スケジュール管理システムの特徴や魅力！導入する意味は？
スケジュール管理は営業活動を効率的に行う上で大切です。
しかし、スケジュール管理に多くの時間を要するのは効率的とはいえません。例えば、打ち合わせの時間を決めるのに、何度もメールでやりとりするのは時間がかかる上、情報の行き違いも少なくないのが現状です。そこで、スケジュール管理システムを導入し、そのような作業を効率化する企業が多くなっています。単なるスケジュール管理だけでなく、社員の稼働も把握できるというメリットもあります。
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スケジュール管理システムとは何？特徴や仕組みは？
スケジュール管理システムとは、営業活動において必須アイテムとなっているスケジュール帳をシステム化することで、社内で情報共有できるツールのことです。会社のパソコンからだけではなく、外出先でもスマホアプリを利用して管理できるシステムを多くあります。これにより効率的な営業活動が可能となる上、ダブルブッキングなどのトラブルも回避することができるのです。
現在は有料のものから無料のものまで、さまざまなスケジュール管理システムがあります。機能や使い方もそれぞれ異なりますが、基本的には社員一人ひとりのスケジュールを社内で共有できるというのが特徴です。これまで、把握できなかった社員の動きがわかるようになるため、確認する手間が省けるというメリットがあります。また、行動スケジュールや営業活動を記録として残すことも可能です。グループ内で営業活動の動きを把握でき、社内スタッフの顧客対応にも活かせるので、チーム内の連携につながるでしょう。
生産性向上をさせる意味が知りたい！会社における役割は？
生産性が上がると、いったい企業にどのようなメリットをもたらすのでしょうか。生産性は付加価値のことを表すので、生産性が向上するとその企業の価値が高まります。付加価値が上がればもっとビジネスがしやすくなるだけではなく、社員の生活を安定させたり社会貢献ができたりと、さまざまな良い効果を生み出せるでしょう。また、生産性が向上するとそれが給料に反映されるので、社員の仕事へのモチベーションも高まります。一度良い生産性向上のスパイラルを作り出すと、今後会社の付加価値を上げることがより容易となります。
システムでスケジュール管理をする意味や目的
これまでのスケジュール管理では、個人の手帳やエクセル、ホワイトボードなどが利用されていました。その主な目的は自分のスケジュールを確認することにあります。顧客訪問の時間や社内で行うべき作業を一人ひとりが把握したり、スケジュールを調整したり、目標を明確化したりすることにスケジュール管理の意味がありました。
システム上でスケジュール管理を行うのは、このような従来の目的だけでなく、チームとして一人ひとりの行動を把握することも1つの目的です。スケジュール管理システムでは、営業担当者のスケジュールを上司やスタッフが確認できるようになります。それにより、チーム内のスケジュール調整がよりスムーズに行えるようになるのです。
また、スケジュール管理システムにはさまざまな機能があり、システム上で社内打ち合わせの日程調整を行うことも可能です。スケジュールを色分けして、社内業務と社外業務をわかりやすく表示することもできます。当日のスケジュールをメールでの通知やスマホアプリの画面上にPUSH通知でアラート表示して知らせてくれる機能など、組み合わせて利用することで、効率的にスケジュール管理ができるようになるでしょう。
社員の稼働を促す！稼働状況の把握にも役立つのが魅力
社員のスケジュールをチーム内で共有することで、営業部門においては社員の稼働状況を把握することができるようになります。スケジュール管理システムを導入することで、営業マネージャーが部下の訪問状況を確認し指示を出すことができるようになり、社員の稼働率を最大限にすることができます。また、チーム内の役割分担や勤務時間管理もしやすくなります。働き方改革により業務の効率化が重要度を増す中で、社員の稼働状況が把握できるというのは大きなメリットといえます。
スケジュール管理システムで業務効率化！
営業部門でスケジュール管理で稼働を上げたいという課題があるのであれば、やはり営業支援ツールであるSFAやCRMの導入を検討するのが良いでしょう。SFAやCRMには充実したスケジュール管理機能が搭載された製品が多く、登録したスケジュール情報をそのまま営業活動や顧客管理に紐づけて管理できます。
このようにスケジュール管理システムは、営業担当者のスケジュール管理だけでなく、チーム全体の業務の効率化に役立てることができます。そのため、すでに導入している企業も少なくありません。単にスケジュールを管理するだけでなく、案件数や商談の進捗状況を見える化し管理することで、営業力は格段にUPします。新たな営業戦略を立てるのにも役立つので、導入するメリットは大きいといえるでしょう。
