ToDoリストとは？管理するメリットや方法、おすすめツール・アプリを紹介
ToDoリストとは、作業に優先順位をつけ、リストに整理した「やることリスト」です。
ToDoリストを活用すると、業務上の抜け漏れの防止や作業の可視化、効率化を図れます。
この記事では、ToDoリストを作成するメリットや作成方法、ガントチャート・WBSとの違い、アプリ、エクセルなどのToDoリストを活用するためのおすすめツールについて、わかりやすく説明します。
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ToDoリストとは？タスクとの違い
ToDoリストはやるべき作業を管理するためのリストです。
ToDoは、具体的な期日が決まっていない「やるべきこと」を意味し、タスクは期日や締め切りが設定された具体的な作業を指します。
ToDoリストでは、ToDoとタスクのどちらも管理できます。
ToDoリストのメリット３つ
ToDoリストの使用により、チームや個人の効率的な業務進行が可能になります。具体的には、次のような３つのメリットがあります。
Todoを可視化できる
ToDoリストを使ってやるべき作業を可視化すると、チームで効率的に業務を進められます。
チーム全体で共有管理をすれば、個人の業務量や進捗が把握でき、遅れた場合も巻き返しを図りやすくなるためです。
ToDoの優先順位が明確になる
プロジェクトが重なってやるべき作業が増えると、優先順位がわからなくなりがちで、手が止まって作業効率が悪くなります。
ToDoリストを使用すると優先順位を明確にできるため、業務に着手するまでの時間を短縮し、重要な作業を遅れずに完了させられます。
業務の抜け漏れを防止できる
膨大な業務量を抱えている場合、すべての内容を頭の中に記憶しておくのは困難です。しかし、業務の優先順位や期限を整理しながらリスト化すると、タスクの抜け漏れの防止ができます。
常にやるべき作業をToDoリストとしてアウトプットをしておけば、「何か忘れている気がする」という不安も感じなくなります。
参考：ToDoリストで働き方改革できる？非効率にしないためのコツを徹底解説
ToDoリスト作成の４ステップ
ここからは、効果的なToDoリストの作成方法を具体的に解説していきます。
STEP1「タスクを書き出す」
まずは、やるべき作業のすべてをタスクとして洗い出すことから始めます。
「○○部長にメールを送る」「○○（取引先）にお礼の電話をする」など、数分で終わる作業から、「アポイントの取り付け」「来期の営業計画の作成」など、中長期的かつ重要度の高い作業まで、すべてを書き出してください。
書き出す際は、それぞれの作業に、おおよその時間や期限を記しておくとSTEP2の作業がスムーズになります。
STEP2「タスクをカテゴリ別に分類する」
書き出したタスクを整理し、カテゴリー別に分類します。「プロジェクト別」「クライアント別」「所属チーム別」などで分けると良いでしょう。
カテゴリーごとに色分けをするなど、パッと見ただけでわかるようにしておくのがコツです。
STEP3「優先順位を決める」
次は、それぞれのタスクの優先順位を決めていきます。
まずは、「緊急度」と「重要度」に振り分けて整理をします。「緊急度」を横軸、「重要度」を縦軸にして４つに区切って管理をする「時間管理マトリクス」の考え方を使い、以下の４領域に分類をします。
- 【領域1】緊急度も重要度も「高い」
- 【領域2】緊急度が低く、重要度が高い
- 【領域3】緊急度が高く、重要度は低い
- 【領域4】緊急度も重要度も「低い」
優先順位は、「領域1＞領域2＞領域3＞領域4」の順番です。まずは、緊急度も重要度も高い「領域1」のタスクから着手していきます。
それ以降は、納期や期限が近いものを順番に並べてもよいですし、緊急度はあまり高くないものの時間がかかる重要なタスクから取りかかるのもよいでしょう。
STEP4「期限を設ける」
最後に、タスクに期限を設定します。
タスクには、納期が明確なものと、決まってないものがあります。納期がないタスクは後回しにしてしまいがちですが、未完了のタスクが増えてストレスになることを防ぐためにも、いったん仮の期限を設けるようにしましょう。
期限を設けておくことで、時間にも気持ちにも余裕を持って、やるべきタスクを回せます。
ToDoリストを作成するときの注意点
効果的なToDoリストを作成するためには、以下の点に注意してください。
ゴールから逆算して作業を分解する
タスクの細分化のコツは、ゴールから逆算して作業を分解することです。
たとえば、「営業資料を作る」というタスクの作業は、「営業先の情報を集める」「資料の構成を考える」「資料の文章を考える」「作成をする」「見直す」と分けることができます。
タスクを細分化をすれば、進捗を把握しやすくなり、完了までの時間もイメージしやすくなります。
行動目標を具体化する
最終的な目標から逆算して、タスクを分解する方法もおすすめです。
たとえば、「１週間で３件の契約」という目標があった場合、目標をそのままタスクにしても、何から行動すべきか具体的ではありません。
「１日３件のアポイント獲得」や「１日１件商品の提案をする」など、作業が明確になるように行動目標をタスクにしましょう。
タスク達成までの時間を決める
それぞれのタスクの作業時間を見積もります。すべてのタスクの所要時間を把握し、完了までに必要な時間を明確にするためです。
あらかじめ作業時間を把握すると時間への意識が高まり、効率的に業務を進められます。
さらに、実施後も実際にかかった所要時間をチェックし、生産性を高められないかを検討しましょう。
タスクを定期的に見直す
ToDoリストを定期的に見直すと、より効率的にタスクが管理できます。
仕事の状況やプロジェクトごとの進行具合によって、それぞれのタスクの緊急度や重要度が入れ替わる場合があります。
このため、月が変わるごとや、プロジェクトの状況が変わったタイミングで、ToDoリストの優先度を見直し、必要があれば期日も修正すると良いでしょう。
