ツールの活用で営業管理をシステム化！ メリットと活用のポイントをご紹介
営業の現場で広く使われているExcelは、今や営業管理に最適なツールではありません。
営業管理システム（SFA）を活用すれば、生産性の向上や属人化の防止はもちろん、より戦略的な営業活動につなげることも可能です。
近年では、少ない導入コストや月額費用で使えるサービスが主流となり、営業管理システム導入のハードルはより下がっています。
本記事では、営業管理をシステム化するメリットや活用するポイントに加えて、代表的なサービスの特徴も比較していきます。
営業管理のシステム化をご検討の方は、ぜひお読みください。
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ツールの活用で営業管理をシステム化する６つのメリット
ツールを活用し、営業管理をシステム化することにはさまざまなメリットがあります。
ここでは、主な６つのメリットを取り上げ、詳しく確認していきます。
個々の営業活動と実績を可視化できる
営業管理ツールの活用により、個々の営業活動と実績を共通のシステムに記録させることが可能。
その結果は全員で共有されるとともに、管理職はリアルタイムの状況を把握できます。
もし、思うように売上が伸びていない状況となった場合でも、即座に対応することができます。
課題に対して早めに手を打つことができ、営業成績の改善に貢献します。
社内でも外出先でも入力可能
営業管理ツールは、クラウド型のサービスとして運営されている場合が多くなっています。
所定のサイトに接続し、IDとパスワードを入力すれば利用可能。
そのため、社内・社外問わず、同じ方法で利用できます。
また、スマートフォンに対応するサービスも多いため、外出先でも入力可能です。
大切な営業データを社外に保管することに不安を感じる方もいるでしょう。
しかし、システムの運営会社は、セキュリティの確保に万全な体制を整えています。
特に、専任のシステム担当者を置いていない企業の場合は、営業管理ツールを活用したほうが安全といえます。
営業活動の属人化を防ぎ、ナレッジを有効活用できる
営業活動で実施した内容や予定・目標・実績を、営業管理ツールに記録させることは重要です。
「営業担当者しか知らない」情報が大きく減るとともに、チームで共有される情報が大きく増加し、営業活動の属人化を防げます。
くわえて、営業管理ツールには、数々の成功・失敗事例が記録されます。
これらはナレッジとして、今後の営業活動に役立てることが可能です。
過去に別の担当者が起こした失敗を自ら繰り返さずに済むことは、代表的なメリットです。
顧客に対するスピーディーな対応が可能
営業活動に関する情報をチームで共有することは、顧客に対するスピーディーな対応につながります。
営業管理ツールはこの実現に、なくてはならないシステムです。
属人化した営業活動の場合、顧客が連絡したタイミングで担当者が不在の場合は「担当者が帰社した後、改めて連絡します」という対応しか取れません。
いまはスピードが重要とされる時代ですから、帰社するまでの間に競合他社と取引が成立し、有力な商談を奪われるおそれもあります。
これに対して、チームで情報共有できれていれば他の社員が代わって対応でき、顧客の疑問を瞬時に解消できます。
担当営業が外出中でも商談のプロセスを止めないことは、売上のチャンスを逃さないだけでなく、顧客満足度の向上につなげる上でも重要です。
報告書作成や情報共有が簡単・迅速に行える
営業管理ツールは営業活動に特化したツールであり、事務作業を楽にする機能も多数備わっています。
日報などの報告書作成や案件・スケジュールなどの情報共有を、簡単・迅速に行うことが可能です。
もちろん、フォーマットを作る、計算式を入れるといった、面倒な作業もいりません。
限られた時間をより多く営業活動に割けることは、営業管理ツールを使う大きなメリットです。
多種多様な分析も簡単に行える
営業管理ツールには予実管理など、グラフで比較できる機能も備わっています。
予算に到達しているかどうか、ひと目でわかることは大きなメリット。
問題のある箇所は細かくチェックし、原因を分析できます。
また、BIツールと連携し、多角的な分析を行うことも可能です。
このように営業管理ツールには、さまざまなメリットがあります。
より深く知りたい方は、「SFA（営業支援システム・ツール）とは？～基礎知識やCRMとの違い / 導入メリット / 事例ご紹介～」記事もご参照ください。
Excelやスプレッドシートでの管理をおすすめできない理由
