「チームのタスク管理がうまくいかない」「やるべきことの優先順位がわからない」このようなお悩みは、自社の業種に適したタスク管理ツールを導入することで解決できる可能性があります。

本記事では、タスク管理ツールの必要性をおさらいしたうえで、おすすめのタスク管理・ToDo管理ツールを紹介します。

タスク管理とは？プロジェクト管理との違い

タスク管理とは、業務における「やること（タスク）」を、重要度や緊急度を考慮しながら管理することです。

仕事をするうえで、個人が担当するタスクは複数あることが一般的です。業務効率化を図るためには、スケジュールやタスク量を確認し、優先順位を決めて取り組むことが大切です。

タスク管理の詳しい手法は以下の記事も参考にしてください。

参考：タスク管理とは？基本知識からより効率的な管理方法、ツールをご紹介

タスク管理とプロジェクト管理の違い

プロジェクトとタスクの違いは「業務の規模の違い」です。プロジェクトは、ある目標を達成するためのチームや、計画そのものを指します。

一方、タスクは各メンバーに割り当てられた、職務を構成する一つひとつの業務のことです。

つまり、プロジェクトは「タスクの集合体」であり、この2つがうまく連動しないことには最終的な目標達成に到達できません。

プロジェクトを成功に導くためには、メンバーそれぞれが自らのタスクを計画通りに遂行することが必要不可欠です。

「タスク管理がうまくできない」とお悩みの方は、以下の記事も参考にしてください。

参考：タスク管理が上手くできない！上手な管理方法特集

タスク管理がうまい人の5つの特徴

タスク管理がうまくいかないと、納期遅れや抜け漏れなどのトラブルが発生しやすくなります。これを防ぐためには、タスク管理をうまくこなすことが大切です。

タスク管理がうまい人の主な特徴は、以下のとおりです。

• ツールを利用してタスクを可視化している
• 優先順位の設計ができる
• 個々のタスクに対する必要な時間を把握している
• 作業の効率化をしている
• イレギュラーに対応できる

それぞれの特徴を詳しく解説してきます。

ツールを利用してタスクを可視化している

タスク管理ツールを使うと、業務を可視化しやすくなり、タスク管理の効率が大幅に向上します。業務内容や進捗を視覚的に整理することで、優先順位や時間管理がわかりやすくなるのが理由です。具体的な行動のリストアップにより、抜け漏れを防ぎ、計画的に業務を進める準備が整います。

リスト化したタスクをもとに、今やるべきことや次のステップが見えやすくなり、焦らずに余裕を持って取り組めるでしょう。漠然とした作業が具体化されるため、頭の中が整理され、優先順位付けも容易になります。

タスクをしっかり洗い出して細分化することで、担当者への連絡や資料の確保なども漏れなく行えるため、生産性の向上にもつながります。

優先順位の設計ができる

タスクの優先順位を適切に決められることも、タスク管理がうまい人の特徴です。タスクを並行して進めたり、大きなタスクを細分化したりする際、納期や重要度を考慮して整理するため、どの作業から始めるべきかが明確になります。

緊急度の高いタスクを見極める力も備わり、効率的に業務を進行できます。実務では複数のタスクを抱える状況が一般的であるため、常に優先順位を設定する習慣が重要です。

優先順位を把握することで、ゴールを意識して業務に取り組めるでしょう。

個々のタスクに対する必要な時間を把握している

タスクごとの所要時間を見積もる力があると、タスク管理がスムーズになります。過去の経験を活かしてタスクのボリュームを判断し、必要な時間を考えることで、仕事をスムーズに進められるためです。

各タスクの優先度や工数をしっかり把握すれば、全体のスケジュールが明確になり、締め切りに間に合うように調整しやすくなるでしょう。

作業の効率化をしている

作業の効率化がうまい人は、タスク管理も上手な傾向があります。タスクを見える化して優先順位を設定し、スケジュールを適切に進めることで、業務の質が向上するのが理由です。

また、完了したタスクを放置せず、スケジュールから外して重複を防ぐことも効率化には欠かせません。タスクの整理を怠ると、重要な作業が埋もれ、遅延が発生しやすくなります。タスク整理は管理の基本であり、手間を惜しまず整理された状態を保つことで、効率的に作業を行えるでしょう。

イレギュラーに対応できる

どんなに周到な準備をしていても、業務にはイレギュラーがつきものです。しかし、タスク管理がうまい人は、タスクの優先度や工数、スケジュールを可視化しているため、急なトラブルが発生しても素早く計画を立て直せます。

