売上管理とは？目的や項目、エクセル・ツールでの管理方法を解説
「売上管理が重要なのはわかるがどのように管理したらいいのかわからない」とお悩みではありませんか？
「売上管理は経営者や管理部門がやるもの」と思っている方もいるでしょう。
しかし、目標達成のため、営業戦略・マーケティングの効果測定のためなど、業績目標達成に向けて、全社員が理解しておく必要があるものです。
本記事では売上管理の概要や管理方法、チェックすべき項目などについて解説します。
売上管理とは？
まずは売上管理がどういうものなのか、その目的はなにかなど、基本的な内容について解説します。
売上管理の概要
売上管理とは、売上目標を達成するために日々の売上情報を記録・集計し、売上目標に対する伸長率や売上総額などを分析することです。
業種や業態によって、売上管理の方法は異なりますが、一般的には、週次・月次・年次など時間軸での分析、過去比較、部門別・チーム別・顧客別・担当者別・商材別・地域別などさまざまな単位で管理されます。
売上管理の目的
売上管理の目的は、最終的な売上目標の達成にあります。
日々の売上情報を記録・分析し、売上を安定・向上させることで、売上目標の達成を支援します。
日々の売上を管理・分析することで、目標に対する進捗状況を把握できるだけでなく、今後の見込みや営業のオペレーション、マーケティングの効果などの課題を明確にし、さらなる改善へつなげることも、売上管理の目的の一つと言えるでしょう。
売上管理と販売管理の違い
先に述べたとおり、売上管理を行う目的は、企業が存続し成長を続けていくために必要な売上目標を定め、それに対する実績を把握することです。
管理の対象となるのは、売上目標、売上高、原価、経費などの損益に関わるデータが中心となります。売上管理は売上を作るための役割を担う営業・販売部門に必要な機能といえます。
もう一つ、営業・販売部門に関連するものに「販売管理」があります。
販売管理は販売活動を管理することであり、管理の対象となるのは、見積り、受発注、請求・入金、商品・在庫、販売先（顧客情報）などのデータです。販売管理は売上目標の達成を前提として、販売活動の効率化を図ることが目的です。
損益と販売に関連するデータをどのように管理するかは、ビジネスの種類や業種、企業規模などによってさまざまであり、売上管理と販売管理はそれぞれの捉え方によって明確な区別はないといえます。
売上管理の管理項目
次に、売上管理においてチェックすべき事項について詳しく解説します。
売上目標の達成率
１つ目の項目は、売上管理の主題とも言える売上目標の達成率です。月次、年次などの単位で、掲げた売上目標に対してどの程度達成できているかを把握します。
達成率を管理する期間は、目標の設定状況や売上の特性によって決定するとよいでしょう。
たとえば、スーパーなどの小売業であれば日々の売上高の積み重ねが重要なため日次単位が、サブスクリプションサービスなどの継続契約の場合は月次単位などが一般的です。
達成率が低い場合は、目標値が適切か、未達成となっている原因はどこにあるかなどを分析したうえで、対策を講じます。
前月／前期との比較
２つ目の項目は前月／前期との比較による分析です。前月／前期と当月／当年の売上金額を比較することで、売上の変動状況や要因分析を行います。
過去の売上と比較することで、現在の事業の市場環境の変化や実行している施策の効果などが判断できます。
大きく減少している場合や毎月／毎期のように減少が続いている場合は、できるだけ早く原因を特定し、対策を講じる必要があるでしょう。
仕入れ原価
３つ目の項目は仕入れ原価です。仕入原価を把握し、売上管理と組み合わせることで現状の利益状況を大まかに把握することができます。
利益まで把握できるようになれば、「売上高は目標達成しているのに原価が想定よりかかってしまい思うように利益が稼げていない」などの状況把握が可能です。
コストという意味では仕入原価以外にも、広告宣伝費、営業経費、外注費、物流費等の変動費が収益に影響します。管理する必要のある費目はビジネスの種類や部門によっても異なるため、自社のビジネスに応じた費用項目を設定する必要があります。
予実管理
予実管理とは「予算」と「実績」を管理することですが、この場合の「予算」とは、売上と経費に関する年次・月次など一定期間当たりの目標値のことであり、「実績」とは、目標に対する結果としての実績のことです。