営業の現場では、Excelがよく使われています。
営業管理をExcelで行っている職場も多いことでしょう。
しかし、Excelを営業活動に用いることには、さまざまなデメリットがあります。
同様に、googleスプレッドシートも、あまりおすすめできる方法ではありません。
なぜExcelやgoogleスプレッドシートは、営業管理に不向きなのでしょうか。
ここからは、おすすめできない理由を取り上げ、解説していきます。
Excelを使うデメリット
営業管理にExcelを使うことには、以下のデメリットがあります。
- フォーマットから手作りしなければならず、営業担当者に配布する手間もかかる
- 営業担当者ごとにファイルのバージョンがばらばらとなるリスクがある
- 情報共有が行ないにくい
- 外出先での入力は難しい
Excelは汎用ツールであるため、さまざまなことができますが、事前にフォーマットを定める、計算式を設定するなど、準備の手間を要します。
また、共有フォルダに保存しない場合は、営業担当者に配布する作業も必要です。
しかも、ファイルに変更があればその都度、配布し直さなければなりません。
頻繁にファイルが更新された場合、律儀に最新版を使う人ばかりなら良いのですが、どうしても古いバージョンのまま使う人は出てしまいます。
このため、営業担当者によりファイルのバージョンがばらばらとなるリスクは避けられません。
また、Excelファイルは、営業担当者の個別管理となります。
他のメンバーの進捗状況がわからないなど、リアルタイムの情報を把握できないことはビジネスチャンスを逃す原因となりかねません。
さらに、外出先から社内のExcelファイルにはアクセスしにくいことも、見過ごせないデメリット。
ノートパソコンに保存する場合は別ですが、そうでなければ「Excelに入力するため帰社しなければならない」といった事態も頻繁に発生してしまいます。
Excelを使う際の課題は、「【営業のプロの技術】案件管理の基本と秘訣、ツール・システムを解説」記事でも解説しています。この機会に、ぜひ一度ご確認ください。
googleスプレッドシートを使うデメリット
googleスプレッドシートはExcelと異なり、Webブラウザを使うことが特徴です。
このため、外出先からのアクセスも可能なことは、メリットに挙げられます。
複数人による更新も可能です。
一方で、ファイルのバージョン管理は可能なものの、営業担当者が個別にファイルを作って管理することも可能。
そのため、Excelと同様、同じような名前のファイルが乱立するリスクは避けられません。
また、スプレッドシートも、汎用ツールのひとつであり、記録するシートを１つ作るにもセルの幅や高さの調整など、煩わしい作業が必要になります。
分析に使うにも、計算式やグラフの設定など、さまざまな工夫が必要です。
営業管理システムの機能で多種多様な項目を管理できる
営業管理システムの活用により、営業に関する多種多様な項目を管理できます。
機能を把握したうえで効果的な活用を行えば、Excelやスプレッドシートよりも手間がかからず便利。
特に外出先からの入力も可能なことは、営業担当者の生産性向上と拘束時間の減少だけでなく、迅速な意思決定の実現にも大きく貢献します。
ここからは営業管理システムが持つ機能を、２つの観点から解説していきます。
営業活動に使えるさまざまな機能を搭載
営業活動に使える便利な機能を多数搭載していることは、営業管理システムが持つ魅力のひとつです。
以下の機能は、代表的なものに挙げられます。
| 機能名 | 概要 |
|---|---|
| 案件管理 | 案件ごとに、営業するうえで必要な項目を紐づけて管理できる |
| 商談管理 | 商談の実績や現在の状況を把握できる |
| 日報管理 | 日々の活動状況を迅速に把握できる |
| スケジュール管理 | 営業チーム内のスケジュールをひとめで把握できる |
| 地図機能 | 地図を使って簡単に訪問計画を立てられる。報告も地図から１クリックで可能 |
| 予実管理 | 予算に対する達成状況をグラフを使って可視化。気になる項目をドリルダウンでチェックできる |
上記に挙げた機能をExcelやスプレッドシートで１つずつ実装すると、大変な手間がかかります。
この点、初期設定さえ済ませれば使い始められる営業管理システムは有利です。
システム導入時に機能を覚える手間はかかりますが、それさえ乗り越えれば便利で手放せないツールとなるでしょう。
多種多様な項目を管理できる