この余裕を持ったスケジュール管理により、緊急性の高いタスクが追加されても慌てることなく対応可能です。プロジェクトの進行中に重要なタスクが発生しても、優先順位の低い作業を後回しにするなど、柔軟に調整できます。

タスク管理ツールを導入する4つのメリット

タスクを管理するうえで役立つのが「タスク管理ツール」です。近年、導入する企業が増加しているシステムですが、なぜ注目を集めるようになったのでしょうか。

ここでは、タスク管理ツールの必要性と、導入することで得られる4つのメリットを紹介します。

1. チームメンバーのタスクが見える化する

タスク管理ツールが注目を集める理由の１つとして、リモートワークをはじめとする「多様な働き方の普及」が挙げられます。チームメンバー全員と顔を合わせるのが当たり前だった従来の働き方と比較して、綿密なタスク管理の必要性が増したのです。

タスク管理ツールを導入すると、どこにいるメンバーでも「いま何をしているのか」がわかるため、対応の抜け漏れをはじめとするトラブルを回避できます。マネージャー視点では、各メンバーの業務量を把握でき、タスクの割り振りが最適化されるでしょう。

特に営業部門のような、外回りや内勤営業によってメンバーが異なる場所で業務を行うことが多い組織では、タスク管理ツールの重要性が増します。

2. 業務の煩雑化を防げる

タスク管理ツールを導入すると、プロジェクトごとやカテゴリごとにタスクを整理して管理できるようになります。任意の担当者のみを招待する機能も搭載されているため、情報量過多によるメンバーの混乱を防ぐ効果もあります。

タスク管理をエクセルで行う場合、更新に時間がかかることや、スマホ画面では見づらいことがネックになるでしょう。専用ツールは視認性にも優れており、やるべきことをひと目で把握可能なため、外出時やリモートワーク時も効率を落とすことなく業務に集中できるのです。

複数の部門を横断して顧客にまつわるタスクを管理したい場合は、CRMツールの利用を検討しましょう。

参考：CRMとは？機能・メリットや選び方、活用のコツをわかりやすく解説

3. 生産性の高い業務に集中できる

タスクを整理する時間、いわゆる「仕事のための仕事」に費やす時間は削減されるべきです。

タスク管理ツールは、エクセルやスケジュール帳などと比較してやるべきことの整理に時間がかかりません。意義のない時間を減らすことができるため、チームの生産性を向上させる業務にリソースを集中できます。

残業を削減し、時間あたりの労働生産性を高める必要性が叫ばれている昨今、タスク管理ツールが「働き方改革」推進を後押ししてくれるでしょう。

4. ナレッジが蓄積する

タスク管理ツールには日々のタスクが蓄積していくため、過去の情報がナレッジとなります。

たとえば、絶対に成功させたい商談があるとします。過去のタスクを参照し「いつ」「誰が」「どのくらいの時間をかけて」「どのような内容の」準備をしたのかを確認することで、成功の再現性を高めることに役立つでしょう。

検索機能を使うと参照したいタスクがすぐに見つかるため、過去情報を参考にしつつ効率的に業務を進行できます。

なお、営業組織のタスク管理やナレッジ蓄積には、SFA（営業支援システム）ツールの活用が効果的です。

参考：SFAとは？CRM・MAとの違いや導入時のポイントを解説

タスク管理ツールの主な機能

タスク管理ツールに搭載されている機能は製品によって異なるため、どの製品が自社に最適なのか選択に迷うところです。

ファイル添付やカレンダーなどの基本的な機能以外で、ほとんどの企業で必要となる機能は次の８つが挙げられます。これらが搭載されているか否かを軸に、製品を選択することをおすすめします。

• プロジェクト管理
• ToDoリスト
• カンバン
• ガントチャート
• コメント
• ファイル添付
• 詳細情報の記入
• タスク検索

図や動画を用いて具体的に紹介します。

プロジェクト管理

複数のボードを作成し、チームやプロジェクトごとにタスク管理ができる機能です。各ボードに任意のメンバーを招待することで、タスクの混同や業務の煩雑化を防ぐ効果があります。

ToDoリスト（担当割り振り、可視化）

メンバーにタスクやToDoを割り振る機能です。どの製品にも搭載されている機能ではあるものの「視覚化できるか」「見た目が好みであるか」は重要なポイントといえます。

参考までに、下図は後で紹介するTASKWORLDのToDoリストです。

引用：TASKWORLD「プロジェクト管理のスマート化」

また、下図のようにメンバーのリソースを確認できる機能（後で紹介するWrikeの分析機能）を使いながら、タスクを割り振る製品もあります。

引用：Wrike「マーケティング業務の進捗管理と効率化」

カンバン

カンバンは、付箋のようにタスクを追加・管理する方法です。使用イメージは下図（後で紹介するJootoのカンバン）がわかりやすいでしょう。

引用：かんばん方式による営業進捗管理のメリットと手法｜Jooto

入力しやすくかつ見やすく、画像なども添付できるのでチームでタスクを共有する際の効率が上がります。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトや工程の管理を視覚的に確認できるツールです。使用イメージは以下の動画（後で紹介するBrabio!のガントチャート）がわかりやすいでしょう。

