕事ができるようになると、企業の業績にも影響してきます。
例えば「仕事の優先順位を正しく考えているか」、「トイレ休憩やタバコ休憩を多くとりすぎていないか」など、仕事を効率よく行えなくなるような行動をしていないか、社員1人1人が考えてみることが大切です。
また、残業が減ると社員は定時に帰宅できるようになり、「プライベートな時間を持てる」、「十分な休養をとれて、次の日に疲れを持ち越すことがない」といったメリットにも繋がります。
したがって残業を減らすことは、会社と社員の双方にとってメリットがあるということを理解してもらうと良いでしょう。
会社側が見直すべき！？残業問題の解決方法
では、会社ができる残業対策にはどのようなことがあるのでしょうか。
例えば、残業をするには許可を取らなければいけないという「残業許可制」という方法です。
残業が必要になった日は、事前に上司に申請し、上司が必要と認めた場合のみ残業が可能になるため、必要のない残業を減らすことができます。
そして、賃金制度や残業代の見直しです。
一般的に、残業代は規定の労働時間を超えて働いた分を、働いただけ支給しますが、その方法を見直すことも考えてみましょう。
例えば、残業代を定額にする方法や、季節によって忙しい時期とそうでない時期がある企業なら、忙しい時期は労働時間を長くして、そのほかの時期は労働時間を短くする「変形労働時間制」を採用するという方法もあります。
この場合、1年の平均労働時間が法定労働時間内に収まっていればよいので、忙しい時期はたくさん働く分、そのほかの時期は労働時間を短めに設定できるので、うまく活用すれば残業代を減らすことができます。
事前の対策がコストの削減に！残業代請求対策
残業代をめぐってトラブルになることは少なくありません。
残業代について、企業側と社員側がきちんと納得していないと「残業代請求」をされる可能性があります。
多くの場合、社員が退社してから残業代請求がされますが、残業代請求をされ支払い義務が生じると、多額のコストがかかってしまうのです。
それを防ぐためにも、事前に対策が必要です。
まず、残業代を定額にしておくことは、必要のない残業を減らすだけでなく、残業代請求を事前に防ぐためにも有効といえます。
それ以外にも、タイムカードを設置して、労働時間をきちんと把握し記録することも大切です。
また、外勤の多い営業職などの場合は、実際に働いている時間が目には見えにくいため「事業場外労働時間制」という制度を導入することも有効でしょう。
これは「あらかじめ決めておいた一定の時間、労働したものとみなしても良い」という制度で、就業規則に記載しておくと導入できます。
実は間違い！残業時間削減のためにやってはいけないこと
残業を減らすことは大切ですが、だからといって会社がやってはいけないことがあります。
例えば、残業を減らすために、出勤時間を早めに設定して仕事をさせるという方法です。
朝早く出社すれば、通勤ラッシュに当たることもなく、ゆとりをもって仕事ができるという考えもありますが、結果的に残業を朝の時間に持っていっただけでなく、賃金の発生しないサービス残業と同じという感覚になります。
そうなると、社員のモチベーションは上がるどころか、不満として蓄積されていくでしょう。
また、残業を減らすためだからと、規則でがんじがらめにすることもいけません。
細かい規則で少しでも残業を減らそうとしてしまいがちですが、社員の心のゆとりがなくなり逆効果になる可能性があります。
重要なのは業績や生産性！業務効率を最優先に考えて
上手に残業を減らすことは、会社にも社員にもメリットがありますが、残業を減らすことばかりにこだわるのは、社員の不満を蓄積させることや、業績を落とす結果に繋がることもあるので危険です。
そのため、効率よく仕事をこなすサポートをしてくれる営業支援システム(SFA)を活用することも、ひとつの手といえます。
営業支援システムは、会社の営業活動の支援をしてくれるツールで、営業プロセスの効率化を図ることが可能になります。
顧客情報の管理や分析もできるため、上手に活用すると効率よく仕事をすることができるのです。
社員1人1人の意識や、会社ができる対策をするのはもちろんですが、このようなツールを利用すれば、より効果的に残業を減らすことができるでしょう。
