予実管理とは？予算管理との違いや分析の進め方、成功のコツ、おすすめツール
予算と実績を管理する「予実管理」は、予算と実績を比較して分析することで、経営目標を達成するために必要な施策を立案・実行する管理手法です。
特に、売上の目標達成が求められる営業部においては定期的に実施することで経営目標の達成を実現しやすくなります。本記事では、予実管理の手段や効率的に行う方法などを解説します。
予実管理とは？その目的や必要性
まず、予実管理の意味や目的、必要性についてを詳しく解説します。
予実管理とは
予実管理とは、社内の各プロジェクトや部門ごとの「予算・目標」と「実績」を管理することです。
計画に基づいて設定された予算や目標数値に対し、実績の達成状況などを数値の差異分析で把握し、経営目標を予算内で順調に達成できそうか、もしくは軌道修正が必要なのかを確認する際に使われます。
予実管理と予算管理の違い
予算管理は、特定の目的のために立てた数値目標である予算を算出し、事業関連費や経費を表計算ツールなどで管理します。
表現に違いはありますが一般的には予実管理と同義とされており、行われる業務内容は大きく変わりません。予実管理を予算管理として経理部門で行われている企業や、「予算実績管理」という呼び方をするところもあります。
予実管理を行う目的・必要性
予実管理の目的は、目標に向かって進んでいく過程を見える化することです。つまり、予算に対してどの程度の実績をあげているのかを分析し、改善していくことにあります。
目標だけ立てたまま、予算に対する実績を途中段階においてチェックする機会がなければ、達成に向けて予定通りに進んでいるのかがわかりません。
たとえば、ある部門が予算をオーバーして赤字を計上している場合、その内訳を見れば、売上が上がっているものの大きなコストが発生しているのか、ないしは売上自体が低迷しているのかなどを把握できるでしょう。
予実管理によって課題が浮き彫りになれば、目標達成に向けた軌道修正も柔軟に実行できます。その結果、目標達成率を高めることにつながります。
安定した経営を期待できることからも、予実管理は企業の成長に欠かせない重要な業務といえるでしょう。
予実管理を行う５つのステップ
実際に予実管理を進めるには、以下の５段階の手順で行います。順に解説します。
1. 予算目標を決める
予実管理では、部門ごとの予算と達成すべき目標がない状態では現状の良し悪しを判断できません。まずは、会社全体の予算目標を設定しましょう。
全体の大きな目標が決まったら、各部門やプロジェクトごとの予算目標へと落とし込んでいきます。
目標は適切な数値である必要があり、自社や業界全体の実績や成長率、トレンドなどを踏まえて無理がないかどうかを判断しましょう。経営側の理想を反映することも重要ではあるものの、現実的な数字でないと達成が難しくなります。
2. KPIと実施スケジュールを決める
予算目標が決まったら、それを実現するための具体的なアクションに対するKPIを設定します。また、「いつまでに何を達成するのか」といったスケジュールも決めておきましょう。
売上目標などを決める場合は、人件費や減価償却費、そのほかの固定費といったコストの上限も設定します。また、利益がどのくらいあがっているのかを把握する粗利益率に関する目標も設定しておくとよいでしょう。
もしかしたら、こうした個別具体的な目標は定めず、部門の垣根を超えて全社共通の目標に向かって走るだけのほうが効率的に思う方もいるかもしれません。しかしその場合、予算と実績に差が生じたときに、原因や責任の所在があいまいになってしまう恐れがあります。
ステップ1で紹介した通り、予実管理は全体の目標だけでなく、各部門やプロジェクトごとの目標も設定したうえで管理していきましょう。
KPIの設定方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
【図解で分かる】KPIとは？ KGIとの違い、指標の設定〜達成までを簡単解説
3. 予算と実績の差異分析と課題把握
目標に向かって事業活動を行っていると、予算と実績の差異はかならず出てきます。こうした乖離を迅速かつ正確に把握するために、ExcelやSFAツールなどを利用し、現在の進捗状況を可視化しておくことが重要です。
各部門ごとに設定したKPIをどの程度達成したのか、その結果どうなったのかを集計し、予算と実績が乖離している理由について分析しましょう。
なお、情報を可視化するためのノウハウについては、こちらの記事でも解説しています。
あわせて読みたい：会社における情報共有方法の目的と目指すべき姿 〜体制構築の落とし穴と改善ポイント〜
4. 解決策の検討とその意思の決定
予算と実績の差異を分析して課題が見つかれば、その対策を考えていきます。
対策の話し合いは各部門の代表メンバーで実施します。検討した対策を実行するか否かは、上層部も交えた会議で意思決定を行いましょう。
なお、マネジメントおよび経営層が意思決定を早めるコツについては、以下の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。
あわせて読みたい：PDCAを回す秘訣は仕組みと会議体にあり！～脱：報告会議からCAP会議へ～
5. PDCAサイクルを回す
実行予定の対策案については、優先順位をつけて適宜、行動に移していきましょう。
リソースは有限なので、一度に実施しようとするのではなく、最優先項目から実行に移すのが重要です。そのうえで「全社もしくは各部門ごとに課題の解決策を実施」→「振り返り」→「改善した解決策を実施」といった、いわゆるPDCAサイクルを回していきましょう。
なお、PDCAを回す具体的な方法が知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。