多人数でリアルタイムに更新でき、誤った操作をしても簡単に復元できることがガントチャートのメリットです。タスクの達成状況がひと目でわかるため、プロジェクト成功にむけての推進力が高まります。

コメント

タスクのカードにコメントを追加できる機能です。一斉配信はもちろん、@（メンション）を付けてコメントの送付先を自由に設定できます。

コメントはタスクの関連ログとして残せるため、タスクの補足やフィードバックに活用しましょう。

ファイル添付

参考にすべきドキュメントデータや画像データを、タスクのカードに添付できる機能です。参考データを添付することでタスク内容がより明確になるため、効率的なコミュニケーションが実現します。

詳細情報の記入

タスクのカードに担当者や納期（期日）、タスクの区分（ラベル）などの詳細情報が記入できる機能です。必要情報の記入によりタスクが細分化されるため、整理が容易になります。

タスク検索

現在進行中のタスクを含め、ツールに蓄積されたすべてのタスク情報を検索できる機能です。過去に類似するタスクがあれば参考にできるため、より効率的に作業を進めることができるでしょう。

参考：営業に最適なタスク管理とは？部署や業務に最適なツールをご紹介

「チーム」におすすめのタスク管理ツール10選

最適なツール選びのために、まずは以下のガイドをご活用ください。

ツールが絞り込めたら詳しい説明を見ていきましょう。はじめに、チームのタスク管理ができるツールを10種類紹介します。

eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、営業部門に特化したタスク管理ツールです。カンバンやガントチャートなどの機能の代わりに、営業パーソンの活動を見える化できる機能が多数搭載されています。使用イメージは、以下の動画をご確認ください。

営業部門の業務効率化は利益拡大に直結するため、他部門に先駆けてツールを導入することをおすすめします。eセールスマネージャーは定着率95％を誇り、ツールの活用に慣れていない組織にも安心して導入を検討できます。

営業組織のタスク管理を効率化したい場合は、eセールスマネージャーをはじめとするSFA（営業支援システム）を選択するのがおすすめです。以下の記事では、おすすめSFAを12種類厳選して紹介しています。

参考：SFA（営業支援ツール）おすすめ比較12選！機能や違い・選定ポイントを解説

Redmine

Redmineはエンジニア向けに開発されたタスク管理ツールで、ITリテラシーの高いメンバーが在籍するチームに向いています。無料のオンプレミス型と、有料のクラウド型の２種類から選択可能です。

Redmineの主な機能はToDoリストやガントチャートであり、使用イメージは以下の動画にわかりやすくまとめられています。

タスク管理以外には時間管理やWikiなど、Web開発をスムーズに進める機能が搭載されています。

Jira

タスク管理ツールとして広く認知されているJira。本来はエンジニア向けの製品ですが、拡張機能が豊富に用意されているため、マーケティングやビジネスオペレーションに使うことも可能です。

Jiraの使用イメージは以下の紹介動画をご覧ください。

上記で紹介したRedmineと比較すると、Jiraは入力工数が負担になる可能性があります。

開発のタスク管理がメインになるため、他の部門や全社で活用するツールを検討する場合は、以下で紹介するBacklogやJooto、Wrikeなどのツールがおすすめです。

Backlog

Backlogは、多機能でUIが優れている国産ツールです。本来はウェブやソフトウェア開発のタスク管理を意図したツールですが、使いやすさから多くの業種・職種で活用されています。

Backlogの使用イメージは以下の動画を参考にしてください。

Backlogの特徴的な機能である「バーンダウンチャート」と「Gitネットワーク」を簡単に紹介します。

バーンダウンチャートは、開発期間と残タスク量を視覚化できる機能です。

引用：Backlog ｜ヌーラボ

Gitネットワークは、タスクの分岐や流れを視覚化するのに役立ちます。

引用：Backlog ｜ヌーラボ

他にも、バグ管理システムやバージョン管理機能など、特に開発プロジェクトのタスク管理に長けた機能が多数搭載されています。

一見、割高に感じられる料金ですが、ユーザー数は無制限で、登録できるプロジェクト数が他製品と比較して多いことが特徴です。たとえば、後で紹介するJootoの最も高価なプランを20人で使うと、Backlogのスタンダードプランとほぼ同じ金額になります。