営業管理システムは導入した時点で、カスタマイズをしなくてもさまざまな項目を管理できます。
代表的な項目を、以下に挙げました。
- 顧客や客先担当者
- 営業担当者およびスケジュール
- 商品
- 訪問実績や提案内容
- 案件の進捗状況
- 売上見込額
- 受注予定日
- 予算と実績額、および予算達成率
Excelなどと異なり、いちいちフォーマットや計算式を組まなくてよい点は大きなメリット。
より多くの時間を営業活動に振り向けることが可能です。
また、システムを十二分に活用することで、よりよい営業活動へのヒントも得られます。
営業活動の効果を上げるためには、ほかにも知っておきたいポイントがあります。
「営業管理とは？基本と秘訣、効率的に管理できるシステムを紹介」記事で解説していますので、ぜひご参照ください。
営業管理システムを選ぶ８つのポイント
貴社に役立つ営業管理システムを選ぶうえで、以下に挙げる８つのポイントは重要です。
- 導入目的や目標を明確にする
- 自社の業務内容や営業スタイルにマッチすること
- 現場で簡単に入力できること
- 豊富な導入実績
- カスタマイズの可否
- 初期費用やランニングコスト
- サポート体制
- 他のシステムとの連携機能
営業管理システムを選ぶポイントは、「SFA（営業支援システム・ツール）を選定するポイントを徹底解説 | 主要SFAおすすめ12選もご紹介」記事でも解説しています。
あわせてご参照ください。
ところで貴社には、CRMが導入されてはいないでしょうか。
CRMは、営業活動にも役立つシステムです。
営業管理システムと密接な関係があるため、営業活動の課題をお持ちの企業にはCRM／SFAの導入をお勧めしています。
32項目を比較した資料を以下に提示しますので、ぜひご覧ください。
代表的な営業管理システム12選
営業管理システムは、さまざまな企業から提供されています。
なかでも、以下に挙げる12のシステムは、代表的なものに挙げられます。
- Sales Cloud
- HubSpot
- eセールスマネージャー
- Dynamics 365 Sales
- Senses
- Zoho CRM
- Oracle Sales Cloud
- SAP Sales Cloud
- kintone
- JUST.SFA
- DPS for Sales
- monday.com
それぞれの特徴や製品の比較は、以下の「SFA（営業支援システム・ツール）を選定するポイントを徹底解説 | 主要SFAおすすめ12選もご紹介」記事をご参照ください。
選ぶなら「eセールスマネージャー」をおすすめ
営業管理ツールを選ぶなら、ソフトブレーン社が提供する「eセールスマネージャー」をおすすめします。
導入実績は5,500社以上、定着率も95％。
多くの機能を持ち、安心してご活用いただけるツールです。
eセールスマネージャーは、国内での営業にフィットするサービスです。
以下に挙げる、充実した機能を備えています。
- 顧客情報管理
- 案件管理、商談管理
- スケジュール管理
- 予実管理
- 日報管理
- 地図機能（マップ上で訪問計画を立てられ、1クリックで活動報告できる）
- スマホアプリ
各機能は直感的なUIとなっているため、見やすく入力しやすいことが特徴。
また、１度の入力ですべての情報に反映される「シングルインプット・マルチアウトプット」を採用しているため、同じ情報を何度も入力し直す手間も省けます。
口頭での報告を待つことなくリアルタイムに状況を把握でき、適切な対応を取れることも見逃せないメリットです。
月額料金は、１ユーザー当たり月額11,000円からとなっています。
中小企業向けには、１ユーザー当たり月額3,500円で使える「eセールスマネージャーRemix MS」も提供しています。
より詳しい情報は以下のリンクからご確認ください。
「eセールスマネージャーRemix Cloud」公式サイト
「eセールスマネージャーRemix MS」公式サイト
営業管理システムの活用で効率的な営業活動と売上アップの実現を
営業管理システムを活用すれば、営業活動の属人化を防ぐとともに、ノウハウの共有と実績の見える化が可能です。
これによりチーム一丸となった営業活動を実現でき、顧客満足度の向上も実現できます。
さらに、多種多様な分析により迅速に次の一手を打ち、攻めの営業活動につなげることも可能です。
営業管理システムは、どれも同じではありません。
貴社の業績アップにつなげるためにも、国産SFAで定着率95％以上を誇る「eセールスマネージャー」の活用をおすすめします。