あわせて読みたい：PDCAとは？意味やサイクルを回すポイント、業務改善の成功事例や具体例を解説
また、具体的な課題整理のポイントについては以下でも解説しています。
予実管理を成功させるコツ５選
続いて、予実管理を行ううえで知っておきたい５つの注意点を解説します。
① KPIを設定する
予実管理がしやすいように、各部門ごとに明確なKPIを設定しておくことが重要です。
たとえば営業部門であれば、受注件数や訪問件数の目標などがKPIにあたります。予算だけでなく、経営目標を達成するための具体的なアクションに関するKPIを設定することで、予実管理を行いやすくなります。
KPIの設定方法については、以下の記事も参考にしてください。
あわせて読みたい：KPIとは？ KGIとの違いやマネジメント方法、指標の設定や達成までを簡単に解説
② 部門ごとの予実管理
予算に対する実績の差異が把握できても、その要因が複数の部門にまたがる場合、予実管理は難しくなります。
できるだけ予算を部門ごとに分けて管理しておき、正しい課題把握ができるようにしておきましょう。
③ 進捗状況の可視化・集計の自動化
予実管理をスムーズに進めるには、進捗状況や実績の見える化や自動化が重要です。
実績の集計などに時間がかかるようでは予実管理が面倒になり、各部門で浸透しないかもしれません。また、改善点を把握したときにはすでに手遅れであったり、情報があまりにも古く現在の事業活動に活かせなかったりといった問題が生じる可能性があります。
SFAなどの営業支援システムを適宜、導入し、データの見える化と自動化を検討しましょう。
SFAについて詳しく知りたいなら、以下の記事もぜひ参考にしてください。
あわせて読みたい：営業部門のDXにはMA、SFA、BIの各ツールが有効！業績アップにつながる活用法を解説
④ 予算と実績が乖離する理由を分析する
予算と実績に乖離が生じていたら、実態を詳細に分析しましょう。
たとえば、新規顧客の獲得件数が減少している場合、理由は営業担当者のアポイント回数の不足にあるのか、もしくは回数は多いものの最終的な成約件数が低いのか、といったことなどを分析します。
仮にアポイント回数が不足しているのであれば、営業担当者が既存顧客のフォローなどの他の業務で忙しく実施できないのかなど、原因を深堀りしていきます。
⑤ 定期的に実施する
予実管理は、最低でも毎月、できれば毎週、日販が多いなら毎日行うことをおすすめします。間を空けずに定期的に実施することで、予算と実績のずれが生じても大きな乖離になる前に対処できるからです。また、定期的な予実管理で、年度決算時の業務負担軽減にもつながるでしょう。
予実管理に役立つ３つのツール
予実管理を行う手法としては、主にExcelやスプレッドシートを使った手動での管理、ツールを活用した管理の自動化が挙げられます。特に「営業」ではCRM/SFAツールを用いた予実管理が適しています。以下でそれぞれ詳しく解説します。
Excel
予実管理は、多くの人にとってなじみのある表計算ツール「Excel」で簡単に実施できます。Excelを使うときのポイントは以下の３つとなります。
- 現状の実績を入力する項目がある
- 目標が記載されている
- 予算目標と実績の差分が把握できる
できればグラフなどを使って可視化すると、誰もが直感的に見やすくなるでしょう。
ただし、Excelでの管理ではほかの人への共有が難しく、クラウド型ツールのようにリアルタイムで情報が反映されないため、同時に編集してしまいデータが混在する可能性があります。「Dropbox」や「Googleドライブ」といったクラウド上でファイルをやり取りできるツールを導入したうえで、Excelで管理することが望ましいでしょう。
Googleスプレッドシート
Excelとほぼ変わらない操作感で使用できる表計算ツール「Googleスプレッドシート」も、予実管理に適しています。
Excelは共同編集機能が限定的で、ファイル共有の手間もかかる反面、Googleスプレッドシートはオンライン上で複数人による同時編集が可能な点で組織で活動する企業との相性が高いといえます。
ただし、関数の設定や分析などはExcelと同様手動で行うため、若干の手間がかかる場合があります。
CRM/SFAツール
CRM（顧客管理）やSFA（営業支援）などのツールを導入すれば、営業部の予実管理の工数を大幅に削減できます。具体的には、以下のような活用例があります。
- 過去の顧客データや取引履歴から売上を予測
- 営業活動の状況をトラッキング
- 営業レポート作成の簡略化や一括管理
たとえば、CRM/SFAツールの１つである「eセールスマネージャー」では、予実管理はもちろん、以下のような営業活動を支援するための機能も活用できます。
- スケジュール
- 日報管理
- 顧客情報管理
- 案件管理や商談管理
- 案件シナリオ（商談が予定通り進められているか、可視化できる機能）
一度の情報入力だけで関連するすべての情報に反映されるため、入力の手間が軽減される点もメリットです。
予実管理で経営目標を達成しよう
予算に対する実績の進捗状況などを把握し、順調に経営目標を達成可能か、もしくは軌道修正が必要かどうかを確認するのが予実管理です。予算と実績の差異を分析し、浮き彫りになった課題を解決することで目標達成を実現し、企業の成長につながります。
特に、営業部では売上の目標達成が求められる重要な役割を担う部門でもあります。経営目標の達成をより確実にする方法として、営業部の予実管理を自動化して業務負担を軽減するCRM/SFAツールの導入を検討してみましょう。
なお、主要なSFAツールについては、以下の記事で比較していますのでぜひ参考にしてみてください。