人数と使いたい機能を考慮したうえで、タスク管理ツールを選定すべきでしょう。

TASKWORLD

TASKWORLDは、チャット機能や時間計測など、ユニークな機能が多数搭載されているオールインワンのタスク管理ツールです。

TASKWORLDの使用イメージは以下のデモ動画を参考にしてください。

料金は比較的、高額であるものの、TASKWORLDひとつで複数のツールの役割を果たします。

Asana

Asanaは、多機能ながらも直感的に使えるUIが特徴のタスク管理ツールです。チームメンバーのタスク状況を俯瞰して確認できる機能が充実しています。

各機能の使用イメージは以下のデモ動画を参考にしてください。

外部ツールの連携先も充実しているため、複数のツールを使いこなしている組織におすすめです。

Jooto

Jootoは、直感的に使えるシンプルさが特徴のタスク管理ツールです。機能が厳選されているため、ITリテラシーがさほど高くない組織でも安心して導入できます。

各機能の使用イメージは以下の紹介動画をご確認ください。

タスクの説明を細かく記載することはできないため、複雑な仕事の要点をメンバーと共有したい場合は物足りない可能性があります。

Jootoのシンプルさはメリットにもデメリットにもなりえます。「どのようなタスクを管理したいのか」を明確にしたうえで製品を選択することをおすすめします。

Brabio!

Brabio!は、ガントチャートの作成がメイン機能のタスク管理ツールです。Brabio!の使用イメージは、以下のデモ動画をご覧ください。

BacklogやTASKWORLDなどと比較すると機能は少ないものの、その分、ツールに苦手意識のある方でも使いやすいでしょう。

Trello

カンバン機能をメインにした定番のタスク管理ツール「Trello」。

使用イメージは、以下の紹介動画を参考にしてください。

メンバー数・カンバン（カード）数は無制限に追加でき、無料プランで活用できる幅が広いことが特徴です。

Wrike

Wrikeは世界中で２万社、国内でも1,000社以上で活用されているタスク管理ツールです。タスク管理ツールの基本的な機能はもちろん、マネジメントに関する機能も充実しています。

機能の使用イメージは、以下の紹介動画に分かりやすくまとめられています。

動画のとおり、状況の変化とチームのリソースを加味してタスクを管理する機能が、他ツールよりも充実しています。各個人へのタスク配分状況を確認できるのはもちろん、下図のように部門をまたいだタスク状況も確認可能です。

引用：製品紹介｜Wrike

比較的、高めの料金設定ですが、SalesforceやOfficeなど多数のツールと連携でき、機能追加も可能なため幅広く活躍するでしょう。

「個人」におすすめのタスク管理ツール4選

個人向けタスク管理ツールは、フリープランだけでも十分に活用できるレベルにあるため、各ツールを試用してみるのが効率的です。

以下では4種類のおすすめツールを紹介します。

ToDoist

ToDoistは、業務の優先度を細分化できるタスク管理ツールです。操作性に優れ、100を超える連携機能を持つため、システムの利便性を格段に高めてくれます。

Nozbe

Nozbeは、工数の整理やチームでの情報共有に優れたタスク管理ツールです。外部ツールとの連携はもちろん、メール機能や高レベルのセキュリティ機能を保証しています。

個人での活用はもちろん、チームやプロジェクトでの活用にも最適です。

Google keep

Google keepは、メモ登録をメイン機能としたタスク管理ツールです。Google Chromeの拡張機能を活用することで、Webサイトからもタスクを追加できるため、有料ツールと比較しても利便性が劣りません。

Microsoft to do

Microsoft To Doは、タスクやリストを確認・管理できるツールです。今日やるべきタスクはもちろん、緊急度や重要度の高いタスクにフォーカスしてリストを管理できます。

タスク管理が上手い人になるためのタスク管理ツールの使い方

効率的なタスク管理を行うためには、ツールの使い方も重要です。タスク管理ツールを有効に活用するためのコツは以下のとおりです。

• タスクを細分化する
• タスクは全てアプリに入力して可視化する
• 優先順位やイレギュラー対応を考慮してスケジューリングを行う
• 定期的にタスクを見直す
• 他のメンバーのタスクも確認しておく

それぞれ詳しく解説いたします。

タスクを細分化する

タスクを細分化すると、管理しやすくなり、業務効率が向上します。

例えば、「プレゼン資料の作成」という大きなタスクがあったとします。このタスクを完了させるために「情報を収集する」「スライドの構成を考える」「デザインを整える」「リハーサルを行う」といった具体的な作業に分割することで、何から始めるべきかが明確になり、すぐに行動に移せます。

