RFP（提案依頼書）とは？意味や作成手順・注意点をわかりやすく解説
RFPとは「提案依頼書」のことで、主にシステム開発や導入の現場で使われる用語です。
発注側がRFPによって自社の課題や導入目的、要望などを明確に示すことで、受注側との情報共有や意思統一ができ、トラブル防止にもつながります。
本記事では、RFPの目的やメリット、RFP作成時の注意点などを解説します。
RFPとは？目的やRFIとの違いは？
RFPがあれば、発注側と受注側の認識のズレをなくすことが可能です。詳しく解説します。
RFPとは
RFPとは「Request for Proposal」の略で、「提案依頼書」のことです。業務委託において発注者から受注者に提示する文書のことで、主に情報システムの導入やシステム開発を行う場面で使われます。
発注側が受注者を選定するために、候補となるシステム開発会社に提示するのが一般的です。
RFP作成の目的
RFPは発注側の課題や要望、要件等を受注側に共有することで、自社にとって最適な提案を引き出す役割を担います。また、RFPがあることで、発注する側と受注する側の認識のズレをなくせます。
RFPによって発注側が求めているもののすり合わせができているため、受注側が提案する内容も希望通りのものとなり、システム開発や導入がスムーズになります。
RFIとの違い
RFPと似た用語のRFI（ Request for information ）は、「情報提供依頼書」や「情報要求書」のことです。
RFPが受注側であるシステム開発会社に向けて、発注する側の要件を書き記した書類であるのに対し、RFIはシステム開発会社の企業情報や製品情報の提示を依頼する書類です。発注側はRFIで得た情報をもとにRFPを作成します。
RFPを作成する４つのメリット
RFPを作成すると、以下のようなメリットを得られます。
要件・要望を正確に伝えられる
発注者がRFPを作成することで自社の課題や目的を明確に提示でき、受注側であるシステム会社に対して要件や要望を正確に伝えられます。結果、発注側が望む最適な提案を受けられるようになります。
複数の提案を効率よく比較できる
RFPを複数社に同時に提供すると、複数の企業から同じ要件の提案書を受領できます。同じ評価基準に基づく提案書なので比較しやすく、提案力の高いシステム会社を見極めやすくなります。
トラブルを未然に防げる
RFPによって情報や要望を明確に文書として残しておけば、双方の認識のズレなどによるトラブル防止にも役立ちます。
口約束では「言った・言わない」の水掛け論となりがちです。とくに、納期や予算の認識が異なれば、開発が間に合わず納品予定日にシステムを使えない、想定よりもコストがかかった開発がすでに進んでいるのに追加予算を用意できない、など、大きなトラブルになりかねません。
自社を客観的に見直せる
RFPを作成する際には自社の現状や課題を整理する必要があるため、自社を客観的に見直すことにも役立ちます。自社を冷静に分析でき、気付かなかった課題や問題点を発見できるかもしれません。
RFPを構成する要素
RFPは、発注者と受注者の認識を同じにする資料なので、最低でも以下の要素を記載するようにしましょう。
概要
今回の依頼目的や背景、自社が抱える現状の課題、現行のシステム構成・機器情報、目指すべきゴールなどをまとめます。
- 目的：なぜ依頼するのか、何のための提案依頼書なのかといった目的を明確に記載する
- 背景：システム開発や導入を行うことになった自社の環境や現状、経営的背景など
- 現状の課題：現状抱えている課題や解決したい問題など
- 運用予定：会社の基本情報や組織図、システム利用予定人数、保守体制など
- 現行のシステム構成：機器情報：現在利用しているサーバーやPC、システムやソフトウェアなど
- 目指すべきゴール：依頼するシステムのクォリティ、納期、予算など
提案依頼内容
続いて、具体的な提案依頼内容や依頼したい範囲、機能要件、テスト要件、移行要件、教育要件、体制などを記載します。
- 提案依頼内容：どんなシステムを提案してほしいか
- 提案依頼範囲：システム開発だけか、システム開発から保守まで依頼したいのかなど
- 機能要件：システムに盛り込んでほしい機能や不要な機能など
- プロジェクト体制：プロジェクトに入ってほしい人材やマネジメント方法など
- テスト要件：システムテストに関する要望
