ToDoリストで働き方改革できる？非効率にしないためのコツを徹底解説
業務には、ルーチン化したものから長期間の管理が必要なもの、個人レベルやチームレベルのタスクなど大小限らずさまざまあります。そんな業務に関する予定の効率的な管理におすすめなのが、ToDoリストです。
最近では、予定を箇条書きで管理するメモ機能やチーム全員で共有できるクラウド式など、種類は豊富にあります。しかし、ToDoリストの使用方法を誤ってしまうと、かえって業務が非効率になる恐れもあります。
そこで今回は、ToDoリストを上手に活用し業務の効率を高めるために、メリットやデメリットを含め紹介します。ToDoリストの本質を理解し、社内の働き方の改善に役立てましょう。
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ToDoリストとは？リストを管理してTodoをまとめる理由とは
まずは、自身の業務にどんな種類のToDoリストツールが適しているのか判断するため、ToDoリストについて理解をしていきましょう。
ToDoリストとは何か
ToDoリストとは、簡単にいうとやる事を整理し可視化したリストです。業務を完了させる工程の中で発生する作業を書き出し、「本日中」や「週間」など期限を設定することで、頭の中にだけあったタスクを可視化して管理することができます。タスク管理とToDoリストは混同されやすいですが、本質的な考え方は同じです。しかし、タスク管理がプロジェクトなどチーム単位で行う業務の管理を指すのに対し、ToDoリストは、個人の業務に落とし込み管理をされるものになります。
ToDoリストと一緒にPDCAを読むことでより深い理解が得られます。
こちらの記事も一緒に読むと効率的です。
ToDoリストを作る必要性について
近年、叫ばれるようになった”働き方改革”により、業務の効率化、生産性向上への取り組みが注目を集めています。ToDoリストは、業務の抜け漏れといったミスを防ぐだけではなく、プロジェクトチームへの情報共有も可能にします。ToDoリストを作成しタスク管理を行うことで、業務内容の整理・共有が可能になり、大量の業務が発生した際の混乱を防ぐことができます。つまり、ToDoリスト1つに必要な項目をまとめることで、今自分が「何をやるべきなのか」、「チームとして取り組むべき業務は何か」を管理することができ、生産性向上が期待できます。
ToDoリストのメリットとデメリット
業務の管理を行うToDoリスト。そのメリットは、情報の整理だけにはとどまりません。
メリット
ToDoリストには、どんなタスクを抱えているのかを可視化しやすく、また、チームで取り組むプロジェクトの場合は、その情報や意識を共有しやすいというメリットがあります。
その１：可視化できる点
ToDoリストのメリットはなんといっても、自身が抱えている、もしくはチームとして抱えているタスクの可視化ができることです。個人の場合は、複数の作業が重なってきたとき、情報の整理に時間を費やしたり、混乱してしまい非効率になる可能性があります。また、チームでタスクを管理する際も、誰がどの業務を担当しているのかなど可視化することができます。
その２：意識を共有しやすい
ToDoリストを作成するメリットのひとつに、チーム内で情報を共有化し意識を統一化しやすい点もあります。最近のToDoリストは、クラウド式でタスクを管理できるものもあり、個人のタスク管理はもちろんのこと、プロジェクトで管理を行い関係者でタスクの確認を行えます。そのため、案件の進捗具合や担当者のタスク完了具合、誰がどの程度のタスクを抱えているのかなど、チームを通してのタスク管理がしやすい利点があります。
デメリット
タスクの管理を可視化し情報を共有しやすいToDoリストですが、注意したい点もあります。次にToDoリストのデメリットについて見ていきましょう。
その１：管理して逆に生産性自体が下がっている
ToDoリストでまず注意したい点は、タスクを管理することで生産性が下がってしまうリスクが生じることがある、ということ。タスクをToDoリストにピックアップすると、実際には完了していない業務を終えた感覚になる場合があります。そうなってしまうと、実際にはスピードをもって取り組まなければならない業務に関して、余裕があるという感覚になり業務をこなすスピードが低迷してしまう恐れがあるので注意しましょう。
その２：期限や時間がわかりにくい
ToDoリストはタスクを可視化しやすくなる反面、業務に費やす時間や納期までの期限がわかりにくくなります。そのため、優先順位のつけ方を誤ってしまうと効率が悪くなる可能性があります。ToDoリストを作成する際は、タスクのみを記載するのではなく、その業務にどの程度の時間と期限がかかってくるのかも合わせて管理するようにしましょう。
その３：難しいタスクが長期間残りやすい
ToDoリストのデメリットの中に、難しいタスクが残りやすくなる特徴があります。タスクの管理を行い可視化された業務は、簡単ですぐ終わる業務は早く完了し、リスト上からなくなりやすくなる反面、難しい業務は時間と労力を費やしなかなかリスト上からなくなりにくくなります。難しい業務がToDoリスト上に残ったままになると、業務上のストレスにつながりやすくなるため、なるべく小さなタスクへ細分化しながら行うと良いでしょう。