タスクの全体像が明確になるため、進捗状況を把握しやすく、計画的に進められるでしょう。ただし、細分化しすぎるとリストが複雑になるため、バランスが重要です。

タスクは全てアプリに入力して可視化する

タスクをアプリに入力して可視化することで、タスク管理の精度が上がります。

まずは自分が担当するすべてのタスクをアプリに書き出してみましょう。タスクを可視化することで、進行状況や優先順位を一目で確認でき、タスクの見落としを防ぎやすくなります。

複数のタスクを同時にこなす場合、スケジュールやタスクの数をアプリで管理することで、何を優先して取り組むべきかが明確になります。

アプリによるタスクの一元管理で、管理方法が統一され、タスク漏れや生産性の低下を防ぎ、業務の効率化につながります。

優先順位やイレギュラー対応を考慮してスケジューリングを行う

予期せぬ事態を考慮したスケジューリングは、タスク管理の上達に欠かせません。タスクに取り組む際には、トラブル対応の時間も見込んで余裕のある計画を立てましょう。スケジュール管理ができるツールを使えば、視覚的に把握しやすい計画が立てられます。

タスクの締め切りを設定し、時系列で可視化すると、優先順位が明確になります。緊急性の高いタスクから順に取り組むことで、重要度の低いタスクは翌日以降に回せるため、残業時間の削減も期待できます。

定期的にタスクを見直す

タスクを定期的に見直すと、管理の質が着実に向上します。毎日または週単位でToDoリストをチェックし、抜け漏れや期限の変更、不要になったタスクを整理してみましょう。

慣れてきたら、資格取得など緊急性は低いものの大切な目標も加えていくのがおすすめです。

仕事を始める前にタスクを確認し、完了したものは削除、間に合わなそうなものは期限を調整します。こまめな見直しで重要な仕事の見落としや納期遅れを防ぎ、スムーズに業務を進められるでしょう。

他のメンバーのタスクも確認しておく

チームメンバーのタスク状況を把握すれば、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。システム開発では機能ごとに担当者が分かれるため、自分の作業に遅れが出ると他のメンバーの進行にも影響を及ぼします。

逆に、メンバーの作業に遅れが生じた場合、自分のタスクへの影響を抑えたり、遅れている作業のサポートを行ったりする計画も立てられます。メンバー全員の進捗状況を意識しながら仕事を進めることで、タスク管理の質が高まるといえるでしょう。

迷ったら意識したい！タスク管理ツール選びのポイント3つ

タスク管理ツールの導入効果を最大化するためには、組織の目的や導入意図に沿ったツールを選択する必要があります。 以下では、タスク管理ツールを選ぶ際に不可欠な３つのポイントを紹介します。

1. 目的にあった機能が搭載されていること

タスク管理ツールに搭載されている機能は製品によって異なります。

「なぜタスク管理ツールを導入するのか」「導入によってどのような成果を得たいのか」を明確にしたうえで、目的に合致する機能を搭載したツールを選択しましょう。

たとえば「顧客にまつわるタスクを見える化し、部門間で共有したい」という場合は、優先的にCRMツールを検討すべきです。目的によって選択するツールが変わるため、まずは複数の製品の情報収集を行うことをおすすめします。

参考：CRM（顧客管理システム）のおすすめ10選！選び方や運用のポイントも解説

2. 料金システムが自社の状況にマッチしていること

タスク管理ツールを比較する際は、料金システムが自社の状況にマッチしているかを十分に確認することが大切です。

利用する人数によって割安になる製品が異なるため、あらかじめ「どの組織で」「どれくらいの規模で」利用するのかを明確にしておきましょう。そのうえで料金を比較すると、自社にマッチした製品を選択できます。

3. 誰でも使いこなせること

タスク管理ツールは、メンバーにとって操作性・利便性に優れているものでなければなりません。業務の効率化や可視化を目指して導入したはずなのに、「入力方法が難しい」「ツールを開くより覚えた方が早い」という声が出るようではシステムの形骸化を招きます。

タスク管理ツールへの入力が習慣化されるよう、誰でも簡単に使える操作性の良い製品を選択しましょう。

タスク管理ツールを活用して業務効率を改善しよう

タスク管理ツールを活用することで、仕事の優先度が明確になり、業務の抜け漏れや納期遅れを未然に防げます。導入目的を明確に定め、自社に最適なツールを選択することで業務効率の改善につなげましょう。

タスク管理ツールをより深く比較検討したい方は、以下の「タスク管理ツール選定比較シート」を活用しつつ、自社の業務効率化を加速させましょう。

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