予算と実績は、部門別・担当者別など細分化し、予算と実績の差や達成率などのKPIによって評価を行いながら目標達成のための施策を講じます。
下のチャートは、e-セールスマネージャーのCRM/SFA機能の一つである予実管理の出力画面で、法人営業の場合の一例を表示しています。全体の予算達成の進捗状況をグラフで把握できるほか、担当者別の月次の営業進捗状況を把握することができます。
参考：予実管理とは？分析の進め方と成功のコツ・おすすめツールを紹介
売上管理を行う際の分析軸
売上管理といっても、売上高を記録し集計しているだけでは意味がありません。集計した情報をさまざまな角度から分析し、対策を講じていく必要があります。
ここでは、売上管理を行う際の分析方法について解説します。
最も大切なのは売上高
売上管理において、もっとも重要なのは当然のことながら「売上高」です。
売上高とは集計した売上の総額のことを指します。売上管理は、この売上高をさまざまな角度からグルーピングし分析していくことになります。
次の項からは、この多角的な分析方法の目的・効果についてご説明します。
時系列での売上管理
時系列での売上管理は、過去売上と現在の売上状況を比較することで、月や季節ごとの変動状況を把握するために行います。
過去の売上との変動が大きい場合に、その要因を分析することで、顧客ニーズの変化や季節ごとのニーズの変化などを把握することが可能です。
部門別の売上管理
部門別の売上管理では、部門で設定された売上目標の達成状況を管理します。
売上目標に対する進捗状況を管理することで、目標に対して遅れている場合には事前に対策を講じることができます。
担当者別の売上管理
担当者別の売上管理では、担当者個人ごとにどのくらい売上が獲得できているかを把握します。
目標に対して未達の担当者などが明確化できるため、個別にアドバイスや指示をすることが可能になり、売上改善に役立ちます。
商材別の売上管理
商材別の売上管理は、商材別の売上状況を把握することが目的です。
売れ筋の商品とそうでない商品を明確にすることで、商品の入れ替えや改善、新たな商材の導入など、営業戦略を検討することが可能です。
顧客別の売上管理
顧客別の売上管理は、顧客ごとにどのような商材がどのくらい売れているかを把握することが目的です。
売上の大きな顧客には、アフターフォローや新たな商材の提案を行うことで、顧客のLTV向上を図ります。
また、売上が低下している顧客なども明確化されるため、顧客囲い込みのための営業戦略なども再構築できるでしょう。
目的に合わせ複数の指標で評価（クロス分析）
クロス分析は、これまでご説明した指標を複数組み合わせ、より詳細に自社の現状を把握するために用いる分析手法です。
たとえば、顧客分析と商材分析を組み合わせることで、業種・業態や企業別のニーズを把握したり、担当者別分析と商材分析を組み合わせることで、担当者の得意な分野・不得意な分野を把握したりできます。
これらの分析によって得られたデータを元に改善を加えれば、さらなる売上アップが見込めるでしょう。
売上管理のポイント
次に売上管理で意識すべきポイントについてご紹介します。
管理すべき項目を策定し入力テンプレートを準備する
売上管理を行う際には、自社で管理すべき項目を策定し、入力のテンプレートを準備しましょう。
売上管理は、営業担当者を中心にさまざまな人が関わる管理指標です。管理すべき項目をテンプレートにまとめて統一することで、入力するデータが明確化され、効率的な業務管理が可能です。
また、テンプレートを使うことにより各営業担当者から集めるデータが統一されるので、その後の集計・分析も容易になるのもメリットでしょう。
予実管理を徹底し対策を講じる
売上管理では、予算と実績を比較し、現在の進捗状況を把握することが非常に重要です。売上の達成が難しい状況であれば、原因を特定し対策を打つ必要があります。
売上目標が達成できない要因には、自社の商品・営業戦略などの内的要因の他に、市場環境や顧客動向の変化などの外的要因も含まれます。
外的要因の場合は、自社努力だけでの改善は難しい場合もあるため、営業戦略の変化など他の改善対策を打つ必要があるでしょう。
売上管理のルールを作成
売上管理のルールを作成しておくことも重要です。