- 移行要件：現行システムから新システムへの移行に関する要望
- 教育要件：新システムに移行時の利用メンバーに対する教育関連の要望
選考の進め方
選定スケジュールや提案書提出先、評価方針などの選考手順、手続きも忘れずに記載しましょう。
- 選定スケジュール：提案書の提出期限、プレゼン日程、選考結果の連絡日、選考結果連絡の方法など
- 提案書提出先：提出先名称、住所、担当者氏名、メールアドレスなどの連絡先
- 評価基準・方針：評価する際の重視点、採点方法など
その他
資料の貸し出しや貸与物・画像提供などの取り決め、契約条件や保守義務などの法務条件などがあれば記載します。
RFPの作成手順６ステップ
実際にRFPを作成するには、以下の６段階で作っていきます。詳しく解説します。
【RFPの作成手順】
STEP1：プロジェクトチームの編成
RFPを作成してシステム導入を円滑に進めるためには、専任チームを編成した方がよいでしょう。
それぞれの要望をRFPに反映し、導入後のミスマッチによる社内トラブルを回避するためにも、システムを利用するメンバーを中心に、社内の各部署から選んだスタッフで編成しましょう。
STEP2：現状課題の把握と目的の明確化
次に、システム導入や開発を行う目的を明確にします。現状の各部署の課題や問題点を洗い出したうえで、それらを解決して、導入後に有効に使えるようにするための目的を設定しましょう。
STEP3：解決策の設計
課題の把握と目的を明確にしたら、具体的な解決策を立てていきます。
目的を達成するためにシステムをどう使うか、誰が使うのか、社内教育が必要か、他部署との連携でどんなメリットがうまれるかなど、細かく出していきます。システムをどう活かすかを検討し、すべての部署の要望が解決できるような具体的な策をまとめましょう。
また、社内の人的リソースやリテラシーが不足している場合は、一部をシステム会社に委託することも検討して、依頼する範囲を決めましょう。
STEP4：RFPの作成・提出
ここまでまとまったら、前述した記載項目を参考にRFPの作成に移りましょう。詳細な書き方は、以下の記事にてサンプル付きで解説しています。
【サンプルあり】RFP（提案依頼書）の書き方を一からわかりやすく解説
STEP5：各社から提案書・見積書を受領
RFPを各社に提示した後は、スケジュールに沿って各社からの提案や見積を待ちます。質問等があれば都度、回答し、Q＆Aは各社に同様に公開するとよいでしょう。各社からの提案がまとまったら、審査チームで吟味・検討を行います。
STEP6：各社との調整～契約社決定
受託者を最終決定する過程で、必要であれば各社との調整を行います。契約する会社が決まったら、RFPに記載した通りの手順で連絡をします。
その後、契約書の取り交わしなどを行い、具体的な業務開始の準備に移ります。
RFPを作成する際の注意点
RFPを作成する際には、以下のポイントに注意して作りましょう。
目的や課題、要望を正確に伝える
導入の目的や自社の現状の課題、要望を細かく明確に記載しましょう。これらは見積にも影響し、トラブルになりやすい要素です。発注者、受注者の認識が同じになることで、希望通りの提案を受けられます。
複数名で抜け漏れをチェックする
RFPは１人で作るのではなく、複数の人の意見をもらって抜け漏れを防ぐようにしましょう。
記述していない内容を後から追加で各社に要求すると、スケジュールに遅延が生じてしまいます。受注者側に余計な作業をさせてしまうかもしれません。
抜けや漏れがないか、誤解を招くような表現はないかなど、念入りに確認しましょう。
各部門と連携して作成する
各部署で要望が異なるため、必要に応じて各所にチェックをしてもらいましょう。たとえば、CRMやSFAの導入を検討している場合、一般的には情報システム部門が中心となって導入を決めることが多いでしょう。
ただし、情シス部門だけで独断で進めてしまうと、現場と齟齬が生じる可能性もあります。最低でも、利用する部署の確認は怠らないようにしましょう。
RFPの作成は部門間の連携が重要
RFP（提案依頼書）は、ベンダーとの認識相違をなくし、希望する提案を引き出すことに役立ちます。システム導入を成功させ、社内への定着をスムーズに進めるためにも、RFPは各部署と連携して作成することを心がけましょう。
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