業務改善に繋がるToDoリストを活用する時のポイント
業務改善や生産性の向上につなげてこそ、ToDoリストを作成する本当の意味があります。ToDoリストを作成するうえでのポイントについて、4つ紹介します。
ポイント１：優先順位をつける
まず、タスクに優先順位をつけることです。タスクには、時間や期間において短期で完了するケースと長期化するケースとあります。優先順位をつけないで業務を行うと、急いで取り組む内容なのか時間を費やしていい内容なのかを可視化することができません。優先順位をつけることが難しいという方は、上の画像のようなマトリクスの使用がおすすめです。自分自身で軸を作り、タスクを整理することで優先順位をつけやすくなります。
ポイント２：作業を細分化する
作業を細分化すると、タスクがより鮮明に可視化されます。タスクを書き出す際は、業務の内容をなるべく細かく分類しましょう。長期にわたる業務は、作業の内容が曖昧になりやすくなります。ゴール地点まで達する間に大なり小なりのミッションはあります。作業を細分化することにより、内容が曖昧になりやすい長期間のタスクであっても、作業内容や期間を含め細かく可視化することができ、タスクの失念を防ぐことができます。また、必要に応じて早期に人員を増加させたりと、業務の効率化をはかることができます。
ポイント３：簡潔に書く
ToDoリストを作成するときは、簡潔に書くことがポイントです。長々と内容を記載してしまうと、要点がわかりづらく情報の整理がしにくくなります。また、個人的な業務のタスク管理にToDoリストを活用している場合は、自分がわかればどんなに略しても大丈夫ですが、チームでタスクを共有する際は、ほかのメンバーが見ても分かるようにするためにも、要点を簡潔に書くようにしましょう。
ポイント４：具体的な内容を書く
先ほど、簡潔に書くと述べましたが、具体的な内容の記載も大切なポイントです。あまりにも簡潔すぎるとあとで見返した際に、作業内容が不透明になってしまったり、情報共有がうまくできずにタスクの処理が適切に行われない可能性があります。簡潔かつ具体的に記載するよう心がけましょう。
おすすめのToDoリストツール5選
昔は、手帳やメモを使用しToDoリストを管理していた人も多いのではないでしょうか。ToDoリストは自分が管理しやすい方法をとるのがベストです。しかし、チームで情報を共有するために適しているのはクラウド式です。最近では、ITのテクノロジーを使用した、デバイスを問わず使用できるツールがほとんどです。おすすめのToDoリストツールを紹介します。
Googleカレンダー
google社が提供しているグーグルカレンダーは、カレンダー上にタスクの記入ができるため、実際の工数を合わせて管理がしやすいToDoリストツールです。今回紹介しているToDoリストのツールのなかで、もっともメジャーなツールでありプロジェクトチームや部署内の関係者と情報を共有しやすいツールです。
参考：https://calendar.google.com/
Todoist
1,000万人以上の人が利用しているToDoリストツールです。UIがシンプルで使いやすいことが特徴なので、初めて使う人でも安心して使用することができます。また、どんな端末からも使用することができ、ほかのアプリケーションとの連携もできるため、どこにいても誰とでもタスクの共有ができます。
Trello
Todoist同様に簡単なUIで構成されているToDoリストツールです。看板形式やガントチャート、グーグルカレンダーなどを拡張して使用することも可能です。カスタムで使用することができ、プロジェクトの始まりから完了までの工程スケジュールを管理することもできます。高機能なうえに無料で活用できるToDoリストツールです。
Evernote
タスク管理だけではなくプロジェクトの議事録やボイスメモ、書類のスキャンなどさまざまな機能のあるToDoリストツールです。ワークチャット機能があるため、大きな案件もプロジェクトチームで活用することができます。
参考：https://evernote.com/intl/jp
Dropbox Paper
ドロップボックスが提供しているタスク管理のToDoリストツールです。他のツールと同様に無料で利用することができます。また、タスクの内容を難しい作業なしにチームで共有できるため、個人での使用だけでなくプロジェクトの管理の際も便利です。
参考：https://www.dropbox.com/ja/paper
今回紹介した5つのツールは、どれも簡単に活用することができます。活用したいシーンによってうまく情報を共有し、タスク管理ができるToDoリストツールを使用しましょう。
ToDoリストの本質を知り業務効率化を
ToDoリストは、タスクを可視化でき取り組むべき業務の内容を整理する時に便利です。しかし、作成の仕方によってはかえって業務が非効率になる可能性もあります。ToDoリストを作成するときのポイントは、簡潔かつ具体的にタスクを書き出し、時間や期日も合わせて書き出すことです。長期間費やしてしまいそうな難しいタスクをToDoリストにするときは、作業の内容を細分化して書くようにしましょう。ToDoリストのツールは、チームなど関係者同士で情報を共有することもでき、生産性向上にもつながります。うまく活用をし業務の効率化を図りましょう。