先程も記載した通り、売上管理に必要なデータ入力は営業担当者など、多くの人が関わります。売上種別や商材データなど、データ入力の基準がばらばらになってしまうと、その後の分析が有効でなくなってしまう可能性もあります。
誰が売上管理を行っても、一定の分析が可能となるようルールを策定し運用される体制を構築しましょう。
手計算を減らして効率化
売上管理では、集計されたデータを元にさまざまな分析を行い、最終的には営業戦略の変更などの重要な判断を行います。
仮に集計した数字に誤りがあると、判断を誤ったり、修正などを行うことで判断が遅れてしまったりする可能性もあります。
また手計算が多くなり、手間がかかってしまうと売上管理そのものが適正に運用されない可能性も出てきます。
できるだけ効率的にミスが少ない環境にするため、手計算をやめシステムの導入などの効率化を図りましょう。
売上管理を行うためのツール
最後に売上管理を行う具体的な方法について、以下の３つの方法を解説します。
- エクセルで売上管理表を作成
- 会計ソフトを利用する
- CRM/SFAで売上管理・売上分析を行う
それぞれのメリット・デメリットを把握し、自社にあった管理方法を選定しましょう。
エクセルで売上管理表を作成
１つめの方法は、エクセルで売上管理表を作成する方法です。
エクセルはほとんどの企業で使用しているため、売上管理のためのシステムを導入する必要がなく、手軽に売上管理を始められる点が大きなメリットです。
また、フォーマット等を自由に作成することができるので、自社の管理したい情報に合わせて柔軟に管理できる点も強みと言えるでしょう。
ただし、エクセルでの入力は入力後の集計作業や入力項目、入力方法の限定などフォーマット作成にあたって、関数や表計算、グラフ作成などのエクセルスキルが必要になります。
また、データ量が膨大になると管理の手間も飛躍的に上がってしまうため、比較的小規模な企業に向いている管理方法と言えます。
売上管理アプリをさまざまなデバイスで活用する
２つ目は売上管理アプリを使う方法です。
売上管理業務はオフィスでPC端末を使って行うイメージがありますが、各種デジタルデバイスとクラウドシステムが普及したことにより、スマートフォンでも利用できる売上管理アプリも使われるようになりました。
売上管理アプリは、一人社長のスモールビジネスや飲食店などに適しているほか、営業担当社がスマートフォンを使ってリアルタイムで進捗状況を確認したり、顧客へのアプローチ結果を入力したりできることが大きなメリットです。
会計ソフトを利用する
３つ目の方法は、会計ソフトを活用して売上管理する方法です。
会計ソフトは、会計情報として売上情報をかならず入力するため、売上管理の情報を集積するのに適しています。
また、前年度との比較や商材別の情報が抽出できることも多く、CSVでの出力にも対応しているため、データ分析の柔軟性が高い点もメリットと言えます。
CRM/SFAで売上管理・売上分析を行う
最後にCRM/SFAで売上管理・売上分析を行う方法です。
CRM（Customer Relationship Management）とは、顧客管理を行うツールのことで、SFA（Sales Force Automation）とは、営業活動に関するデータを管理するツールのことを指します。
いずれのシステムも、売上に関する情報の入力・管理・分析に関する機能が充実しており、顧客や営業担当者、案件別などさまざまな切り口で、精度の高い売上管理が可能になります。
営業担当者の入力補助や柔軟な項目設定に対応しているものも多く、入力のルール化やフォーマット作成が効率的に行える点もメリットです。
また、入力されたデータが自動的にグラフで表示され直感的に把握しやすくなるなど、分析や経営判断をより迅速に行えるので、さらなる売上向上にも貢献するでしょう。
参考：売上管理システム・販売管理システムのおすすめ16選を徹底比較！
売上管理で効果的な営業戦略の実行を目指そう
売上管理は、現在の事業状況や課題を顕在化させ、改善を迅速に行うために重要な管理手法で、企業経営に不可欠なものです。
一方で、自社の売上データを日々管理していくため、各担当者がしっかりと入力・運用をしていかなければならないため、効率的に運用できなければ形骸化しかねません。
本記事を参考に、自社にあった効果的な売上管理方法を実現してください。