また、ToDoリストを作成しても管理が続かない方は、紙に書き出す、他のツールを検討してみる、など今までと違う方法を試してみるのもおすすめです。
最後に、タスク管理ツールに興味がある方、導入を考えている方のためにタスク管理選定比較シートをご用意いたしました。次のリンクから無料でダウンロードいただけます。ぜひご覧ください。
ToDoリストとガントチャート・WBSの関係性
ToDoリストに関連するツールに、ガントチャートとWBSがあります。
ガントチャートはプロジェクト管理のツールの一種で、タスクの期間と進行状況を視覚的に表示します。タスクを横棒で示し、時間軸に沿って配置するため、プロジェクト全体のタイムラインと進捗をひと目で理解できるのが特徴です。
WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを成果物や作業単位で構造的に分解したリストです。プロジェクトを作業単位に分解して工数をあきらかにし、進捗管理を確実に行って遅延を防ぐために使用します。
ToDoリストは作業のリストですが、ToDoリストの作業の粒度を目的に沿ってそろえ、期日を設定すると、ガントチャートやWBSに必要な要素が作成できます。
参考：ガントチャートとは？WBSとの違いやメリット、作り方まで詳しく解説
ToDoリスト管理のおすすめツール＆アプリ
より効率的にToDoリストを活用したい人には、タスク管理専用ツールの利用がおすすめです。
手帳や付箋による管理では抜け漏れが起きやすいため、近年ではスマホやパソコンで簡単に管理できるToDoリストツールの人気が高まっています。
６つの厳選ツール＆アプリをご紹介します。
Excel（エクセル）
Excel（エクセル）はToDo管理にも使える定番の表計算ソフトで、多くの企業がエクセルを使ってガントチャートやToDoリスト、タスクを管理しています。
しかし、一般に社員が個々のパソコンでExcelを使用するため、ファイルの共有が難しいのがデメリットです。
チームで効率的にToDo管理をしたい場合は、次に紹介するGoogleスプレッドシートがおすすめです。
参考：エクセル案件管理の方法やテンプレを解説！ 他の有力ツールやアプリも紹介
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、タスク管理表や進捗状況を確認できる機能が標準で備わっており、ToDoリスト管理ツールとして優秀です。
クラウドで運用するツールのため、ファイルの更新や保存でトラブルになりにくいのもポイントです。インターネットに接続できる環境さえあれば誰でも使用することができ、チームメンバーと共有もできます。
Googleスプレッドシートには、無料のToDoリストのテンプレートが用意されています。このテンプレートを使用すれば、難しい設定せずに、10秒程度でToDoリストを作成できます。もちろん、編集や印刷も可能です。
Google ToDoリスト
Google ToDoリストは、Google社が提供しているタスク管理のツールです。Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用ができます。
GmailやGoogleカレンダーと連携もでき、他のユーザーとタスク共有もできます。スマホで追加したToDoリストはパソコン版にも反映されます。
日常的にGoogleサービスを利用している方にとっては、管理がしやすいのでおすすめです。
Jooto
Jooto（ジョートー）は、ドラッグ&ドロップの簡単な操作でタスクを管理できるタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的に使えるシンプルなデザイン性をもち、スケジュールがひと目でわかるガンチャート機能を無料で利用できます。
タスク管理機能やプロジェクト横断管理機能、コミュニケーション機能など、さまざまな機能が多く備わっており、業種や職種を問わず幅広いビジネスシーンでの活用が可能です。
Trello
Trello（トレロ）は、かんばん方式でタスクを視覚的に管理できるToDoリスト管理ツールです。
タスクをカードに入力するとToDoリストが作成され、それをドラッグ&ドロップで動かして管理します。
プロジェクト別にボードを作成できるので、チームで進捗状況の把握が不可欠な場合に最適なツールです。
todoist
todolistは世界で2,000万人以上が利用する、todoリストの作成に特化したタスク管理ツールです。
シンプルなデザイン性を有しており、各タスクの進捗状況を可視化して把握できます。
Chromeの拡張機能やWear OS搭載端末との連携、リマインド機能など、タスクを管理するための便利な機能も備わっているため、詳細な情報でタスクを管理したい人に最適なツールです。
asana
asanaは、ToDoはもちろん、仕事のすべてを整理して可視化できます。作ったToDoリストに期日を設定すると、ガントチャートやWBSとしても利用が可能です。
プロジェクトごとにスペースを作成できるため、チーム別やプロジェクト単位のタスク管理をするのに便利です。
最後に、ToDo管理ツールを探している方は、次の記事も参考になるのでぜひご覧ください。
参考：【2023年版】タスク管理・todo管理ツールのおすすめ14選を徹底比較
ToDoリストで業務を適切に管理しよう
効果的なToDoリストの作成は業務効率の向上の第一歩です。正しい管理方法を身につけて運用をしていきましょう。
営業担当者のToDoリストの管理には、SFAという営業支援ツールを用いるのも効果的です。SFAにはスケジュール管理やリマインド機能、タスク整理機能も充実しており、営業担当にうれしい機能が多く備わっています。
ToDoリストをうまく活用して、業務をスムーズに進めていきましょう。
参考：SFA（営業支援ツール）おすすめ比較12選！機能や違い・選定ポイントを解説
参考：営業に必要なすべての情報が紐づいているスケジュール管理機能
